Александр Баев: Минимальный чек лист для управленца при организации взаимодействия с контрагентами

Александр Баев – член юридического совета Федерации Рестораторов и Отельеров России, кандидат юридически наук, генеральный директор юридической компании «ИнвестКонсалт Системс», рассказал о способах минимизации гражданских, административных, налоговых рисков при работе ресторана и отеля с поставщиками товаров и услуг. 

Для того, чтобы избежать рисков, необходимо четко понимать, что они из себя представляют 

Бизнес до сих пор не оправился от многочисленных потрясений, вызванных пандемией коронавируса, а также ослаблением мировой экономики в целом. В сложившихся условиях у предпринимателей просто нет права на ошибку, которой, в частности, может стать неверная оценка возможных рисков при работе с контрагентами.

Так какие риски следует учитывать в первую очередь?

· Налоговые.

Налоговые службы борются с, неправомерным уменьшением налогооблагаемой базы. Таким образом, если у ФНС появятся основания полагать, что вы получили необоснованную налоговую выгоду, последствия могут быть самыми неприятными (от проверок до штрафов в размере 20–40% от неоплаченного налога).

· Административные.

Административные риски, в рамках заданной темы, являются достаточно специфическими. Прежде всего, это наложение штрафов на организации за виновные действия третьих лиц, то есть контрагентов.

· Гражданско-правовые.

Это наиболее понятная для бизнеса категория рисков – риск финансовых потерь и неисполнение обязательств со стороны контрагентов.

Проверять контрагента следует не только для налоговой службы, но, прежде всего, для вашего собственного спокойствия. Не стоит делать что-то специально только для государственных органов. Вам же работать с этими людьми. Вам нужно понимать, кому вы будете платить ваши деньги, и с кем вы будете вести дела. 

Итак, что же нужно помнить для того, чтобы избежать негативных последствий и минимизировать указанные выше риски?

Минимальный чек лист в работе с контрагентом для максимального результата 

1. Знать, с кем работаешь (проверка контрагента).

2. Знать правила, по которым работаешь (разработка и проверка договора). Кроме законодательства необходимо хорошо разбираться непосредственно в условиях сделки, которые регулируются договором. К этому, к сожалению, многие относятся халатно.

3. Понимать, как все будет происходить на самом деле, и контролировать процесс.

Держи друзей близко…

Важно понять, что проверять контрагента следует не только для налоговой службы, но, прежде всего, для вашего собственного спокойствия. Я вообще призываю не делать что-то специально только для государственных органов. Вам же работать с этими людьми. Вам нужно понимать, кому вы будете платить ваши деньги, и с кем вы будете вести дела.

Для того, чтобы осуществить проверку юридических лиц, совершенно не обязательно приобретать дорогостоящие программы. Существуют открытые источники, где можно изучить и проверить информацию о своих контрагентах.

Условно можно разделить поиск информации и виды информации на несколько типов. Я их разделяю по тем источникам, где их можно найти и по тем свойствам, которые они несут.

1. Основные сведенья (nalog.ru, сервис ФНС «Прозрачный бизнес»).

– метка недостоверности;

– количество сотрудников;

– название, ИНН, ОГРН, адрес и директор;

– есть ли нарушения налогового законодательства;

– банкротство;

– первичная финансовая информация.

2. Дополнительные сведения.

– http://www.gks.ru/accounting_report (бух. отчетность);

– https://kad.arbitr.ru/    https://bsr.sudrf.ru/   (судебные дела, банкротства);

– https://fssp.gov.ru/(исполнительные производства);

– https://bankrot.fedresurs.ru/(сведения о банкротстве);

– http://services.fms.gov.ru/(достоверность паспорта);

– https://proverki.gov.ru/(наличие проверок).

3. Документы от самих контрагентов.

Я прекрасно знаю, как контрагенты реагируют, когда, у них запрашивают документы. Здесь нужно входить в диалог и объяснять. Следует отметить, что представленные документы должны быть заверены подписью, уполномоченного на это, лица (генерального директора или лица по доверенности).

Для проверки могут быть интересны следующие документы:

– копия устава;

– копия свидетельства ИНН;

– копия паспорта генерального директора – страницы с ФИО и пропиской;

– копия решения участников о назначении генерального директора;

– доверенность на представителя, если при исполнении сделки от вас будет выступать представитель;

– справка об отсутствии задолженности по налогам и сборам;

– иные необходимые документы.

Для того, чтобы осуществить проверку юридических лиц, совершенно не обязательно приобретать дорогостоящие программы. Существуют открытые источники, где можно изучить и проверить информацию о своих контрагентах. 

Целесообразность работы с контрагентом 

Налоговая служба может поинтересоваться об экономической целесообразности работы с тем или иным контрагентом. В этом случае, расскажите, как выбирали контрагента, покажите сайт, предоставьте сравнение цен… Таким образом, целесообразность доказать можно. Тяжелее в ситуации, когда речь идет уже о некой прослойке – компании, которая является лишь одним из звеньев цепи.

Внимание! Работают профессионалы, или предсказания по судебным делам 

Для того чтобы провести качественную проверку партнера или поставщика, мало обладать информацией. Нужно знать, как проводить ее анализ, на какие факторы или их сочетание обращать внимание, какие действия совершить для минимизации рисков в случае, если сделка действительно нужна.

Сейчас существует огромное количество систем, которые позволяют достаточно быстро собрать информацию о контрагенте. Тем не менее, вы должны понимать, что наличие у человека фотоаппарата не делает его фотографом. Замечательно, когда вы можете проверить все сами. Еще лучше, когда у вас есть специалист, который может это сделать.

