Точки провала или успеха — всё зависит от вас

Прибыльность банкета обуславливается несколькими причинами: понятная неизменная аудитория с известным количеством уже оплативших услуги гостей; просчитываемые трудозатраты на заранее запланированное и достаточно короткое событие; дополнительные источники дохода. И мы не станем подробно рассказывать непосредственно об организации банкета, а обозначим точки, на которых банкет может провалиться, и поясним, как их избежать.

Продажей банкетной услуги занимаются все по очереди

Начнём с приёма заказа. Кто у вас, уважаемые рестораторы, занимается продажей банкетной услуги? Да кто только её не продаёт в наших заведениях: администратор, управляющий, официант, хостес, которая сняла трубку телефона… И это очень большая ошибка! Во-первых, персонал, схвативший трубку и пытающийся договориться о банкете, априори перестает на это время заниматься своими прямыми обязанностями; во-вторых, сам банкет продаётся некачественно, потому что ни одного способа увеличить его стоимость хостес не знает. А часто этого не знают ни официант, ни администратор, ни управляющий заведением. Потому что продажа банкета — как и любая продажа — это отдельная работа, требующая своей специализации и своих знаний и умений.

Специалисты, профессионально занимающиеся организацией банкетов, советуют специально обучить двух-трёх сотрудников, чтобы они чётко понимали, как продавать эту услугу. В её продаже есть свои и очень большие особенности! Продающие банкеты сотрудники должны совершенно точно понимать, что ваш ресторан может предложить гостю и выполнить это и чего он сделать не может. И здесь как нигде важно не говорить клиенту нет — потому что велика вариативность предложения. Обучить сотрудника можно и самостоятельно, если есть кому это сделать, либо отправить его на внешний тренинг по продажам банкетов: люди должны видеть наглядно, как это происходит в других местах и, возможно, в заведениях более высокого уровня.

Чтобы понять, какого именно сотрудника обучать, нужно провести оценку своего персонала: начать продавать может вовсе не каждый. Считается, что менеджер по продажам должен пройти долгий этап становления, поработать в кейтеринге официантом — нет, не должен и может вовсе не уметь обслуживать. Он должен уметь одно-единственное: продавать. Потому что именно это будет входить в его обязанности, а не умелая сервировка стола или правильная подача горячего блюда.

Однако чтобы этот сотрудник действительно качественно продавал банкеты, у него должна быть чёткая мотивация, причём исключительно финансовая. Ресторатор может предложить ему процент с валовой продажи, но это будет удобно сотруднику (он действительно начнёт продавать как можно больше банкетов!), но не всегда выгодно ресторану, потому что сотрудник не будет заинтересован в его доходности, а значит — не станет думать и продвигать дополнительные возможности банкета. Поэтому выгоднее выбрать другой путь — платить продажнику процент от доходности. Оплата здесь, безусловно, станет выше, но при этом данный сотрудник будет абсолютно замотивирован на повышение доходности каждого конкретного мероприятия. Единственное, чего специалисты не советуют делать, если ресторан действительно хочет повысить прибыль, — заставлять администратора на ставке ещё и продавать банкеты. Он не станет продажником и перестанет быть администратором.

Банкетное меню фактически ничем не отличается от ресторанного

Ещё как отличается! Прежде всего, на банкете не подают горячие первые блюда, если заказчики не оговаривают специально эту позицию. На нём возможен более широкий спектр закусок. А вот количество горячих блюд, напротив, может быть снижено: пяти-шести, а то и трёх-четырёх позиций вполне достаточно, чтобы гость сделал свой выбор.

Кроме того, вовсе не обязательно предоставлять гостю право самому выбирать все банкетные позиции. На самом деле это прерогатива ресторана, для которого гораздо удобнее предлагать гостю меню целиком — можно в нескольких различающихся по стоимости вариантах. В этом случае повар имеет возможность проработать заранее приготовление каждого варианта меню и с подачей блюд у него не будет накладок.

— В моём ресторане «Рёбра house» есть несколько предложений по банкетному меню, рассчитанных на разный кошелёк, — рассказывает Сергей Малаховский, шеф-повар и владелец ресторана. — И всё равно иногда заказчик говорит: «А давайте я закажу просто салат и горячее из ресторанного меню для каждого гостя, и всё». «Хорошо, — отвечаю я. — Они съедят салат в первые двадцать минут, потом им вынесут горячее. И что вы будете делать дальше целый вечер?». «Да, — задумывается заказчик, — действительно, не получается».

Действительно, не получается. Кроме того, нужно учитывать специфику меню для банкета, который заказывается в заведении, и банкета, заказываемого на природе — на выезде.

— Речь о ценообразовании, — объясняет консультант по ресторанному и кейтеринг-сервису Кирилл Погодин. — Ресторан при получении заказа банкета на выезде очень часто просто-напросто складывает стоимость блюд, которые указаны в меню, и предлагает эту цену заказчику — объясняя при этом, что транспорт для выезда сюда не включён, привлекаемый персонал тоже и так далее. А значит — заказчику выставляется стоимость всех этих дополнительных расходов. И начинается обычная история непрофессионального подхода к формированию предложения: заказчик пытается снизить стоимость, указывая, что персонала для его мероприятия можно взять поменьше, а транспорт — найти дешевле. Профессиональный же подход заключается в том, что заказчику предлагается только стоимость меню, указывая, что в неё включены доставка, обслуживание, сервировка и всё остальное.

