Инвентаризация – и пусть весь мир подождет!

Инвентаризация инвентаризации рознь: полные инвентаризации имеет смысл проводить раз в месяц. И пересчитывать в них необходимо не только продукты и сырье для производства, но и абсолютно все материальные ценности – посуду, инвентарь, хозтовары и прочее. Выборочные, неожиданные инвентаризации необходимо проводить в интервале между ежемесячными. Но на самом деле весь секрет в технологии проведения данного учетного действия. Если научиться делать инвентаризацию быстро и точно, то можно делать ее хоть каждую неделю и даже чаще.

Смысл проведения инвентаризации на производстве и баре – это не только выявления недостач, хищений или излишков сырья, продуктов или товаров при сравнении фактических результатов с учетными. Инвентаризация также показывает, как хороший индикатор, качество ведения самого учета, точность исполнения рецептур блюд и дает большое количество информации для проведения корректирующих действий – таких как проработка блюд, контрольные взвешивания и замеры как производимой продукции, так и поступающего от поставщиков сырья и полуфабрикатов. Данные действия приводят к повышению качества учета и, как следствие, к повышению рентабельности бизнеса в целом.

У инвентаризации есть три стандартных этапа: первый – подготовка, второй – проведение и третий – ввод и анализ данных в товароучетной системе. При этом правильность проведения каждого этапа кардинально влияет на последующий и на общий результат в целом.

При подготовке необходимо провести работу с товароучетной системой, актуализировать данные на момент проведения инвентаризации, подготовить бланки для записи результатов и определиться с правилами учета незавершенного производства, полуфабрикатов, консервированных и упакованных продуктов, создать рабочие группы для оперативного снятия остатков, провести инструктаж для правильной фиксации результатов.
К проведению инвентаризации тоже есть два главных требования: первое, наиболее важное, - точность, второе – скорость (инвентаризация не должна мешать предприятию работать). Оба эти параметра зависят от качественно проведенной подготовки, выбора времени проведения инвентаризации, количества задействованных сотрудников и выбранной технологии.

Процесс переноса данных в товароучетную систему должен происходить просто и быстро, максимально исключая ошибки при вводе, и иметь механизм контроля за качеством переноса, чтобы всегда можно было определить, на каком этапе была допущена ошибка. Основное требование к занесению данных инвентаризации в товароучетную систему – это опять же скорость, так как если данные будут занесены в систему со значительной временной задержкой, то при возникновении спорных моментов невозможно будет проверить точность их снятия.

Автоматизация инвентаризации на предприятиях общественного питания прежде всего состоит в подготовке бланков-пустографок с кодами продуктов, блюд и полуфабрикатов, распечатанных из товароучетной системы. Для увеличения скорости товары могут быть сгруппированы по местам хранения, а бланки розданы разным рабочим группам. Коды в бланках помогут быстро перенести данные о количестве и однозначно идентифицировать товар в товароучетной системе. Более глубокая автоматизация не всегда возможна и экономически выгодна. Например, применение технологии штрих-кодирования, терминалов сбора данных и весов с печатью этикеток будет эффективно только на крупных производственных предприятиях с постоянным циклом производства. В ресторанах и кафе, как правило, небольшой товарный запас и большое количество весового не штрих-кодированного товара и полуфабрикатов, а также имеются «початые» бутылки в баре, вскрытые банки и упаковки на кухне.

Все это существенно сужает список товаров, которые можно инвентаризировать при помощи терминала сбора данных. Но все же современные товороучетные системы – такие как Трактир «Head-Office» полностью поддерживают данные технологии и содержат механизмы без применения дорогостоящего оборудования, такие как автоматический ввод данных в инвентаризацию по коду товара, печать бланков для инвентаризации по группам товаров, печать отчетов по данным фактически введенным в инвентаризацию для быстрого обнаружения ошибок ввода, автоматическое разложение блюд и полуфабрикатов на ингредиенты непосредственно в документе инвентаризации.