«Прозрачный» склад – системы автоматизации

– Как происходит автоматизация склада?

– Автоматизация склада начинается с создания необходимых классификаторов (поставщиков, материально ответственных лиц и т. д.), а также инвентаризации и заведении остатков на складе, – говорит Владимир Двухименный, генеральный директор ЗАО «Ист Консепт». – В дальнейшем отпуск товара на производство и торговые точки ведется по накладным или заборным листам. При этом, как правило, организуется товарооборот с электронными подписями, но в конечном итоге для отчетности формируются документы с подписями кладовщиков, бухгалтеров, материально ответственных лиц на производстве и точках продаж. Списание продуктов с производства происходит автоматически по мере реализации продуктов через кассу или каким-либо другим способом. Движение продуктов по цехам отслеживается только при работе очень крупных производств, там, где существуют заготовительные цеха, готовящие полуфабрикаты и отправляющие их в цеха окончательной обработки продуктов. Эти технологии достаточно хорошо освоены в комплексе программ «Русский Ресторан» из КИС «Intellect Style».

– Каким образом ведется учет продуктов при поступлении их на производство?

– В общепите существует две схемы учета продуктов: «Котловой способ» и «По факту продажи блюд». Котловой способ практикуется, как правило, в столовых и при обслуживании банкетов, когда конечное количество блюд (порций) известно. В столовой готовится план-меню или план производства, а на банкет, как правило, кухня готовит под определенное количество гостей, – рассказывает Алексей Субботин, руководитель проекта Presto, компания «Тензор». – Способ «по факту продажи блюд» практикуется в ресторане или кафе, где спрос заранее предсказать нельзя. И итог по кухне становится известен после завершения смены по итогам продаж.

– Как проходит учет движения продуктов склад-производство-реализация?

– Движение товаров между складами производится документом «Перемещение». Есть ряд отчетов, с помощью которых можно посмотреть движение товаров за период. Одним из них является «Оборотная ведомость». После того как продукты оприходованы на склад, далее они могут быть перемещены в кухню (бар, холодный цех и т. п.). Такие операции сопровождаются вводом электронных документов «Требование в кладовую» и «Отпуск из кладовой». Отметим, что электронные документы содержат информацию об их авторах, что позволяет контролировать ведение учета. Для отчетности печатаются бумажные копии этих документов, с подписями кладовщиков, бухгалтеров, материально ответственных лиц на производстве и точках продаж, – продолжает Павел Соловьев, брэнд-менеджер компании «СофтБаланс».

Сразу после проводки накладной автоматически пересчитываются:
– остатки на складе
– остатки в подразделениях
– текущая средневзвешенная стоимость поступивших продуктов с учетом предыдущих остатков
– текущая себестоимость калькуляций, которые содержат в себе поступившие продукты.

– В списке продуктов в реальном времени можно увидеть их текущие остатки на складе и во всех подразделениях с учетом уже приготовленных сегодня блюд. Для оформления процесса производства блюд служит документ «Выпуск продукции». Все, что программа должна делать для расчета калькуляции, делается этим документом. На складе «исчезают» продукты, в производстве «появляются» блюда, – рассказывает Сергей Савченко, коммерческий директор ЗАО «Квазар».

– Формируется единая номенклатура заведения, которая включает весь ассортимент используемых продуктов. По отдельно взятому цеху формируется складская картотека с ассортиментом именно этого цеха. Имея единую номенклатуру, можно проводить анализ по каждому наименованию, например, как распределяется растительное масло по всем цехам. Номенклатура является единым связующим справочником, а складская картотека показывает картину на отдельно взятом складе, – говорит Алексей Субботин.

– Вечная проблема – отрицательные остатки. Как с ними работать и бороться?

– Отрицательные остатки появляются в двух случаях: 1) Несвоевременная регистрация продуктов в системе учета и неправильно оформленная калькуляция, в которой завышено содержание продуктов или неправильно указана единица измерения. 2) Фактическое использование других продуктов при изготовлении блюд вместо указанных в калькуляции (рецептуре) и недовложение продуктов во время приготовления. Практика показывает, что в первом случае проблемы возникают там, где руководство пытается сэкономить на персонале, возлагая обязанности калькулятора на администратора или на шеф-повара (это все равно, что назначить козла стеречь капусту). Должность калькулятора должна быть либо отдельной для крупных предприятий, либо совмещенной с бухгалтером, но при условии, что бухгалтер не работает по совместительству. Во втором случае это происходит только при бесконтрольности и попустительстве администрации.

