Как правильно рассчитать фудкост

Наталья Милеенкова, товарищ по менеджменту товарищества рестораторов UnoDosTres

Отличия расчета себестоимости на предприятиях общественного питания 

Как известно, фудкост (food cost) в ресторанном бизнесе — это процентный показатель затрат на продукты относительно выручки с продаж. Разница между выручкой и фудкостом называется маржинальный доход (или маржинальная прибыль) — важный показатель в ресторанном бизнесе 

С точки зрения организации процессов и видов деятельности ресторанный бизнес, на самом деле, включает в себя три вида бизнеса: производство, продажи и сервис. И принципиальное отличие общественного питания по сравнению с другими производственными отраслями в расчете себестоимости за единицу продукции.

Во многих производственных отраслях, кроме ресторанного бизнеса, себестоимость считается, как совокупные затраты на производство единицы продукции. Например, при расчете себестоимости производства машины в себестоимость будут включены не только стоимость основных и вспомогательных материалов, стоимость покупных и комплектующих изделий, но и зарплата производственных рабочих, отчисления зарплатных налогов, аренда, накладные расходы, внепроизводственные расходы, расходы на рекламу и продвижение.

Производственная себестоимость  машины = Материалы (сырье) + Амортизационные отчисления + Оплата труда + Прочие расходы

Полная себестоимость машины = Производственная себестоимость + Реализационные затраты

В реализационные затраты включают расходы на упаковку, хранение, транспортировку, рекламу и продвижение — то есть, все то, что связано с продажей готовой машины 

В ресторанном бизнесе себестоимостью блюда считается сырьевая (прямая) себестоимость входящих в состав блюда ингредиентов, а все остальные затраты вычитаются из маржинальной прибыли за период. Таким образом, себестоимостью, например, пирожка с капустой, будет считаться только набор продуктов, входящих в этот пирожок и она будет составлять 3—5 рубля за 1 единицу, в зависимости от того, какая рецептура фарша и теста применяется 

Виды и структура Food-cost 

Какие виды фудкоста можно выделить?

Во‑первых, расчетный. Он же теоретический. Это когда полученную расчетную себестоимость блюда мы умножаем на коэффициент. Например, если себестоимость пирожка в капустой 4 рубля, мы умножаем на 5, получаем цену реализации 20 руб. и в этом случае, расчетная доля себестоимости в цене пирожка составит 4/20*100% = 20%.

Во‑вторых, фактический. Этот фудкост включает не только себестоимость реализации за период (себестоимость продаж), но и все потери, которые возникли в процессе производства и реализации продукции 

Структура фактического фудкоста 

Фактический (или полный) фудкост = себестоимость продаж + все потери на производство и реализацию 

Из чего складывается фудкост:

1. Себестоимость продаж — закупочная себестоимость ингредиентов. Входящих в состав блюда с учетом коэффициентов отхода и потерь на обработку: оттайка, обвалка, зачистка, отваривание, жарка и пр 

2. Потери на производстве:

Списания 

Проработки 

Бракераж 

Порча 

Питание персонала 

Итоги инвентаризации 

3. Потери в зале:

Отказ гостя 

Ошибки официанта 

Комплименты гостям 

Неплательщики сотрудники и акционеры 

Бартер 

Себестоимость продаж 

На себестоимость продаж влияют три фактора: закупочные цены, правильный расчет потерь на обработку и приготовления сырья и структура продаж. Рассмотрим каждый из факторов 

Закупки. Закупочные цены 

Каждое предприятие общественного питания в России имеет от нескольких десятков до нескольких сотен поставщиков товаров и продуктов, в том числе небольшие предприятия общественного питания. Это неудобно, непрозрачно, но дает, на сегодняшний день, возможность более низкой цены на основные группы товаров 

Для начала необходимо создать справочник продуктов и поставщиков APL (advanced procurement list).

