Избежать ошибок, или нюансы калькуляции

Несмотря на то, что калькуляционные карточки используются чуть ли не с основания ведения учета в общественном питании, при автоматизации ресторанов возникает несколько нюансов, которые могут приводить к ошибкам опытных бухгалтеров, работавших ранее «по бумажке». Также калькуляции, в силу некоторых особенностей в работе системы автоматизации, могут служить и источником злоупотреблений со стороны персонала. Рассмотрим эти аспекты подробнее.

Многие источники с рекомендациями по ведению учета советуют составлять калькуляцию на 100 порций, чтобы более точно определить себестоимость и розничную цену продукции. В этом моменте кроется тонкость работы с полуфабрикатами и заготовками, например, соусами, на которые оформляется своя калькуляционная карточка. Полуфабрикаты добавляются в калькуляцию блюд как отдельный ингредиент, и программа уже сама может рассчитать, сколько нужно взять товаров со склада как для приготовления самого блюда, так и для входящего в него полуфабриката. Бухгалтеры, которые слишком полагаются на программу, оформляют только выпуск продукции на блюда, рассчитывая, что она сама посчитает, сколько ингредиентов нужно на приготовление соусов, входящих в блюда, а программа выдает ошибку, что обнаружено нулевое вложение ингредиентов. Можно, конечно, положиться в этом случае на механизм по учету специй, который позволяет учитывать ингредиенты с вложением менее одного грамма, но более правильным будет разделить выпуск продукции на 2 документа — отдельно для полуфабрикатов и выпуска продукции. Это позволит не только избежать работы со специями, но и облегчит подсчет полуфабрикатов во время инвентаризации.

При работе со специями существует и еще одна особенность — когда в калькуляционных карточках указывают перечень специй и всего многообразия зелени, входящих в блюдо. Мы считаем это неоправданным усложнением ведения учета, так как большая часть специй стоит дешево, а издержки на пересчет каждой отдельной специи при проведении инвентаризации требует значительных усилий. Для большинства заведений мы рекомендуем заводить номенклатурную позицию «специя» для специй, «зелень» для зелени, и в калькуляционных карточках указывать только эти две позиции, а какие конкретно специи используются при приготовлении блюда — писать уже в технико-технологических картах.

Для удобства работы в программном продукте «Трактиръ» технико-технологические карты (ТТК) совмещены с калькуляционными карточками. Рецептура блюда или полуфабриката задается один раз для обоих документов, а для ТТК уже дополнительно указывается технологический процесс, оформление и подача блюда, условия хранения, рассчитывается пищевая и энергетическая ценность блюд, которая может впоследствии быть отражена в меню заведения.
Еще одна ошибка при заполнении калькуляций может скрываться в неправильном создании карточек номенклатуры. Если этим процессом занимается несколько человек, то могут возникнуть ситуации, когда на одну и ту же позицию будет заведено две разных карточки, например, «Лосось соленый» и «Соленый лосось». Избежать подобных ситуаций поможет использование шаблонов наименований номенклатуры и своевременный аудит системы учета.
Контроль правильного заполнения калькуляционных карточек — задача не только бухгалтера, но и руководителя, так как намеренное внесение изменений в калькуляции является наиболее распространенным способом злоупотреблений в ведении учета. В калькуляциях может завышаться расход продукции или добавляться продукты, не имеющие никакого отношения к блюду, например, когда в калькуляцию стейка добавляют дорогой коньяк. По учету списание коньяка пойдет, а по факту — нет.

Для предотвращения такого вида злоупотреблений мы рекомендуем в обязательном порядке подписывать все калькуляции у шеф-повара и руководителя предприятия и регистрировать их в специальном реестре. Для поиска коньяка из вышеприведенного примера мы рекомендуем пользоваться отчетом «Вхождение ингредиентов в ТТК», входящим в программный продукт «Трактиръ», по которому можно очень быстро отследить умышленно добавленные позиции в калькуляции.

Должен соблюдаться баланс между серьезным подходом к контролю заполнения калькуляций и гибкостью внесения в них изменений — управление меню ресторана всегда творческая задача, которая может потребовать изменить уже существующие блюда. В частности, при использовании методики «Menu engineering» для управления меню в качестве управленческих решений может применяться сокращение размера порции или изменение рецептуры для повышения маржинального дохода от блюд. Изменение калькуляций в «Трактиръ» происходит на основании документа «Акт проработки блюд», который позволит вычислить не только средние значения расхода ингредиентов при проработке блюда, но и провести по учету расход составляющих, участвующих в проработке.