Ресторан поддерживает связь с одним тамадой, который считается мастером на все руки

Гость редко может самостоятельно справиться с развлекательной программой и понимает, что если будет плохой тамада или плохое музыкальное сопровождение, то впечатление от банкета в целом обязательно испортится. Поэтому если гостю необходимо, ресторан обязательно должен помочь в организации праздника: продумать шоу-программу, рекомендовать тамаду, диджея, предложить оформление зала. Ведь это, помимо прочего, ещё и дополнительный доход заведения!

Однако если ресторан связан — условно — лишь с парой ди-джеев и одним тамадой, то он рискует провалить множество банкетов. Ведь вкусы у заказчиков разные, а тамада, сколько бы он ни утверждал, что подстроится под любой зал, не сможет этого сделать, потому что у него один темперамент и чувство юмора, далеко не всегда подходящие для всех.

Поэтому ресторатору или руководителю заведения стоит заранее озаботиться и собрать хотя бы минимальную базу ведущих, диджеев и артистов, работающих в дешёвом, среднем и дорогом ценовых сегментах, — с их помощью ресторан вполне может проводить любые свадьбы и дни рождения самостоятельно.

С заказчиком банкета или с подрядчиками не заключаются письменные договорённости

При организации банкетов в заведении (впрочем, выездных мероприятий это также касается), ресторатору нужно обратить внимание на качество подрядчиков — людей, которые привозят продукты и напитки, а также занимаются организацией развлекательных мероприятий.

Если работа с «продуктово-напиточными» подрядчиками ресторатора устраивала, то его решение заняться банкетами ничего не изменит: по большому счёту, этим подрядчикам неважно, для чего поставлять картофель или вино — для ежедневной работы заведения или разовой банкетной. А вот подбирать подрядчиков для развлекательной программы следует очень тщательно. Потому что нередко в конце банкета за одним столом и в одинаковой кондиции сидят и гости, и музыканты, и ведущий банкета.

И если ресторатору кажется, что так и должно быть, то он очень и очень ошибается: этот персонал — лицо его заведения. И гости, и заказчик банкета, несмотря на свою «кондицию», обязательно запомнят, чем закончился праздник. Опытные рестораторы предостерегают своих коллег от такого окончания, потому что у них у всех за свою бытность рестораторами был хотя бы один заказчик банкета, который потом являлся с претензией и подсчётом (действительным или нет, вопрос другой), сколько блюд с его стола съели музыканты и сколько водки выпили.

Бороться с этим можно лишь одним способом: жёстко требовать от своего персонала пресекать попытки музыкантов и ведущего что-то съесть или выпить с гостевого стола. В свою очередь, нужно заранее предупредить — можно в письменном виде и под роспись — тех же музыкантов и ведущего, что если это произойдет, они лишатся гонорара и будут удалены с мероприятия. А самое главное — нужно быть готовым это сделать! Да, это рестораторский риск. Но стоит один-два раза это сделать, потом музыканты и ведущий этого себе не позволят: об этом заведении их предупредят изгнанные.

Говоря о фиксировании договорённостей на бумаге, нужно добавить, что это касается не только подрядчиков развлекательной программы, но, в первую очередь, заказчика мероприятия. Отсутствие такой договорённости грозит, прежде всего, завышенными требованиями заказчика к банкету уже во время его проведения и отказом что-то оплачивать потом. Потому что выясняется, что он думал так, а было по-другому, и он решил, что ему предоставится то-то, а этого не было. Ещё бы, ведь не было главного: чёткого описания на бумаге того, что должен сделать ресторан! Соответственно, неудовлетворённость заказчика растёт, ведь ему кажется, что ресторан за его деньги должен очень многое.

Наиболее актуальна такая письменная договорённость в конце мероприятия. Когда ресторатор считал (и вроде бы об этом договаривались!), что банкет закончится в 11 часов вечера, а уже 12, час, два ночи — издержки на персонал растут, ему уже надо заказывать такси, ресторатор уже вообще не понимает, что происходит, потому что всё пошло в разнос, а клиент не уходит, потому что — у него банкет! Он имеет право, и его праздник ещё не закончился.

Чтобы праздник закончился к удовлетворению обеих сторон, нужна чёткая письменная договорённость с чётко фиксированной суммой — стоимостью работы ресторана до 23.00, до 00.00, до 01.00 и так далее — хоть до утра. При этом те же самые опытные рестораторы рекомендуют брать предоплату за ночное веселье, которая, естественно, возвращается заказчику либо после ухода последнего гостя, либо на следующий день по окончании расчёта. Потому что иначе никто дополнительных денег платить уже не будет.
Кстати, в данном случае и клиент будет больше уважать сотрудников этого заведения, куда, возможно, не раз ещё вернется.