Мария Арсеньева. Развитие систем автоматизации снижает спрос на персонал среднего звена

Товарный учет как фундамент функционирования жизнеспособного ресторана

О том, какие возможности предоставляет своим пользователям модуль товарного учета StoreHouse автоматизированной системы R-Keeper, мы поговорили с руководителем отдела обучения и аутсорсинга товарного учета компании Vimtex Марией Арсеньевой.

Расскажите, пожалуйста, в двух словах о себе и своей должности. 

– Наш директор обычно представляет меня как человека, который знает о товарном учете больше, чем кто-либо другой в нашей компании, и отвечает за аутсорсинг наших корпоративных «адвокатов» по нему. 

Мое первое погружение в вопросы товарного учета состоялось примерно 20 лет назад, когда я совершенно случайно попала на работу в ресторан. В этом бизнесе я прошла практически по всем должностям, которые есть в ресторане, и в какой-то момент поняла, что хочу заниматься аналитикой. Благодаря опыту работы у меня уже сложилось полное представление, как это должно происходить, оставалось найти инструмент. Мы перепробовали несколько разных программ прежде, чем нашли Storehouse, и на нем я остановилась. 

Мы начали работать совместно с командой, которая его создала и в которой подавляющее большинство тоже составляли люди, имеющие серьезный опыт работы в этом бизнесе. И с такими талантливыми людьми мы оказались в состоянии отразить весь спектр вопросов в области товарного учета и аналитики. На моих глазах Storehouse стал быстро развиваться. В 2000-м была третья версия, в 2005-м – четвертая, а в 2017-м вышла пятая, в разработке и тестировании которой я уже принимала самое непосредственное участие, собирая и организуя обратную связь от практиков на стороне ресторана, в первую очередь от так называемых бухгалтеров-калькуляторов.

Какие ключевые функции обеспечивают точность и прозрачность учета товаров в Storehouse?

– Storehouse – чрезвычайно гибкая и удобная программа, в которой легко отразить любое действие, происходящее в ресторане, любую операцию. 

Разнообразие функционала Storehouse, учет всех мыслимых аспектов – это и обеспечивает необходимую прозрачность. Система отчетов, которую разрабатывали, опираясь на мнение практиков, гарантирует любую требуемую глубину анализа.

Как эти возможности программы влияют на управление запасами и снижение уровня потерь?

– Смотрите. У нас несколько категорий пользователей: бухгалтер-калькулятор, линейный персонал, администрация и, наконец, владельцы. Мы имеем возможность настраивать функционал для каждой категории раздельно, оставляя им только необходимые фильтры, конкретный набор «горячих клавиш». Так младшему персоналу удобнее и проще пользоваться, а старшему персоналу и собственнику – оперативно смотреть и выгружать данные в удобном для них формате. Программа при этом обеспечивает бесшовную связку и с внутренними системами, и с иными коммерческими программами, отвечающими за те или иные услуги.

Это не говоря уже о том, что у модуля дружественный, интуитивно понятный интерфейс, который к тому же просто приятен для глаз.

Какие вызовы, стоящие перед администрацией и собственниками ресторана, Storehouse позволяет преодолевать? И за счет чего?

– Бывает, что, даже когда общаешься с опытными собственниками ресторана, они не до конца понимают, как контролировать те процессы, от которых напрямую зависит рентабельность их заведений. Не говоря уже о тех, кто впервые сталкивается с автоматизацией в этой области, открывая свое первое заведение.

Представьте, что у вас крупная сеть, и у поставщика, с которым вы давно работаете, сливочное масло подорожало на 7 рублей, а у другого, с которым вы сейчас не работаете, осталось на прежнем уровне. В масштабе крупной сети такая разница – серьезные деньги. И собственник или топ-менеджер, чуть вмешавшись в бизнес-процесс, может оперативно потенциальную потерю предотвратить. 

Второй важный момент – прозрачность отчетов. В любой момент можно с точностью до копейки проследить, как формируется себестоимость той или иной позиции в меню, видя при этом возможные ошибки персонала и быстро исправляя их. Ресторан – не супермаркет, где фасованный товар и все дискретно. Один повар готовит данное блюдо с таким расходом картофеля, другой – с другим. У нас в реальности есть излишек картофеля, а в системе его нет – или прямо наоборот. И здесь нужно понимать, как программа будет работать в такой ситуации.

У вас на остатках – минус один килограмм картофеля, и от поставщика приходит еще 20. И, если мы в этот момент произведем снятие остатков, Storehouse покажет 20, а не 19. То же самое, если у вас остаются периодические излишки, они могут автоматически доприходоваться. 

Ну и третье, это святая святых – ошибки персонала. Пришло 40 кг помидоров по 50 рублей, а сотрудником в систему введено 50 кг помидоров по 40 рублей. В большинстве систем этой ошибки, этого скачка видно не будет, он лишь плавно приведет к уменьшению себестоимости. Storehouse же позволяет отслеживать себестоимость по трем видам отчетов: по последнему приходу, как средневзвешенную и по принципу FIFO (от англ. First In First Out – «первым пришел, первым ушел»). И, сделав развертку себестоимости по FIFO, вы этот скачок увидите, отследите до конкретной накладной и исправите. 

Бывают, конечно, ошибки, от них никто не застрахован, но бывают и сознательные махинации персонала, и их Storehouse тоже позволяет вычислять.

Как ваша система интегрируется с другими системами и приложениями, используемыми для управления рестораном?

