Поправки в Трудовой кодекс о дистанционных работниках: как быть ресторанам?

Ирина Благовещенская, основатель консалтинговой компании Escape Consult Group и советник президента Федерации Рестораторов и Отельеров России по финансовым вопросам и Татьяна Тихонова, руководитель направления кадровый учет в Escape Consult Group.

С помощью опытных экспертов попробуем разобраться с тем, как действуют поправки об удаленной работе, а также предложим действенные рекомендации, как ресторатору обезопасить свой бизнес в правовом отношении в условиях пандемии.
 

В октябре 2020 года, согласно указу мэра Москвы, работодатели обязаны перевести на удаленную работу не менее 30% сотрудников с предоставлением в мэрию отчета. В связи с чем, предприниматели сферы гостеприимства (рестораны, кафе, бары, гостиницы) столкнулись с проблемой выполнения требования указа мэра об удаленной работе. Специфика данных организаций состоит в том, что технологический процесс в предприятиях сферы гостеприимства просто исключает возможность работать дистанционно. Очевидно, что для того, чтобы обеспечить функционирования кафе и ресторана, поварам, официантам и барменам необходимо непосредственно участвовать в обеспечении непрерывных процессов.

После волны негодования и обращений с предложениями уточнить этот указ для определенных сфер, вышли официальные разъяснения о том, что работодатель может установить посменный режим работы, согласно которому на объектах будут находиться одновременно не более 70% работников. Это не будет противоречить указу мэра Москвы.

С октября 2020 года рестораторы и отельеры выполняют следующие действия: переводят на удаленку офисных работников (бухгалтерия, отдел персонала) и устанавливают сотрудникам, у которых отсутствует возможность перевода на удаленку, сменный график работы, к примеру, два через два. Таким образом, цель указа, а именно, избегание массового скопления сотрудников в одном помещении, будет достигнута.

Так вот с переводом на удаленку до сих пор было огромное количество вопросов у всех сфер предпринимательства. Еще после первой волны пандемии, законодатели всерьез задумались о внесении поправок в главу 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ), касающуюся регулирования труда дистанционных работников, поскольку на практике выяснилось, что у работодателей практически нет правовых инструментов для решения вопросов, связанных с переводом сотрудников на дистанционную работу. К тому же не было узаконено такое понятие как «удаленная» работа в то время, как наши органы власти в официальных высказываниях использовали этот термин. В период второй волны эпидемии назрела необходимость введения такого понятия, как «смешанный или комбинированный режим работы». 8 декабря 2020 года был подписан закон, который внес изменения в Трудовой кодекс РФ в главу 49.1 (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях».

Итак, давайте рассмотрим, какие изменения были внесены в регулирование труда дистанционных работников и постараемся выявить вопросы, на которые пока из данного Закона не следует ответов. И дадим рекомендации в части применения данного Закона у себя на предприятии.

Переход на дистанционную работу 

В статье 312.1 ввели понятие временной дистанционной работы, ограничив ее сроком в шесть месяцев. При этом в отношении срока сказано, что, по условиям дополнительного соглашения к трудовому договору, срок либо не должен превышать шести месяцев, либо периоды работы в дистанционном формате должны периодически чередоваться с периодами выполнения работником трудовой функции на стационарном рабочем месте.

При этом из статьи не совсем понятно, какой продолжительности должны быть эти периоды и что делать работодателю, например, если закончился шестимесячный срок временной дистанционной работы. Продлевать? Вывести сотрудника в офис? Если вывести, то после какого срока работы в офисе его снова можно отправить на дистанционку, если необходимость в этом не отпала?

Электронные документы 

В той же статье 312.1 в старой редакции было сказано, что ознакомление дистанционщика с локальными актами работодателя, а также с другими документами, ознакомить с которым необходимо работника под подпись, работник может быть ознакомлен путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником.

Под электронными документами, по нашему мнению, предполагался обмен документами с использованием сторонами усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя (далее – УКП).

В новой редакции законодатель предлагает три способа ознакомления работника с документами:

– в письменной форме под подпись 

– путем обмена электронными документами 

– в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальными актами, трудовым договором.

