Автоматизация процесса инвентаризации повысит эффективность работы ресторана

Ресторан и кафе — это предприятия, которые реализуют как цикл производства, так и готовую продукцию заказчикам. Подобное совмещение требует постоянного контроля со стороны менеджмента предприятия за соблюдением технологий производства и организации учета ингредиентов и готовой продукции. Полноценно решить данные вопросы невозможно без такого процесса, как периодические и плановые инвентаризации.

В период инвентаризации решаются следующие основные задачи: определение реальных товарных запасов на объекте инвентаризации; проверка соблюдения сроков хранения и реализации ингредиентов и готовой продукции; сверка результатов объективного контроля с данными системы управления товародвижением.

Полученные данные позволяют с высокой степенью достоверности определить следующее: нарушения в процессе производственного процесса, связанные с несоблюдением технологии приготовления блюд, рецептуры, использованием неправильных ингредиентов; возможные каналы хищений и злоупотреблений персонала; эффективность работы персонала, осуществляющего заказ и управление поставками продукции, ингредиентов, а также планированием производства продукции.

Результаты инвентаризации на предприятии питания могут дать понимание менеджменту необходимости внесения изменений в технологические процессы предприятия, что приведет к оптимизации и сокращению издержек, повышению эффективности предприятия и уровня лояльности клиентов. Поэтому автоматизация процесса инвентаризации и получение аналитических отчетов для менеджмента по важности стоит на одном уровне с анализом продаж.

Проведение инвентаризации предприятия оформляется документом «Инвентаризация», который используется для синхронизации оперативных остатков при наличии расхождений реальных и документальных данных о наличии товаров, для формирования сличительных ведомостей и инвентаризационной описи. Периодичность проведения инвентаризаций для разных групп товаров может быть одинаковой, а может и различаться, если появляются риски злоупотреблений персонала или данные о неэффективности технологических процессов.

Инвентаризацию можно упростить и ускорить при помощи штрихкодов и терминалов сбора данных. Наша компания предлагает линейку специализированного оборудования для проведения инвентаризации. При использовании данного оборудования и системы автоматизации задача проведения количественного учета остатков на складе значительно сокращает временные и трудовые затраты.

Порядок проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей организации определяется Положением о бухгалтерском учете и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49. Организация также вправе самостоятельно установить периодичность и состав объектов, подлежащих инвентаризации.

Система Intellect Style при инвентаризации в сетевых ресторанах обеспечивает возможность доступа каждой точки продаж (ресторану) к общему модулю, но с ограничением «По документам», т. е. бухгалтерские остатки по продуктам менеджерам ресторанов не видны. Соответственно, каждая точка заводит свои остатки в пустую колонку «По факту» самостоятельно, а бухгалтер в центральном офисе видит полный документ инвентаризации с заполненными полями и с помощью дополнительных удобных инструментов работает с «Листом разницы» и «Инвентаризационной ведомостью».

Автоматизированная система в области инвентаризации помогает не только бухгалтеру, кладовщику и владельцу видеть всю картину на предприятии по излишкам и недостаче, пересортице и нарушениям сроков реализации и хранения продукции, но и помогает определить правильность технологических карт производства продукции. Такая система может помочь отследить воровство на кухне и складе, что нельзя сделать, используя отчеты только по реализации, заказам и приемке товаров. На основании установленных данных и рассчитанных остатков по документу автоматически создаются инвентаризационные ведомости, документы излишков и недостачи. Также можно создавать инвентаризации разной детализации и разделять их по группам.