– Прелесть Storehouse в том, что это модуль системы R-Keeper, ее составная часть. В R-Keeper есть все необходимое для любого заведения, будь то закусочная, мишленовский ресторан или кофейня. У некоторых из наших конкурентов нет своей системы товарного учета, и они интегрируются с DocsInBox или MixCart, у наших же клиентов такой необходимости нет. 

В нашем случае (поставщик программного обеспечения один) невозможна ситуация, когда одна команда разработчиков кивает на другую: мол, это не наша, а их ответственность в случае изменений законодательства или нормативных актов, регулирующих тот или иной аспект деятельности ресторана.

Как сегодня осуществляется взаимодействие между пользователями и поставщиком софта? 

– Скажем, есть владелец одной маленькой точки где-то в Сыктывкаре. Самый простой способ обратиться к разработчикам для него – через дилера, который поставил ему систему. Но есть, конечно, и прямые каналы: электронная почта на сайте, канал в Телеграме. 

Через дилера действовать удобнее, потому что у него уже накоплен соответствующий опыт и знания, и часто возникшая проблема оказывается не в функционале программы, а в том, как она используется. Дилер может оперативно подсказать, как следует поступить, какие наилучшие практики и приемы работы использовать. Vimtex ведет большую работу по повышению компетенции пользователей – от бесплатных вебинаров до платных индивидуальных консультаций.

И конечно, мы постоянно ведем сбор информации о пожеланиях клиентов, которые потом суммируются и поступают к разработчикам. Система должна оставаться максимально универсальной, соответствующей запросам всех типов заведений – от единичного маленького бара до огромной федеральной сети. 

Насколько оперативно внедряются изменения, касающиеся требований регулирующих органов?

– Компания UCS, которая является разработчиком системы R-Keeper, за последние годы показала, что она все время на первом месте по внедрению всех новшеств, которые обусловлены изменениями законодательства. Когда внедряется новый функционал, они сами запрашивают обратную связь от пользователей, вносят исправления и дополнения. 

Внедрение обычно начинается с тестовых модулей, которые появляются задолго до того, как новые требования вступают в силу. Так было с «Честным знаком» и «Меркурием», а еще раньше – с ЕГАИС. Так же было и с последним нововведением – порционными продажами алкоголя. 

Тут еще стоит отметить, что если раньше мы выступали только как поставщик софта и отвечали за его настройку и обучение сотрудников, то в последнее время мы действуем еще и как аутсорсинговая компания по автоматизации.

В этом случае контроль за движением товаров и средств становится еще жестче, а владелец может быть уверен, что картинка состояния бизнеса, которую он видит, стопроцентно адекватная. За достоверность данных мы отвечаем в том числе и своими деньгами.

Что сейчас происходит в области автоматизации ресторанного бизнеса, какие вы видите тренды? И что будет дальше?

– Мы видим, что уровень автоматизации, её глубина продолжает повышаться. Сейчас это в первую очередь касается отказа от ручного ввода данных, который порождает ошибки. Еще один аспект – концентрация входных данных для отчетов на одном источнике. 

Что касается модных веяний вроде широкого внедрения искусственного интеллекта, то, как я говорила раньше, каждое заведение – это живой организм, и пока нет таких решений, которые позволили бы переложить управление им на ИИ. В этом виде бизнеса унификация и стандартизация, которая позволила бы ввести что-то подобное, заставила бы «стричь всех под одну гребенку», а это попросту невозможно.

Если же говорить о том, что будет дальше… Сложный вопрос. Все прогнозы, которые я слышала за последние 10–15 лет относительно ресторанного бизнеса, не сбывались. 

Но можно отметить две тенденции, которые, возможно, будут оказывать все большее влияние на массовый сегмент.

Во-первых, это появление роботов-официантов и попытки переложить все взаимодействие в зале на гостей и дистанционные системы: планшеты, заказы через мобильные приложения и так далее.

Во-вторых, углубление автоматизации снижает спрос на персонал среднего звена, например товароведов и бухгалтеров-калькуляторов. 

Тот, кто давно в этой сфере, помнит анекдот, как главный бухгалтер говорит, что самый фантастический оргазм проигрывает по ощущениям моменту, когда у тебя с первого раза сходится квартальный баланс. Так вот сегодня никто уже этот анекдот не поймет, да и бухгалтеров той высочайшей квалификации больше нет, они сошли со сцены. Когда программа все делает сама и подсказывает тебе, где может быть ошибка, такая квалификация уже не требуется. 

Разве это не позитивный момент? 

– Может быть, в каком-то смысле и позитивный. Но у меня иногда, когда я вижу таких не обремененных интеллектом и смекалкой «операторов», возникает ощущение, что, наверное, мы сейчас микроскопом забиваем гвозди. 

Какой бы совет вы дали человеку, который сегодня собирается открывать свой первый ресторан?

– Обратитесь за помощью к профессионалам. Бизнес очень сложный, многие его аспекты требуют многолетнего изучения и погружения. Я исповедую принцип, что каждый должен заниматься своим делом, так что лучше отдать то, в чем у вас нет опыта, на аутсорсинг, чем совершать самую типичную ошибку начинающих.

– Что это за ошибка?

Я буду все сам. (Смеется.) Сам и повар, и бармен, и бухгалтер, и закупщик, и далее по списку. Я люблю рестораны и разбираюсь в еде и напитках, значит, у меня все получится. Но увы. 

К печати подготовил Юрий Тимошенков