При организации банкета продумывайте детали

Итак, банкет — мероприятие, несомненно, прибыльное. Мы попытались показать, как сделать его еще прибыльнее, еще больше, но для этого руководителю заведения нужно хорошо поработать.

Тонкости работы на выезде

Кроме того, сегодня очень соблазнительно объявить своим гостям о возможности проведения банкетов и праздников на природе, на выезде. Но прежде чем это сделать, подумайте о своих силах и продумайте в деталях несколько пунктов.

Прежде всего — наличие и количество товарно-материальных ценностей. Если концепция ресторана не предполагает использования в залах скатертей (а такое сегодня бывает достаточно часто), то с организацией банкета будут проблемы: шашлыки на природе — это хорошо, но чаще всего гости ждут все же столы, накрытые скатертями. Специально же шить или покупать текстиль стоит, только если ресторан планирует всерьез взяться за организацию банкетов.
С другой стороны, сегодня на рынке предлагаются широкие линейки одноразовых скатертей — и для выездного мероприятия это может стать спасением. Однако не каждый заказчик банкета на это согласится: такой вариант надо обговаривать индивидуально и на всякий случай все же иметь комплект обычных скатертей.
 

Приглашенный персонал требует особого внимания

Далее нужно точно подсчитать количество персонала. Для предприятия с большим штатом проведение банкета на выезде, скорее всего, в этом отношении не составит проблемы — на него просто будет привлечена вторая смена. А вот если штат в силу особенностей обслуживания или самого ресторана небольшой, то персонал придется приглашать.

— Трудность работы с таким персоналом заключается прежде всего в том, что его фактически невозможно обучать, — говорит Кирилл Погодин. — Привлекаемые сотрудники никогда не станут носителями стандартов, как штатные, — они просто не будут этим озадачиваться. При этом официанты, работающие на выезде, должны быть даже более профессиональны, чем ресторанные.

В ресторане официант вышел в зал, подал блюдо и ушел «за кулисы». На выездном обслуживании «кулис» нет: там приходится постоянно быть в поле зрения клиентов, а значит — опрятным, аккуратным, уверенным в себе. В ресторане выработана своя этика, здесь все налажено, и официант знает, что в какой ситуации предпринимать. Там, на выезде, каждый раз новая площадка, новые ситуации, на которые нужно быстро и правильно реагировать.

Однако часто без приглашенных официантов, а иногда и поваров, не обойтись. Поэтому ресторатору, решившему заняться обслуживанием банкетов на выезде, лучше заранее обеспокоиться официантской базой либо найти агентство, которое сможет предоставить персонал. И тот и другой путь имеет свои преимущества и недостатки (см. таблицу).

Если ресторатор предпочитает работать с агентством, то следует быть готовым, во-первых, к лишним затратам. Во-вторых, к тому, что это агентство нагонит совершенно незнакомых официантов с совершенно неизвестными навыками и, более того, с неизвестными моральными качествами.

И в-третьих, к тому, что ни менеджер, ни руководитель заведения, ни сам ресторатор этот персонал контролировать не смогут. То есть поначалу им будет казаться, что они его контролируют, но в конце концов может наступить момент, когда они поймут, что это не так, потому что контролирует персонал тот человек, который его поставляет. И если этот человек решит «выкрутить» ресторатору руки, поставив ему какие-то свои условия проведения мероприятия, то с этим придется соглашаться: персонал-то в его подчинении!
В результате это грозит либо повышением затрат ресторатора на мероприятие, либо, если он наотрез откажется от новых условий, мотивируя отказ прежней договоренностью, потерей 80–90 процентов персонала и фактическим срывом банкета. Поэтому опыт многих рестораторов показывает, что если работа ведется через посредника — агентство, изменить что-то, кроме того что согласиться на его условия, шансов нет.