Грамотная система автоматически отлавливает момент формирования отрицательных остатков и не списывает в «минус» продукты. Современные технологии позволяют вести полный контроль и учет всех остатков в реальном времени, вовремя обнаруживать такие коллизии и без особых проблем их устранять, руководству только необходимо проводить регулярные выборочные проверки (инвентаризации), – говорит Сергей Савченко. – Работать с отрицательными остатками нежелательно. И в теории автоматизации отрицательные остатки запрещены. На практике отражение прихода продуктов часто запаздывает с реальным поступлением продуктов на кухню, или реализация вводится раньше, чем информация о выпуске блюд будет заведена в программу. Поэтому вместо, скажем честно, правильного ведения учета, в 90% случаев отрицательные остатки разрешены, в угоду практических ограничений, описанных выше.

– «Борьба» с ними сводится к правильному пересчету себестоимости продуктов в момент прихода, когда остатки и себестоимость отрицательные. В этом случае программно осуществляется приход до нуля и затем уже – реальный приход по накладной. Тогда себестоимость продуктов будет реальной, – добавляет Павел Соловьев. – Еще следует упомянуть, что вопрос отрицательных остатков является более глубокой темой, чем кажется на первый взгляд. Например, он тесно связан со случаями халатности, когда отрицательные остатки появляются ввиду неправильно проработанных калькуляционных карт. Одним из советов можно считать рекомендацию руководству поступать более жестко, заставляя сотрудников «успевать» вовремя вводить информацию в программу.

– Как производится конкретный учет крепкого алкоголя?

– Принцип учета крепкого алкоголя в основном ничем не отличается от учета остальных продуктов, однако при этом формируется специальная декларация в соответствии с требованиями законодательства. Два ключевых момента: 1) В целях недопущения тайного использования барменом собственного алкоголя регулярно, в правильно выбранный момент, проводится выборочная сверка остатков в баре с расчетными. 2) Программа учета самостоятельно подготавливает специальные виды отчетов по движению алкогольной продукции, которые в последнее время все в больших объемах требуют различные инстанции. Для грамотного учета дорогостоящей барной продукции следует снимать остатки после завершения каждой смены. Чтобы компьютер мог автоматически вычислять остаток жидкости, необходимо ввести для каждого типа штрих-кода упаковки вес пустой бутылки и вес базового объема, например, литра для вычисления плотности. Каждая смена должна сдать остатки и итоги работы. Следующая смена должна принять остатки. По сути, проводится мини-инвентаризация по бару после каждой смены. Для эффективной инвентаризации следует не хранить в баре слишком много напитков, – говорит Алексей Субботин.

– Сколько уходит времени на освоение работником системы автоматизации?

– По поводу обучения нового человека можно сказать следующее: на внедрение небольшого ресторана, как правило, мы планируем 4 – 5 рабочих дней. Этого достаточно, чтобы обучить людей с нуля, – продолжает Владимир Двухименный.

– Безусловно, необходимо знание MS Windows. Часто обучение на месте осуществляют более опытные сотрудники. Такой подход оправдан, но важно не научить молодых «плохому» – этому они и сами научатся со временем. Специалисты компании-автоматизатора лучше знают свой продукт, и нужно понимать, что в целом затраты на обучение работе с АСУ в результате окупаются более эффективной работой с клиентом, – говорит Павел Соловьев.

– Сама по себе система учета достаточно проста, наглядна, а интерфейс интуитивен. Она требует минимальных затрат времени при оформлении прихода и перемещения продуктов. Все остальные функции полностью автоматизированы. Современная система автоматизации предоставляет в реальном времени всю текущую информацию об остатках, выручке, занятых столах, загрузке зала и т. д. Тем не менее работа непосредственно с калькуляциями требует определенных навыков, которыми должен обладать сотрудник, работающий в ресторане в должности калькулятора, – рассказывает Сергей Савченко.