Метод контрольных точек в управлении рестораном

Борщова Виктория, руководитель Департамента Торговых Систем

Управление ресторанным бизнесом держится на двух китах – на данных и на опыте управляющего. И эти два фактора связаны между собой и дополняют друг друга – талантливый управляющий сможет привести ресторан к успеху и с недостоверными данными, а точная система учета подскажет даже молодому менеджеру узкие места и ошибки в управлении.

К сожалению, чаще всего бывает не понятно, достоверные ли данные в вашей системе учета и можно ли на их основании вообще принимать какие-то решения. Чтобы знать это наверняка, мы рекомендуем связывать между собой данные из различных источников и формировать контрольные точки, которые помогут сразу выявлять расхождения в учете и делать работу ресторана прозрачной для управления.

Методы расчета себестоимости

Начнем с базовых понятий для экономики ресторана – себестоимость, калькуляции и прибыль. Как правильно считать себестомость в ресторане? Об этом давно спорят автоматизаторы, доказывая, что их система самая лучшая. Партионный учет, средневзвешенная себестоимость, работа с минусами и автоматические доприходывания – все это инструменты для расчета себестоимости. Разработчики постоянно придумывают новые способы, чтобы исправить ошибки с проработкой блюд, точностью исполнения технико-технологических карт (ТТК) и своевременностью ввода информации о закупке товаров.

Система учета определяет себестоимость блюд расчетным методом по ТТК. Блюдо продали или приготовили - автоматически списали те позиции, которые входят в его ТТК, и именно в том количестве, в котором указано. По какой цене списали ингредиенты? Вот тут и начинаются различные варианты.

Учет по среднему

Усреднение себестоимости товаров в кладовых ресторана – лучший способ упрощения учета. Общую стоимость всех закупленных партий данного товара делим на его количество, получаем среднюю стоимость единицы товара. Новые партии добавляем к общей стоимости и снова делим на новое количество с учетом привезенного товара. Такое постоянное усреднение позволяет проще относится к порядку заведения документов, в итоге они все равно усреднятся, и их сумма не изменится. В реальности все сложнее, но суть именно такая.

Учет по партиям

Этот метод использует информацию о фактической закупочной стоимости той партии товара, которая использовалась при приготовлении. Но как узнать, какую партию сегодня взял повар? Ту, у которой срок годности заканчивается или которая выглядит лучше? Вряд ли он будет раскладывать продукты в том порядке, в котором они приходили от поставщика – свежие партии подальше, старые – поближе. Но система считает, что он будет делать именно так, и называет такой метод учета себестоимости – «списание по партиям по ФИФО». Если закупочная цена часто меняется, то и себестоимость при таком методе расчета будет меняться, отражая фактическую картину закупок.

Чем точнее метод, тем проще его сломать, и тем чувствительнее он к ошибкам ввода данных. Если при партионном учете мы решим что-то поменять в документах «задним числом», то нам нужно будет заново пересчитать всю цепочку документов от этого изменения. Или быть готовым к тому, что система просто не даст ничего изменять в прошлом, все корректировки будут возможны только в текущем времени.

Ошибки в учете и как они влияют на результат

Программа пытается списать то количество продуктов, которое указано в ТТК. А если на остатках по данным системы нет такого количества товара? Тут каждая система ведет себя по-разному. Некоторые запрещают списание в минус и требуют вначале разобраться в причинах, доприходовать товар и только после этого рассчитывать себестоимость. Iiko и некоторые другие могут доприходовать товар за ваших сотрудников и только потом предложат разобраться, откуда появился излишек. Другие для определения себестоимости просто возьмут последнюю закупочную цену из карточки товара. Все варианты одинаково неправильные, потому что правильного варианта тут быть не может. Нужно просто понимать, что такое для ресторана – норма, и с этой нормой нужно уметь жить.

Для управляющего важнее отслеживать сам факт появления отрицательных остатков и понимать причины их появления. Причиной неправильного списания чаще всего являются ошибки в ТТК, их неточное исполнение поварами, отсутствие сезонных проработок и контроля. Ошибки списания могут быть как в большую, так и в меньшую сторону. «Плюсы» означают, что товар числится на остатках, но по факту его нет. «Минусы» - товар есть, а он не числится. А если товар не числится по данным программы, то обычно у него сразу находятся «владельцы» среди сотрудников.

Неправильное оприходывание может быть вызвано ошибками в заведении данных о закупке товара в систему. Пересортица – комбинация ошибок оприходывания и списания. Оприходывали одно, а списали по ТТК другое, например, из-за замены товара на аналог.

По факту у вас получается, что товар есть в наличии и используется на кухне, но отсутствует по данным программы. В результате программа или перестает считать себестоимость совсем или начинает ее «придумывать», а вместе с придуманной себестоимостью появляется и придуманная прибыль. Как избежать такой ситуации?

Метод контрольных точек

Грамотный управляющий умеет выявлять проблемы в учете и правильно на них реагировать. Для этого есть несколько простых методов:

- внезапные инвентаризации, еженедельные или даже ежедневные;

- контроль динамики остатков;

- денежный поток и число посетителей.

Все эти данные связаны между собой, если в любом из этих показателей появляются отклонения от нормы, нужно срочно искать причину.

Научить формировать такие контрольные точки вам могут помочь специалисты компании, которые «ставят учет» в вашем ресторане. Вы просто должны задавать им правильные вопросы – что будет, если не внести данные в систему, внести неправильные данные, исправить их, как найти такие исправления. Если у них нет ответа на эти вопросы – выбирайте другого интегратора.

Еще одним хорошим примером управления по контрольным точкам может быть работа в нескольких системах учета одновременно. Вы можете в Iiko вести фронт-офис и продажи, а производство и себестоимость считать в 1С. А лучше, когда функции таких систем немного пересекаются между собой, чтобы двойным учетом выявить расхождения и злоупотребления. В этом случае у вас будут две независимых системы, расхождения данных в которых сразу покажут проблемы в ведении учета. Понятно, что для внедрения и обучения работе в таком комплексе вам понадобятся специалисты, которые одинаково хорошо разбираются и в Iiko, и в 1С. Наша компания как раз относится к таким. Обращайтесь – мы научим строить такие системы управления, контрольные точки в которых будут понятны и очевидны.

Санкт-Петербург, Заневский пр., д.30, корп. 2
+7 (812) 327-5141
tsd@softbalance.ru
сайты: trade-drive.ru / sb-sale.ru