Автоматизированное «Время»

Компания «Время», владеющая двумя кафе с одноименным названием, провела автоматизацию. Кафе работают уже не первый год, но автоматизировали процесс учета только в конце 2008-го. О том, что было до и получилось после, мы поговорили с генеральным директором компании «Время» Евгением Муковниным и менеджером отдела продаж HoReCa компании «Пилот» Иваном Кондратовым.

– Оба наших кафе «Время» работают еще с 2005 года, – рассказывает Евгений Муковнин. Одно расположено в здании торгового комплекса «Желтый угол» (ул. Маршала Говорова, дом 35), а второе - в офисном бизнес-центре «Мидель» (Левашовский проспект, дом 13).

В ТРК «Желтый угол», в едином комплексе с которым расположен офисный бизнес-центр «Ресурс», кафе «Время» находится на четвертом этаже. Интерьер помещения, как и весь «Желтый угол», решен в желто-синих тонах. Один большой зал на 70 посадочных мест зонирован на три участка: для курящих и некурящих, третий - для обслуживания бизнес-ланчей.

В кафе, расположенном в БЦ «Мидель», в основу интерьера положена морская тематика. Это обусловлено тем, что бизнес-центр расположен на берегу реки Карповки, в двух шагах от малой Невки. В оформлении интерьера были использованы макеты кораблей XIX в., помещенные в рамки, старые корабельные часы и прочая корабельная атрибутика. Кафе находится на первом этаже, его зал вполовину меньше, чем в «Желтом углу» - всего 32 посадочных места. Как и в первом случае, зал условно разделен на зоны для курящих и некурящих.

В общем-то, мы и так достаточно успешно работали все эти три года, но рано или поздно должны были провести автоматизацию.

- В этом случае нам предстоял процесс автоматизации не только двух предприятий общественного питания, но и сведение данных каждого из них в единую базу учета, – комментирует Иван Кондратов. - Когда владельцы «Времени» обратились к нам, мы видели два варианта выполнения данной задачи. Первый – это установка одного из администраторских модулей на портативный компьютер, с которым можно было бы перемещаться из одного кафе в другое. Второй – синхронизация данных, а также удаленный контроль посредством современных технологий, т.е. через Интернет. Посовещавшись, мы выбрали первый вариант.

В кафе, расположенном в БЦ «Мидель», мы установили систему, позволяющую скачивать через hub, подключаясь в сетевой разъем, всю необходимую информацию для синхронизации баз данных и ведения учета. Процесс практически целиком автоматический. По сути, ответственному сотруднику необходимо лишь подключить ноутбук и нажать несколько клавиш. После он направляется на вторую точку, в ТК «Желтый угол», где копирует всю информацию для дальнейшей обработки и анализа в персональный компьютер бухгалтера. Здесь установлена программа R-Keeper S-House.

Это решение оптимально подходит для сети из двух небольших заведений. Если бы мы проводили автоматизацию по второму сценарию, она обошлась бы дороже. При организации контроля и синхронизации посредством удаленного доступа через сеть Интернет появилась бы необходимость закупки еще одного персонального компьютера, а также введение в штат сотрудников новой единицы – системного администратора. К тому же степень надежности системы с участием Интернета напрямую зависит как от провайдера, так и профессиональных навыков системного администратора.

- Весь процесс автоматизации занял порядка трех недель, – продолжает Евгений Муковнин. - Обучение персонала (работников склада, менеджеров, администраторов) проходило на базе компании «Пилот» в специально оборудованном тренировочном зале. На отработку и закрепление новых знаний и навыков хватило пары недель. Ошибок в «боевых» условиях сотрудники уже не допускают.

После автоматизации процесса учета и контроля у нас освободилось время, которое раньше уходило на написание отчетов и их занесение в компьютер. Статистические данные теперь сводятся автоматически, что позволяет произвести анализ и при необходимости внести коррективы в меню. В обоих кафе русско-европейская кухня с уклоном на «Италию», и в каждом два сорта разливного и 10 сортов бутылочного пива.

Хочется отметить, что скорость и качество обслуживания также улучшились. С установкой принтеров исчез такой архаизм, как устная передача официантом заказа на кухню. На марке печатается номер заказа, номер стола, фамилия официанта и время заказа. Плюс к этому кассир, вбивающий заказ, избавлен от необходимости запоминать цены на блюда - вся информация содержится в терминале и обновляется автоматически.