Справочник продуктов и поставщиков

У 80% предприятий общественного питания в первую тройку закупаемых продуктов входят группы: мясо/птица, рыба/морепродукты и овощи/зелень. Эти группы могут меняться местами в зависимости от региона и типа предприятия. Например, у ресторана, специализирующегося на рыбе и морепродуктах, на первом месте по сумме затрат на продукты будет рыба/морепродукты, на втором овощи/фрукты и на третьем мясо/птица. Если ресторан мясной, то вероятно, на первом месте будет мясо/птица и так далее. И именно эти три группы товаров будут в Вашей таблице первыми, именно на эти группы товаров Вы потратите наибольшие деньги.

В компаниях, специализирующихся на продаже кофе (кофейни и такие сети, как Шоколадница, Кофе Хаус, Кофемания) доля продаж кофе будет составлять до 40—45% от общих продаж, поэтому в структуре закупок у этих компаний большую долю займет закупка кофе.

В компаниях, специализирующихся на продаже суши и роллов, наибольшая доля придется не только на рыбу, морепродукты и овощи, но и рис.

Если же у вас пивной бар, то основная доля в структуре выручки (и закупках) составит пиво, она может достигать более 40% 

Справочник должен содержать именно те характеристики, которые шеф-повар считает важными. Если продукт должен быть калиброванным, то необходимо указать вес, размер. Если имеет значение производитель, то эта информация также должна быть указана, может быть приложена фотография производителя и упаковки, если важен именно этот продукт. Но надо понимать, что чем больше ограничений по продукту и товару, тем вероятнее выше будет его закупочная стоимость. Например, разница в стоимости картофеля обычного от мытого и калиброванного отличается в разы 

Необходимо внести не только основного поставщика товара и продукта с оптимальной ценой, но и поставщиков‑дублеров. По практике цена между первым и последним поставщиком имеет отклонение не более 10%, в этом случае, Вы сможете рассчитать плановую себестоимость блюда таким образом, чтобы это отклонение не влияло на Вашу маржинальную прибыль, то есть рассчитать по среднему или максимальному значению входящей цены за товар.

Соотношение «цена / качество»

Важно отметить, что не всегда самая низкая цена за товар является оптимальной.

Возьмем пример, филе трески на коже охлажденное и замороженное от разных поставщиков со стоимостью 720 руб и 690 руб. за 1 кг соответственно. Стоимость замороженного сырья дешевле на 30 руб. за 1 кг, но при оттайке замороженной рыбы потери составят не менее 5% (Технический регламент Евразийского экономического союза “О безопасности рыбы и рыбной продукции”, ТР ЕАЭС 040/2016, принят 18 октября 2016 № 162, цитата: «При производстве мороженой пищевой рыбной продукции из рыбы масса наносимой на эту продукцию глазури не должна превышать 5 процентов от массы глазированной продукции (с учетом погрешности методики определения)». По факту же потери на оттайку замороженной рыбы обычно еще выше и эта разница «перекроет» разницу в стоимости между охлажденным и замороженным сырьем.

Этот пример очевидный, но есть менее очевидные примеры, когда себестоимость полуфабриката будет ниже и более выгодной, сырье при этом не с самой низкой стоимостью. Поэтому основной поставщик и поставщики -дублеры в Вашем справочнике будут выстроены не всегда по минимальной цене за единицу товара, а по оптимальной себестоимости полуфабриката из этого товара.

Эдвардс Деминг «Выход из кризиса. Новая парадигма управления людьми, системами, процессами». … «Отдел снабжения должен переместить центр внимания с поиска наиболее низкой цены покупаемых материалов на достижение самых низких суммарных затрат» 

Справочник товаров и продуктов можно дополнить другой информацией, например, существенными условиями поставки: минимальная партия, отсрочка платежа, фиксация цены на период. Рассмотрим каждый из пунктов.

