Александр Островский, руководитель конгрессного центра «ПетроКонгресс»: Тема HoReCa нам близка и знакома

Для проведения гастрономических мероприятий есть ряд обязательных условий и особенностей, из-за невыполнения которых проведение события может быть невозможным

Ресторанный бизнес уже давно вышел за рамки стен своих заведений. Он живёт, развивается и движется вперед на многочисленных профессиональных выставках и форумах, на фестивалях еды и мастер-классах, на закрытых приёмах и гастрономических вечерах в самых неожиданных местах и интерьерах. И зачастую успех мероприятия во многом зависит от выбора площадки для его проведения. Во многих крупных городах уже появились выставочные центры, залы для конференций и лекций, которые накопили солидный опыт работы с рынком HoReCa.

В Петербурге одной из таких площадок является центр «ПетроКонгресс», где, например, традиционно проходит FOOD BUSINESS SHOW — форум шеф-поваров и рестораторов, проводимый журналом «Ресторановед».

Об особенностях проведения подобных мероприятий и о современном рынке MICE в целом мы поговорили с руководителем конгрессного центра «ПетроКонгресс» Александром Островским.

— Александр, расскажите историю центра «ПетроКонгресс» 

— Конгрессный центр «ПетроКонгресс» – специализированная площадка, которая проектировалась для проведения мероприятий различного формата. Конгрессный центр включает в себя: 14 конференц-залов вместимостью от 5 до 450 человек, пространство под выставки и собственный ресторан. В 2019 году у нас юбилей — 10 лет. В сентябре мы открыли конференционный сезон в полностью обновленном центре — изменился интерьер во всех залах, было обновлено оборудование, в том числе лазерные проекторы высокого разрешения (4 К).

Также в этом году мы взяли курс на повышение экологической грамотности, норм и стандартов.

— Как изменился российский и петербургский рынок MICE за последние годы?

— Всё меняется, и рынок MICE не исключение. Основные изменения, которые мне хотелось бы выделить:

— мероприятия становятся короче и меньше. Рынок приспосабливается к делегатам, которые не могут долгое время отсутствовать на рабочем месте (встречи становятся короче, проходят в выходные дни, меньше времени отводится на торжества и мероприятия после самого заседания);

— появление гибридных форматов. Своего рода уничтожение четких границ между классическими форматами событий — выставки, конгрессы и конференции, при чём этот тренд будет только нарастать. При сохранении значимости реальных мероприятий использование современных технологий позволяет значительно расширить аудиторию (в том числе за счёт виртуальных участников);

— рост требований к организации при стабильном (не увеличивающемся) бюджете. Эта тенденция вызвана как нестабильностью экономической ситуации, общим стремлением к оптимизации расходов, так и развитием самой отрасли;

— демократичная динамика в организации деловых мероприятий: самые статусные и важные мероприятия становятся всё более демократичными, тенденция отхода от протокола и строгой иерархии становится стремительней год от года;

— повышение спроса на организацию мероприятий по принципу «всё включено» — организаторы предпочитают отдать часть задач площадке, так как, это комплексное решение проблем.

Я, как руководитель конгрессного центра, отслеживаю все тенденции и изменения на рынке MICE, потому что нельзя останавливаться в развитии и не прогрессировать.

— Какие требования к площадке предъявляют сегодня организаторы мероприятий?

Требования с каждым годом становятся всё более разнообразными, но всегда остаются основные:

— транспортная доступность для посетителей и для организаторов;

— многофункциональность (на площадке должна быть преду-
смотрена многозадачность залов для мероприятий различного типа и масштаба с возможностью трансформирования площадей, в том числе разделения большого зала на несколько независимых друг от друга с использованием мобильных стен);

— разнообразие залов (необходимо наличие залов разной вместимости, разнообразной формы и визуального оформления); 

— совмещение форматов мероприятий в рамках одного события (например, на мероприятии FOOD BUSINESS SHOW 2019, в КЦ «ПетроКонгресс», работали одновременно локации для посетителей: конференционная программа (два потока), мастер-класс (два потока), выставка, организация питания в ресторане; 

— оснащённость площадки современный мультмимедийным оборудованием; 

— Возможность решения задач «под ключ»; 

— Что нужно знать организаторам (особенно начинающим) при планировании своих мероприятий?

