Как вовремя договориться с поставщиком и сэкономить несколько сотен тысяч рублей в год

Управление закупками в ресторане — это очень важный бизнес-процесс, который легко поддается формализации и автоматизации.
У нас в ресторанах это выглядит следующим образом.

Когда с поставщиком достигнуты окончательные договоренности, мы фиксируем все в договорах, в том числе и цены на товары. После чего контакты поставщика передаются ответственному за закупки. По барным позициям это администратор или бар-менеджер, а по кухонным — шеф-повар.
На кухне и в баре есть список «Должно быть», в котором перечислены все наши продукты с минимальными и максимальными остатками. Минимальные уровни нужны, чтобы избежать стоп-листов, максимальные — чтобы избежать перезатарки и замораживания денег.

Заказ поставщику делается, как правило, до уровня максимального остатка. Для этого в нашу систему автоматизации iiko заведены ограничения по остаткам каждого товара, и программа сама может рассчитать, сколько необходимо дозаказать. Однако для этого не всегда нужна программа. Часто достаточно «визуального сканирования» опытным администратором или шеф-поваром.

Помимо правильных заказов очень важен контроль поставок. Все мы люди и все ошибаемся. Поставщик может прислать более дорогой товар вместо недорогого по ошибке. Или цены поднять без предупреждения. Или сделать еще что-нибудь столь же неожиданное. Для этого все договоренности о ценах заносятся в iiko, и каждый раз, когда калькулятор заводит в систему накладную, система сверяет фактическую цену с прайсовой и «ругается» на расхождения.

Наши рестораны пока представляют собой небольшую сеть, и у нас все пока еще «по-домашнему» в плане управления закупками. У крупных сетей все более формализовано. Для них в iiko есть отдельный модуль для управления производственно-распределительным комплексом. Благодаря этому все рестораны сети могут оформлять заказы в электронном виде и размещать их на центральном складе, где все они аккумулируются и превращаются в заказы поставщикам, если это необходимо. Отсюда же все товары могут отгружаться в рестораны или доставляться в рестораны поставщиками. Весь документооборот в этом случае происходит в электронном виде, что очень удобно и экономит много времени кладовщикам.

А для того, чтобы вообще понимать, насколько хорошо мы умеем договариваться с поставщиками, раз в квартал мы делаем отчет, в котором наши закупочные цены сравниваются с закупочными ценами других ресторанов. Отчет этот имеет просто фееричную эффективность. Благодаря ему мы дополнительно экономим несколько сотен тысяч рублей в год. Делается он в рамках нашей услуги по аутсорсингу складского учета для всех клиентов, которые пользуются этой услугой и готовы предоставлять свои данные для анализа. Также этим отчетом на платной основе может воспользоваться любой ресторан, предоставив свои закупочные данные.