Минимальная партия товара

Логистика или затраты на доставку товара всегда включены в стоимость товара, поэтому поставщики определяют минимальную партию поставки, ниже которой либо Вам предложат самовывоз товара, либо оплату доставки, либо просто откажут в поставке. Если у нас несколько десятков или даже сотен поставщиков, то закупать товар всегда с минимальной ценой у Вас не получится, чтобы не увеличивать товарные остатки по всем складам. Именно по этому выделяется группа А (будет рассмотрена дальше в АВС анализе закупок), которая формирует основные затраты на продукты за период. Товары из группы С (мало влияющие на продуктовые затраты и себестоимость в целом) закупаются у поставщиков из групп выше (А или В), но по цене выше, чем минимальная из Вашего справочника 

Отсрочка платежа 

То есть фактически поставщик дает нам краткосрочный кредит на товар и всем понятно, что это тоже не бесплатно и тоже входит в стоимость килограмма сырья. Тем не менее, практика эта распространена и в ритейле, и в ресторанах. В группе А этот показатель особенно важен, он дает возможность нам продать блюда и товары, заработать на этом маржинальную прибыль и только потом отдать деньги за товар. Идеально, когда отсрочка платежа (срок отсрочки) дает возможность продать товар полностью за этот срок. Например, минимальная партия говядины охлажденной 3000 руб., мы продаем этот объем за 2 дня, отсрочка платежа 14 дней. Это значит, что при правильном планировании закупок и производства, мы 7 раз получим и продадим товар, получим маржинальную прибыль и только после этого заплатим поставщику причем всегда только сумму фактической поставки, которая была 14 дней назад 

Фиксация цены поставщиком на период

Это условие, как требование к договору поставки, могут позволить себе только крупные операторы общественного питания, чьи объемы реализации представляют интерес для поставщиков.

В любом случае, при подписании договора поставки к нему должна прилагаться спецификация с ценами и условием, что цена может быть увеличена поставщиком в одностороннем порядке, но с предварительным письменным уведомлением покупателя за ……. (срок этого уведомления определяете Вы на переговорах, обычная практика 1—2 недели, кроме овощей и фруктов, которые являются аукционным товаром, и цена на них меняется не реже, чем 1 раз в 10 дней в любую сторону).

Стратегия закупок

В завершении главы про закупки и закупочную деятельность ресторанов, не могу не сказать, что рынок поставщиков меняется также быстро, как меняется ресторанный рынок, меняются и подходы рестораторов.

2014 год резко изменил российский рынок производителей, начался их качественный и количественный рост. С 2014 года и рестораторам пришлось пересматривать и подходы и продуктам, и к российским производителям, перестраивая свои рестораны под локальные, местные продукты. Именно в этот период основной критерий был все же цена. Работая в Мезон Деллос, мы достигли настоящего мастерства в проведении электронных торгов, которые обеспечивали максимальную прозрачность и открытость всех сделок, дали возможность участвовать любым поставщикам, кто подтверждал заявленные условия электронных торгов и условий поставок, предоставлял оптимальную цену и другие наилучшие условия поставок. Но минимальная цена для нас была основным ориентиром. Мы, не задумываясь меняли поставщиков, если на торгах появлялся новый поставщик с более низкой ценой. В тот период тактика была верной, продуктовый рынок, как и ресторанный, был в периоде роста и развития 

Так, например, компания Кофемания одна из первых стала закупать зеленые, не обжаренные зерна кофе, построив цех по обжарке. И сделано это не только с целью иметь высокое качество зерна и обжарки, но и более низкую себестоимость этого зерна 

На текущий момент я считаю более правильной в среднесрочной и долгосрочной перспективе другую стратегию, а именно партнерские отношения с ключевыми поставщиками и производителями, позволяющими развиваться обоим участникам процесса, совершенствоваться и совершенствовать и продукт, и его качество.

Есть много примеров, когда ресторанная компания выкупает весь будущий объем (и потом фактический) у производителя (творога, сыра, консервации). У небольших фермеров и хозяйств. Это партнёрство дает одним (производителям) иметь гарантированный сбыт и развивать свое производство, работать над своим качеством, снижать свои издержки, другим (ресторанным компаниям) иметь стабильное качество, фиксированные цены, выигрывают обе стороны и в целом наши гости 

Эдвард Деминг «Выход из кризиса. Новая парадигма управления людьми, системами, процессами». Четвертый ключевой принцип Деминга. «Покончите с практикой закупок по самой низкой цене. Вместо этого, наряду с ценой, требуйте серьёзных подтверждений её качества…… Целью в этом случае является минимизация общих затрат, а не только первоначальных» .