Станьте хозяином своего бизнеса

В прошлом номере Александр объяснял читателям необходимость бизнес-планирования и изначального составления прогнозного бюджета операционной деятельности предприятия. В этом он раскрывает порядок взаимодействия управленческого и бухгалтерского учетов.

Поймите логику системы

Оптимизация расходов предприятия питания возможна только с помощью автоматизированной системы учета (АСУ). Неважно, какую именно выберете лично вы, главное – понимать логику работы АСУ и принципы формирования отчётов, которые у всех АСУ примерно одинаковы.

Часто у рестораторов я видел только менеджерскую часть системы учета – эти люди абсолютно игнорируют складскую систему учета, считая, что она им не нужна. В результате они получают некую красивую матрицу, которая действительно помогает им вести статистический учет, но совершенно не дает полного понимания экономической составляющей их бизнеса.

Но самой распространенной ошибкой является порядок взаимодействия бухгалтерского и управленческого учетов. Я расскажу, как его правильно выстроить.

Сначала – всегда! – формируются данные по управленческому учету. И помните: любая автоматизированная система управленческого учета не является бухгалтерской. Она не налоговая! Это ваша внутренняя система, конечно, в том случае, если она не подключена к фискальным регистраторам и через нее не ведется закрытие чеков. Поэтому изначально формируются управленческие отчеты.

Из этих отчетов формируются данные по операционной деятельности предприятия – бюджет доходов и расходов (БДР) и бюджет движения денежных средств (БДДС). Обратите внимание: все это берется не из бухгалтерской системы учета, не из бухгалтерии, поскольку бухгалтерия и управленческий учет – совершенно разные вещи. Поймите, бухгалтерия работает с цифрами, необходимыми для налогообложения. Они не финансисты, не экономисты и не стратеги: они не определяют финансовое развитие предприятия. Они статисты, которые только считают и учитывают те данные, которые им даете вы.

Далее из управленческого учета формируются данные для ведения бухгалтерского и налогового учетов. И вот здесь многие совершают очень большую ошибку, когда данные по управленческому учету сразу же выгружаются в 1С. Поймите, компьютер не шайтан-машина. Он сам не считает ни остатки, ни излишки, ни недостачу – он считает только те данные, которые занесли в него изначально вручную. И когда эти данные не проверяются, а просто сразу выгружают в систему 1С, то они тут же попадают в бухгалтерию. Простой пример: провели инвентаризацию – обнаружили излишки или недостачу. И сразу выгрузили в 1С. А что означают излишки? По нашему налоговому законодательству – это прибыль предприятия, с которой вы должны заплатить определенный процент. Но на самом-то деле их может не быть – это инвентаризация была проведена неправильно или с погрешностью сработала система управленческого учета: где-то перепутали единицы измерения (граммы и килограммы), номеркулатуру товара, неправильно взвесили и тому подобное – и образовалась ошибка. Человеческий фактор есть всегда и везде. А вы за это деньги заплатили в качестве налога. То же самое недостача: ее может и не быть, просто кто-то что-то недосчитал, - а вы все сразу выгрузили. Все проведено через бухгалтерию и учтено в налоговой. А исправить, когда отчеты пошли в налоговую, уже ничего нельзя!

То есть, сначала вы должны все сформировать, проверить и только потом, на последней стадии, получить результаты деятельности по бухгалтерскому учету.
Полная управленческая отчетность вам нужна, чтобы определиться, куда двигаться дальше, - и это должны определить вы лично как руководитель и владелец, и никто другой.

Я всегда поражаюсь, когда владельцы бизнеса, управляющие хотят от главного бухгалтера добиться того, чтобы им составили бюджет. И сказали: какие же у нас по месяцу экономические результаты? Другими словами, ставят все с ног на голову. У бухгалтера другие задачи, он в ресторане вообще не для этого.

Составляйте свою бюджетную матрицу

Система бюджетирования должна быть понятна тому, кто этим занимается и принимает управленческие решения. Формы бюджета, в которых действует документооборот данного бизнеса, могут быть совершенно разными, и это всегда разрабатывается индивидуально. Потому что главное здесь – чтобы люди, которые работают с этими документами, все понимали. Когда человек не осознает, какие цифры и куда он должен заносить, зачем ему это делать и из чего у него вообще все складывается, – никакого бюджета не получится.
Иногда спрашиваю: «Откуда у вас эта статья дохода, которая записана в бюджете?» «А мы бюджет составляли грамотно: прочитали специальную литературу, и это в книге написано, мы у себя так и сделали». Но если у вас ее нет, этой статьи, зачем ее тупо вносить? Надо просто понимать, что сюда входит.

Так же, как и расходы в статью «расходы» вписывайте то, на что у вас постоянно, ежемесячно, уходят деньги. Например, иногда я видел такие статьи расходов: «ремонт крыши». Вы что, ежемесячно этим занимаетесь? Или «асфальтирование стоянки». Но это разовые расходы, они входят в пункт «прочие»: один раз потратили на это деньги, так зачем теперь ежемесячно этот пункт тащить в расходной статье, когда данного расхода больше не будет?

Подчеркну, для каждого бизнеса лучше делать свою модель, свою матрицу. То, что вы скопируете у кого-то, все равно останется для вас чужим и не сделает бизнес понятным и прозрачным для вас. Вы должны сами все понимать, от и до. И только в этом случае вы до конца будете хозяином своего бизнеса!