Единственным документом, для которого установлено обязательное предоставление в оригинале является листок нетрудоспособности.

В новой редакции статьи 312.2, как и в предыдущей редакции, осталось такое понятие, как «электронные документы». При этом его значение не раскрыто. Отличие в том, что в предыдущей редакции статьи работодатель был обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора на бумажном носителе. Теперь это нужно делать только по письменному заявлению работника, т. е. такой обязанности у работодателя нет.

Изменения коснулись и правил ведения трудовой книжки на дистанционного работника. В предыдущей редакции статьи было сказано, что по соглашению сторон трудового договора сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника. А в новой редакции говорится о том, что по желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся в трудовую книжку при условии ее предоставления. То есть теперь в трудовом договоре с дистанционщиком не нужно прописывать условие о внесении записи в трудовую книжку. Алгоритм такой: запись вносим только после предоставления трудовой книжки.

Статья 312.3 в предыдущей редакции называлась «Особенности организации и охраны труда дистанционных работников», в новой редакции она называется «Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя». В этой главе четко сказано, что при заключении в электронном виде с дистанционщиком таких документов, как:

– трудовой договор;

– дополнительное соглашение к трудовому договору;

– договор о материальной ответственности;

– ученический договор на получение образования без отрыва или с отрывом от производства, а также при внесении изменений в эти договора или при их расторжении используются УКП и аналогичная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись работника.

В других случаях взаимодействия сторон может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. При этом формы обмена документами должны обеспечить фиксацию факта получения сторонами документа в электронном виде.

Режим работы 

В статье 312.4 сказано, что режим рабочего времени дистанционного работника может устанавливаться локальным нормативным актом, коллективным договором или трудовым договором (дополнительным соглашением) с работником. В предыдущей редакции статьи режим рабочего времени можно было предусмотреть только в трудовом договоре с дистанционным работником. А в случае, если он не установлен ни в одном из вышеуказанных документов, то режим устанавливается работником по своему усмотрению.

Получается, что если в компании нет ни одного документа, который устанавливает режим работы дистанционного работника или это условие не прописано в его трудовом договоре, то он может работать так, как ему удобно, например, по ночам, или делить рабочее время на части, не совсем удобные в отношении взаимодействия с работодателем.

Также стоит обратить внимание на то, что вызвать дистанционного работника для работы на стационарном рабочем месте, работодатель имеет право только если это временная дистанционная работа. Условия и порядок такого выхода должны быть предусмотрены локальным нормативным актом, коллективным договором или трудовым договором (дополнительным соглашением).

Больше всего вопросов вызывает фраза «время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время». Что она означает? Если работодатель, к примеру, даст работнику задание после окончания рабочего дня, то значит ли это, что время выполнения этого задания в тот же день или переписка/переговоры с работодателем будет оплачено как сверхурочная работа? Или, если оно по определению входит в рабочее время, то за него работник и так получает свою заработную плату и дополнительной оплате оно не подлежит? Новая глава, к сожалению, ответа на данный вопрос не дает.

Оборудование 

По вопросу предоставления работодателем дистанционному работнику оборудования, программно-технических средств (далее – ПТС), средств защиты информации (далее – СЗИ) в новой редакции статьи 312.6 сказано, что работодатель обеспечивает дистанционного работника оборудованием, ПСТ, СЗИ и иными средствами. Работодатель выплачивает работнику компенсацию за использование им собственного или арендованного оборудования. При этом порядок, сроки, размеры возмещения также должны указываться в локальных актах, коллективном договоре или в трудовом договоре. А вот использовать свое или арендованное оборудование (ПТС, СЗИ) работник может только с согласия или с ведома работодателя.

Охрана труда 

В новой статье 312.7 об особенностях охраны труда дистанционных работников практически ничего не изменилось, кроме того, что добавилась фраза о том, что если работник переведен на дистанционную работу временно, то на период выполнения этим работником трудовой функции дистанционно, работодатель выполняет обязанности по охране труда, предусмотренные для дистанционных работников. Это означает, что когда работник выйдет на работу в офис, то на него будут распространяться правила охраны труда для данной категории работников.

