Необходимость автоматизации документооборота и подготовки отчетов

Сегодня мы бы хотели поговорить о необходимости автоматизации как в целом всего предприятия, так и о необходимости автоматизации рабочих мест сотрудников, не работающих непосредственно с клиентами (бухгалтер-калькулятор, кладовщик, заведующий производством и т.д.) Совсем недавно для многих руководителей ресторанов основой целью автоматизации было предоставление клиентам красивых счетов и сокращение времени на их написание. А поводом к автоматизации - «хочу также как у конкурентов».
На сегодняшний день все изменилась, и все чаще рестораторы приходят к разработчикам систем автоматизации с конкретными задачами: сократить злоупотребления, увеличить количество постоянных клиентов, сократить рутину у бухгалтера или заведующего производством.
Другими словами, пришло понимание того, что автоматизация кафе или ресторана нужна для решения конкретных задач, а цель - быстрое предоставление информации для анализа состояния ресурсов компании и для принятия своевременных управленческих решений. В конечном итоге, чем быстрее управленец выявил проблему - тем оперативнее отреагировал.
Автоматизация ресторанного бизнеса позволяет снизить расходы, оптимизировать рабочий процесс и работу сотрудников, вести все бизнес- процессы на автоматизированной основе, свести, к минимуму влияние человеческого фактора на производство, аккумулировать силы подразделений и сделать более эффективной работу ресторана в целом.

Цель автоматизации - организация труда, систематизация и упорядочивание управления. Любая автоматизированная система настроена под конкретного работника. Например, система учета склада – для кладовщика, система автоматизации учета – для бухгалтера. Система комплексной автоматизации бизнеса – это инструмент руководителя, который позволяет:
- иметь структурированную информацию о состоянии предприятия в реальном времени;
- держать под контролем всю хозяйственно-финансовую деятельность предприятия.
Всем известно, что установка системы автоматизации ресторанного бизнеса значительно сократит время, которое управляющий ежедневно тратит на анализ продаж. Простое высказывание Бенджамина Франклина «Время-деньги», является основой любого бизнеса, а соответственно экономия времени вполне может принести дополнительные доходы или уменьшить расходы.
В системе «Intellect Style» существует перечень отчетов для оперативного анализа работы с поставщиками, клиентами и работы предприятия в целом. Бухгалтер может формировать отчеты, как в консолидированный, так и в детальный. Можно создавать персональные отчеты для каждого объекта и даже для каждого сотрудника, это позволяет сократить время управляющего персонала. Мало просто проанализировать ситуацию, для развития ресторанного бизнеса, важно своевременно принять решение по проведению различных акций и мероприятий. Если у управленческого персонала будет оставаться время на принятие таких решений и проведение таких мероприятий, то уровень дохода организации обязательно возрастет. А если управленческий персонал будет целыми днями заниматься отчетами, то некогда будет анализировать эти отчеты и делать выводы.

Таким образом, система «Intellect Style» помогает не только сократить время на аналитику и формирование отчетов по предприятию, но и содержит комплекс инструментов, который поспособствует принятию решения для развития и проведения различных акций и мероприятий, с дальнейшей оценкой эффективности.

Используя современные Интернет - технологии, ресторатор удаленно может наблюдать за деятельностью своего предприятия, находясь в любой точке земного шара. Бухгалтер-калькулятор может оперативно реагировать на передаваемые данные о реализации со всех точек продаж, даже если они удалены. Не тратя время на ожидания официальных документов с кассы, в он-лайн режиме, бухгалтер может отследить движение товара, актуальное наличие на точках, поступление товара от поставщиков, динамику цен от поставщиков на точках и т.д. Все это дает возможность оперативно принимать управленческие решения в «Центральном офисе», даже если Ваши рестораны находиться в других городах.