Любой юрист, знает, что лучше смотреть на того или иного предпринимателя по его судебным делам. Можно по материалам 5–6 судебных дел понять достаточно многое: как готовятся документы, насколько серьезно компания относится к своим обязательствам, исполняются ли обязательства в полном объеме и в срок, использует ли контрагент лазейки и формальные возможности для неисполнения договора и многое другое. Отсутствие каких-либо судебных дел у компании, которая находится на рынке долгое время, также может служить своеобразным маркером.

Еще раз оговорюсь, проделать такую оценку сможет только хороший специалист.

Любой юрист, знает, что лучше смотреть на того или иного предпринимателя по его судебным делам. Можно по материалам 5-6 судебных дел понять насколько серьезно компания относится к своим обязательствам, исполняются ли обязательства в полном объеме и в срок и многое другое. Отсутствие каких-либо судебных дел у компании, которая находится на рынке долгое время, также может служить своеобразным маркером. 

Договор как основа взаимоотношений!

Выше мы разобрались, как проверить того с кем работаешь, самое время разобрать правила, по которым будет вестись хозяйственная деятельность и конкретные взаимоотношения.

К сожалению, подавляющее количество предпринимателей относятся к договорам недостаточно серьезно, некоторые из них всерьез считают, что договоры это формальность и в работе вполне можно обойтись и без них.

4 основных причины, почему нельзя работать без договора 

1. Прямое указание закона (п. 1 ст. 161 ГК РФ).

Если сделка происходит между юридическими лицами – простая письменная форма договора обязательна в силу закона. Конечно, это не делает сделку недействительной автоматически, однако последствия несоблюдения этой нормы может привести ко многим негативным последствиям.

2. Договор – первичный документ учета (налогового, бухгалтерского, управленческого).

Опять возвращаемся к вопросу налоговых рисков. У налоговых органов могут возникнуть подозрения, что сделка была фиктивной, например, с фирмой однодневкой в целях вывода денежных средств. А здесь недалеко и до уголовных дел.

3. Основной документ сделки.

Именно в договоре фиксируются все договоренности, обязательства, гарантии и иные условия сделки. Он основанной, не потому что он просто так называется, а потому что именно там вы очерчиваете тот круг условий, которых будете придерживаться.

Безусловно, закон предполагает определенный набор базовых прав и обязанностей. Но это все равно, что машина в базовой комплектации. Но зачем довольствоваться малым, если можно прописать документ конкретно под вас, под вашу сделку, вашу организацию?

4. То, что подтверждает наличие сделки.

Если у вас нет заключенного договора, у вас нет полной уверенности в том, что сделка будет именно такой, как вы предполагаете. Последствием может быт признание сделки недействительной и ничтожной.

Если сделка происходит между юридическими лицами, отсутствие договора не делает ее недействительной, но может привести ко многим негативным последствиям.

Основные условия договора 

Кратко разберем на примере договора поставки (как наиболее распространенного), потому что универсального алгоритма нет, к каждому договору необходим индивидуальный подход.

Наиболее важные условия договора 

– Предмет.

Конкретное наименование товара, его характеристики. Предмет является существенным условием договора. Если предмет не согласован, договора нет. Он может быть признан ничтожным или недействительным. Предмет – условие, которое обязательно должно быть.

– Цена.

Строимость товара или единицы товара.

– Срок.

Сроки, в течение которых исполняются обязательства по договору 

– Ассортимент.

Соотношение товаров по видам, моделям, размерам, цветам или иным признакам.

– Порядок и форма расчетов.

Должно учитываться: авансовый расчет или постоплата, частичный расчет или полностью, оплата наличная или безналичная…

– Приемка товара.

Где производится приемка (доставка, самовывоз). Срок, в течение которого проходит процедура приемки. Халатное отношение к этому условию договора очень часто приводит спорам и убыткам. Одно дело, когда вы покупаете фрукты или овощи, а другое – когда это серьезное и точное оборудование, которое может быть протестировано только после монтажа, а вы забыли прописать срок приемки товара. Вам его привезли в ящиках и потребовали провести приемку. При этом монтаж оборудования запланирован только на следующий день. Так появляются спорные ситуации.

– Переход права собственности.

Особенно актуально в связи с риском случайной гибели товара.

– Ответственность.

Условия о штрафных санкциях за ненадлежащее исполнение обязательств. Если у вас не прописана ответственность, она будет прорабатываться по гражданскому кодексу.

Если в договоре не прописаны условия о штрафных санкциях за ненадлежащее исполнение обязательств, ответственность будет прорабатываться согласно гражданскому кодексу. 

Как это работает и почему нужно контролировать?

Больше половины предпринимателей не вникают в написанные ими договоры, пока не становится слишком поздно. Обычно это делается так: скачали договор с интернета, не понимая, что там и как это работает…

Ваш договор должен соответствовать действительности, тому, что у вас есть в реальности.

Как это контролировать?

Я предлагаю визуализировать.

– Визуализировать этапы сделки (например, в виде графика), обозначить реперные точки в договоре с алгоритмом действий для сотрудников, в случае если возникают отклонения.

– Назначить сотрудников, которые отвечают за каждый этап исполнения договора, проинструктировать их по этапу договора, за который они несут ответственность.

– Продолжать отслеживать информацию о контрагенте на предмет негативных изменений.

Больше половины предпринимателей не вникают в написанные ими договоры, пока не становится слишком поздно. Помните, договор должен полностью соответствовать действительности, тому, что у вас есть в реальности. 

Придерживаясь описанных выше правил, предприниматель сможет обезопасить себя от многих рисков, однако наибольшая защита возможна только при сотрудничестве с профессиональными юристами, которые смогу поддерживать правовую безопасность предприятия на должном уровне.