Если ресторатор ратует за наличие базы, то ему (или его ответственному сотруднику) придется лично обзванивать каждого официанта, договариваясь с ним на конкретный день и за конкретную плату. Это требует большого количества времени, но опытные рестораторы говорят, что оно того стоит. Потому что тогда и наемные сотрудники (а они часто бывают одни и те же и в результате уже становятся «своими») понимают, какие требования к ним предъявляют и чего ждут, и то же самое понимают ресторанные менеджеры: какие требования к ним предъявлять и чего от них можно добиться.
Впрочем, в высокий сезон — например, перед новогодними праздниками, — у многих рестораторов возникает необходимость обратиться за персоналом в агентство, потому что «свои» официанты фактически наверняка будут заняты.
 

О важности письменных договоренностей

При организации банкетов в заведении (впрочем, выездных мероприятий это также касается) ресторатору нужно обратить внимание на качество работы подрядчиков — людей, которые привозят продукты и напитки, а также занимаются организацией развлекательных мероприятий.

Если сотрудничество с «продуктово-напиточными» подрядчиками ресторатора устраивала, то его решение заняться банкетами ничего не изменит: по большому счету этим подрядчикам не важно, для чего поставлять картофель или вино — для ежедневной работы заведения или разовой банкетной. А вот подбирать подрядчиков для развлекательной программы следует очень тщательно. Потому что нередко в конце банкета за одним столом и в одинаковой кондиции сидят и гости, и музыканты, и ведущий банкета.

И если ресторатору кажется, что так и должно быть, то он очень и очень ошибается: этот персонал — лицо его заведения. И гости, и заказчик банкета, несмотря на свою «кондицию», обязательно запомнят, чем закончился праздник. Опытные рестораторы предостерегают своих коллег от такого финала, потому что у них у всех за свою бытность рестораторами был хотя бы один заказчик банкета, который потом являлся с претензией и подсчетом (действительным или нет, вопрос другой), сколько блюд с его стола съели музыканты и сколько водки выпили.

Бороться с этим можно только одним способом: жестко требовать от своего персонала пресекать попытки музыкантов и ведущего что-то съесть или выпить с гостевого стола. Также, нужно заранее предупредить — можно в письменном виде и под роспись — тех же музыкантов и ведущего, что если это произойдет, они лишатся гонорара и будут удалены с мероприятия. А самое главное — нужно быть готовым это сделать! Да, это риск. Но стоит один-два раза это сделать, потом музыканты и ведущий подобного себе не позволят: об этом заведении их предупредят изгнанные.

Говоря о фиксировании договоренностей на бумаге, нужно добавить, что это касается не только подрядчиков развлекательной программы, но в первую очередь заказчика мероприятия. Отсутствие такой договоренности грозит прежде всего завышенными требованиями заказчика к банкету уже во время его проведения и отказом что-то оплачивать позже. Потому что выясняется: он думал — будет так, а сложилось по-другому, и он решил, что ему предоставится то-то, а этого не было. Еще бы, ведь не было главного: четкого описания на бумаге того, что должен сделать ресторан.

Соответственно, неудовлетворенность заказчика растет, ведь ему кажется, что ресторан за его деньги должен очень многое.

Наиболее актуальна такая письменная договоренность для завершения мероприятия. Когда ресторатор считал (и вроде бы об этом договаривались!), что банкет закончится в одиннадцать часов вечера, а уже двенадцать, час, два ночи — издержки на персонал растут, ему уже надо заказывать такси, ресторатор уже вообще не понимает, что происходит, потому что все пошло вразнос, а клиент не уходит, так как считает, что у него банкет! Он имеет право, и его праздник еще не закончился.

Чтобы праздник закончился к удовлетворению обеих сторон, нужна четкая письменная договоренность с четко фиксированной суммой — стоимостью работы ресторана до 23:00, до 00:00, до 01:00 и так далее — хоть до утра. При этом те же самые опытные рестораторы рекомендуют брать предоплату за ночное веселье, которая, естественно, возвращается заказчику либо после ухода последнего гостя, либо на следующий день по окончании расчета. Потому что иначе никто дополнительно платить уже не будет.

Кстати, в данном случае и клиент будет больше уважать сотрудников этого заведения, куда, возможно, не раз еще вернется.
Удачного лета, господа!

Благодарим Международную специализированную выставку Horeca. Just Horeca за организацию семинара Оксаны Сергеевой по банкетному делу, из которого мы почерпнули много нового