Планирование мероприятий — трудоёмкий и сложный процесс. Вся подготовка делится на этапы, которые необходимо проработать. Расскажу кратко про основные из них.

1) Разработка концепции мероприятия, бизнес-план, определение бюджета.

2) Подготовка программы мероприятия. Выбор актуальных тем, определение спикеров — это основа для мероприятия.

3) Выбор площадки для проведения. Площадка должна отвечать всем требованиям мероприятия, быть удобной логистически для посетителей и оснащена всем необходимым оборудованием и мебелью.

4) Продвижение, PR мероприятия и продажи. Партнерские программы. Любое мероприятие должно быть коммерчески выгодным.

5) Подготовка полиграфии в том числе оформление мероприятия, наполнение пакетов участников.

6) Работа сотрудников на мероприятии. Работа с волонтёрами. Определение зон ответственности каждого сотрудника заранее — залог успешной работы на мероприятии.

Это тот минимум для проработки, который необходим для проведения любого мероприятия. Но самое главное для успеха — это дружная и слаженная команда, поэтому без неё ничего не получится!

— У КЦ «ПетроКонгресс» есть опыт предоставления площадки для кулинарных и гастрономическим мероприятий? Расскажите об этом подробнее.

— «ПетроКонгресс» — многофункциональная площадка, и поэтому у нас проходят мероприятия разнообразной тематики и, конечно, такая тема как кулинария не обошла стороной и наш конгрессный центр. На нашей площадке мы принимали ежегодную выставку достижений кулинарных образовательных учреждений «Золотая Кулина». В конкурсе могли участвовать повара, кондитеры, официанты и студенты специальности «Технология продукции и организация общественного питания». На одной площадке собрались лучшие из лучших в своих направлениях и представили на суд организаторов свои кулинарные работы.

В современном общество актуальны проблемы диетического питания, поэтому мероприятия данной направленности развиваются с огромной скоростью. Для примера могу привести семинар, который познакомил участников с кетогенной системой питания. Кетогенная диета — это низкоуглеводная диета, при которой характерно высокое содержание в рационе жиров и умеренное количество белков. За счёт низкого содержания в суточном меню углеводов, организм преобразует липиды в жирные кислоты и кетоновые тела. Об этом и узнали посетители семинара и уже самостоятельно смогли принять решение, подходит ли им такой тип питания.

Очень важно, что на конференциях, семинарах и выставках посетители получают новые знания, знакомятся с людьми и могут делиться секретами в различных областях и направлениях.

— В чем специфика и особенности подобных событий?

Для проведения гастрономических мероприятий есть ряд обязательных условий и особенностей, из-за невыполнения которых проведение события может быть невозможным. Исходя из опыта, могу выделить основные: обеспечение возможности организации кухни с подключением всего кухонного оборудования в выставочной зоне; подключение водоснабжения в выставочной зоне, на площадке должно быть большое открытое пространство и дополнительные залы, для проведения конференционной части.

— Есть ли специальные условия и предложения для представителей сферы HoReCa?

Тема HoReCa нам близка и знакома. У нас действуют специальные условия для проведения подобных мероприятий. Мы открыты к сотрудничеству по данной теме и поддерживаем добрые и партнёрские отношения с нашими постоянными организаторами мероприятий в сфере HoReCa.

— Фуршеты — это часть многих форумов и конференций. Что может предложить «ПетроКонгресс» своим партнёрам в этом направлении?

Организация питания на мероприятиях — это практически обязательная часть любого события. Фуршеты, кофе-брейки, обеды — это забота об участниках и лояльность для спикеров со стороны организаторов. Мы предлагаем нашим организаторам разные варианты меню на любой вкус и бюджет.

Любое мероприятие — это праздник, к которому готовятся заранее (порой подготовка к событию может занимать год и более!), и фуршет (банкет) является торжественной частью. В неформальной обстановке участники делятся эмоциями и впечатлениями, организаторы принимают поздравления, сотрудники празднуют профессиональный успех. Конгрессный центр «ПетроКонгресс» располагает собственной материально-технической базой (кондитерская, горячий и холодный цех), наш шеф-повар может предложить разнообразное меню, а высокий профессионализм всех сотрудников — это залог успешного проведения торжественной части любого мероприятия.