Увольнение 

Новшества коснулись и вопросов, связанных с увольнением дистанционного работника. В статье 312.5, посвященной вопросам расторжения трудового договора с дистанционным работником, было написано, что расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором.

В статье 312.8 работодателю оставили только два дополнительных основания для расторжения трудового договора с дистанционщиком, помимо предусмотренных ТК РФ.

Первое основание звучит следующим образом: в случае если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (за исключением случая, если в нем предусмотрен более длительный срок для взаимодействия с работодателем). Это касается и временного, и постоянного дистанционщика.

Неоднозначным является второе дополнительное основание для расторжения трудового договора с дистанционщиком, который работает в таком режиме постоянно, а именно: в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях. Не совсем понятно, что это означает? Переезд работника в местность, где нет Интернета? Вопросы есть также и по процедуре увольнения такого работника.

У работодателя осталась, на наш взгляд, не несущая смысла обязанность отправить работнику заказным письмом с уведомлением по почте в течение трех дней с даты издания приказа об увольнении копии приказа на бумажном носителе, если ознакомление осуществляется в форме электронного документа. Если все-таки под электронным документом имеется в виду документ, подписанный УКП, то зачем отправлять работнику еще и бумажную копию приказ, не совсем понятно. Усиленная квалифицированная подпись идентична собственноручной подписи.

Временная дистанционная работа 

Статьей, которая, на наш взгляд, может оказаться самой полезной для работодателя в условиях пандемии, является статья 312.9 позволяющая работодателю перевести работников временно на дистанционную работу в упрощенном порядке в исключительных случаях, под которые попадает и введение режима повышенной готовности, как написано в статье: в случае принятия соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления. Согласие работника на такой перевод не требуется.

На работодателя в случае временного перевода работников на дистанционную работу возложена обязанность принять локальный нормативный акт с учетом мнения профсоюзного органа (в случае его наличия) с указанием в нем порядка, условий, сроков такого перевода. С локальным актом работников нужно ознакомить способом, позволяющим достоверно подтвердить получение работником такого локального нормативного акта.

Дополнительное соглашение к трудовому договору работника при временном переводе на дистанционную работу не нужно.

По окончании срока перевода (не позднее окончания периода наличии обстоятельства, послужившего основанием для временного перевода) работник обязан приступить к выполнению своей трудовой функции на прежних условиях.

Рекомендации 

На основании вышеприведенного, мы можем дать следующие рекомендации:

1. Работодателю рекомендуем составить локальный нормативный акт, в который включить все аспекты работы дистанционных работников, описать процессы взаимодействия сторон трудового договора как можно подробнее. Особенно обратить внимание на четкое описание режима работы дистанционщика, на условия предоставления работнику оборудования или выплату компенсации за использование им своего или арендованного оборудования, предусмотреть срок ответа работника на запрос работодателя (он не должен превышать двух дней, поскольку с этим сроком связана возможность расторжения трудового договора с дистанционным работником).

Поскольку в новой редакции статьи 312.9 (абзац 6) сказано, что работодатель должен возмещать работнику другие расходы, связанные с выполнением дистанционной работы, то рекомендуем четко указать в локальном акте какие именно расходы готов компенсировать работодатель во избежание дальнейших споров с работниками.

С локальным актом в обязательном порядке ознакомить под подпись всех работников.

2. Рекомендуем подписывать с дистанционными работниками документы, перечисленные в 312.3 настоящей статьи, усиленной электронной цифровой подписью. Поскольку в законе отсутствует информация о том, за чей счет оформляется УКП, то можно данный пункт также отразить в локальном нормативном акте.

Остальные документы в процессе работы с дистанционными работниками рекомендуем подписывать простой электронной подписью (ПЭП) с использованием программного обеспечения, внедренного в компании.

Не рекомендуем пользоваться правом обмениваться с работниками документами способом, который вы сами можете установить, например, с помощью мессенджеров или смс-сообщений. Данный способ не совсем законен и корректен с точки зрения судебной практики и возможных трудовых споров с работниками, а также противоречит федеральным законам, например, о бухгалтерском учете.