Как учесть себестоимость шведского стола и формата самообслуживания?

Роман Аврамов, генеральный директор iiko

Владельцы небольших заведений нуждаются в эффективных инструментах управления ресурсами ничуть не меньше, чем собственники крупных ресторанов, ведь им приходится решать те же задачи: подобрать и мотивировать персонал, навести порядок на складе, построить отношения с поставщиками, контролировать качество блюд, минимизировать потери и ежедневно бороться со злоупотреблениями, управлять финансами и прочее. По данным исследований, при внедрении современной информационной системы путем оптимизации бизнес-процессов и сокращения издержек можно сэкономить до 25% операционных затрат.

Перечень базовых требований к информационной системе для столовой одинаков с любым другим заведением общепита: это функции, связанные с автоматизацией кассы, склада, учетом рабочего времени, расчетом зарплаты, формированием управленческой финансовой отчетности, контролем над злоупотреблениями и так далее. Но есть отдельные инструменты, которые особенно полезны для подобных заведений. Чаще всего процесс обслуживания гостей в столовых организован в соответствии с классическим форматом: двигаясь вдоль линии раздачи, гость набирает на поднос готовые порционные блюда, имеющие фиксированную стоимость, а затем оплачивает их в кассе. В таких заведениях автоматизация осуществляется фактически так же, как в классическом формате «фаст-фуд».

В некоторых заведениях практикуется концепция шведский стол (или буфет): гость набирает в тарелку какое-то количество разных салатов, горячих закусок, соусов и платит за общий вес выбранных блюд, либо фиксированную сумму за подход к столу. Возникает вопрос: как учитывать реализацию таких блюд, ведь вычислить, сколько какого салата взял гость, невозможно. При этом гость зачастую неравномерно выбирает блюдо, выискивая лакомые кусочки, так что менеджер зала должен постоянно следить за соответствием блюда стандарту его приготовления и вовремя корректировать его. В результате часто возникают расхождения по актам переработки, сложности с учетом заборных листов и тому подобное, что при использовании «котлового метода учета» (когда просто подсчитывают, сколько продуктов было куплено и потрачено между инвентаризациями) порождает массу ошибок и злоупотреблений. Так как же учесть себестоимость и движение товаров в этом случае?

Система нового поколения iiko позволяет регистрировать такие внутренние документы, как акт приготовления, акт списания и акт переработки, что очень важно для учета весовых блюд, продаваемых совместно, но без детализации по составу. Это происходит так: повар, приготовив, скажем, салат, взвешивает его прямо в контейнере и пробивает на кассовом терминале. iiko формирует акт приготовления, и продукты списываются со склада. В течение дня блюдо на витрине можно пополнять, оформляя акт приготовления с увеличением количества. В конце дня остатки непроданных блюд также взвешиваются и списываются через акт списания (если блюдо хранению не подлежит) либо через акт приготовления с уменьшением количества (в случае, если блюдо оставляют на следующий день).

Реализованные блюда с помощью акта переработки регистрируются в системе, как проданный за день шведский стол. В результате количество блюд, проданных гостям, а также остатки продуктов на складе всегда известны. Таким образом, традиционные манипуляции с «заборными листами» становятся невозможны: учет приготовленных и списанных блюд происходит автоматически, а контроль над действиями персонала осуществляется с помощью системы событийного видеоконтроля iikoVideoSecurity. В итоге получаем фактическую себестоимость реализованного за день шведского стола, точный состав каждой порции которого узнать нельзя, но измерить среднюю за день, как мы видим, возможно. Кроме того, по расширенной оборотно-сальдовой ведомости можно узнать вклад каждого блюда в общую выручку за период и проанализировать эффективность продаж.

Более редкий формат – столовые самообслуживания. Яркий пример – ресторан Daily в г. Екатеринбург, с лета 2010 года работающий на системе iiko. Здесь посетителю предлагается сделать все самому – выбрать любое понравившееся блюдо и положить именно столько, сколько хочется съесть, заправить по своему вкусу, взять любимый гарнир к горячему и прочее. В обеденное время, заходя в ресторан, гость получает карточку (либо использует свою карту постоянного гостя), проходит через турникет и попадает в зону раздачи. Здесь, свободно перемещаясь между «островами», организованными по категориям представленных на них блюд, он самостоятельно порционирует выбранные позиции и сам оформляет заказ на расставленных сенсорных терминалах самообслуживания, взвешивая на электронных весах весовую продукцию. Затем он попадает в кассовую зону, где имеет возможность рассчитаться за свой заказ несколькими способами: по внутреннему депозиту, если он постоянный гость, наличными или банковской картой, а также комбинацией этих способов.

Главное преимущество iiko – комплексный подход к автоматизации: все необходимые инструменты интегрированы в едином информационном пространстве, что позволяет существенно снизить издержки и злоупотребления, оптимизировать учет и, в конечном итоге, увеличить прибыль.