Как создать сильную команду и кадровый резерв через онлайн-обучение: опыт компании Evos

Как обеспечить непрерывный поток кадров и замотивировать сотрудников регулярно проходить обучение

Рассказываем, как с помощью онлайн-курсов готовить руководителей внутри компании, упростить сотрудникам путь по карьерной лестнице и внедрить единые стандарты в сети ресторанов, – опыт Evos.

С помощью корпоративного обучения можно не только адаптировать новичков и повысить квалификацию персонала, но и создать кадровый резерв. Тогда на руководящие должности не придётся нанимать внешних сотрудников, которые не знакомы со спецификой компании: специалисты будут готовиться внутри организации. 

О том, как выстроить кадровый резерв и замотивировать персонал проходить обучение, поговорили с Маргаритой Пигаревой, HR-директором компании MAK FOOD SERVIS. Организация владеет торговой маркой Evos – сетью ресторанов быстрого обслуживания в Узбекистане. 

– Расскажите, всегда ли вы обучали сотрудников онлайн. 

К онлайн-курсам мы пришли не сразу – раньше обучение проходило в офлайн-формате. Сотрудники изучали теорию и проходили практику под руководством тренеров. С помощью очных занятий на местах мы адаптировали новых сотрудников и вводили их в активную стадию работы. Это было в 2018 году. Тогда у нас работало 15 ресторанов и около 500 человек. За 1–1,5 месяца тренеры успевали вживую обучить 15 новичков – в тот момент нас устраивали такие показатели. 

Однако в 2019 году Evos начала активно развиваться. К нам устраивалось по 100 человек в месяц, и мы физически не успевали всех адаптировать: в штате работали только три тренера. 

Сами занятия также были довольно объёмными. Сотрудники должны были изучить стандарты компании, методы обслуживания гостей, правила работы с оборудованием, нормы гигиены и безопасности. Всю теорию необходимо было отработать на практике. 

К тому же в это время мы внедряли во всех ресторанах сети единые стандарты обслуживания. Так задача усложнилась: необходимо было и обучать новых сотрудников, и переучивать старых. Нехватка тренеров и необходимость проводить обучение индивидуально замедляли общие сроки подготовки сотрудников. Особенно это было критично в периоды активного роста компании.

Я пришла к руководству с предложением иначе организовать теоретические занятия. Мне хотелось, чтобы уроки проходили быстрее и охватывали как можно больше персонала. Рассматривали два варианта решения проблемы: постоянно увеличивать штат тренеров или найти более эффективный инструмент, который облегчит нам работу. Первый вариант отмели сразу: в очном формате мы бы не смогли обучить нужное количество сотрудников без потери качества. Решили остановиться на онлайн-обучении. 

– Как организовали онлайн-обучение и выбирали платформу, на которой разместите курсы? 

Мы рассматривали разные LMS – системы управления обучением. Искали платформу с возможностью кастомизации и мобильной версией, на которой можно размещать разные форматы контента и, главное, работать на узбекском языке. Последний был одним из критических факторов: 70 % нашего персонала разговаривают только на узбекском. Выбрали iSpring Learn, потому что платформа отвечала всем нашим критериям.

– Как проходил переход на новый формат обучения? Как сотрудники восприняли изменения? 

Для начала мы создали на iSpring Learn два пробных тренинга в формате презентаций. Первое, с чем столкнулись, – сопротивление персонала. Возникали вопросы: что это? зачем это нужно? почему я должен тратить время на курсы? 

Мы понимали, что это нормальная реакция персонала: людям приходилось отрываться от задач или разбираться в чём-то новом в нерабочее время. Именно поэтому мы много и терпеливо общались с сотрудниками, Например, объясняли, что курсы – это не проверка с целью уволить неэффективных работников, а помощь. Благодаря обучению можно, наоборот, повысить квалификацию и вырасти по карьерной лестнице. Народ постепенно прислушивался. 

Кардинально ситуацию изменила пандемия в 2019 году. Тогда мы запустили тренинг с рекомендациями, как обезопасить себя от коронавируса. Курс вызвал ажиотаж. Когда сотрудники начали возвращаться с позитивной обратной связью и спрашивать, будут ли новые тренинги, мы поняли: нужно срочно закреплять реакцию и добавлять другие материалы – пока интерес ещё свеж.

 
Рис. 1. Курс о защите от коронавируса создали в формате небольшой красочной презентации

Всю оставшуюся теорию, которую раньше давали офлайн, мы окончательно перенесли на iSpring. На платформе разместили welcome-тренинг для новичков, где они знакомятся с руководством, курсы по стандартам компании, материалы по рецептуре, инструкции по изготовлению блюд и технологические карты. Получилась настоящая цифровая библиотека, к которой открыли доступ всем сотрудникам. 

Доступ бессрочный – вернуться и пересмотреть трудные моменты сотрудники могут в любое время. Это полезно не только новеньким, но и опытным специалистам. Теперь им необязательно обращаться к коллегам или долго искать информацию на бумагах или в чатах – достаточно заглянуть в iSpring.

 
Рис. 2. В программу онбординга входят курсы по деловому этикету, корпоративной культуре, безопасному обращению с персональными данными и стандартам внешнего вида. Например, так выглядит один из слайдов на платформе iSpring 

– Сотрудники позитивно восприняли материалы про методы защиты от ковида. А как привлекали внимание к другим обучающим курсам?

Тренинг с рекомендациями, как защитить себя от коронавируса, был короткий и полезный для «жизни вне работы», его персонал проходил с интересом. С корпоративными курсами оказалось немного сложнее. Необходимо было выработать у людей привычку регулярно учиться, проходить итоговые тесты, а в случае неудачи вновь повторять материал и пересдавать их. 

Около семи месяцев приходилось контролировать сотрудников и буквально «загонять» их на обучение. На этом этапе мы собирали обратную связь и хвалили за отзывы, а ещё подробно рассказывали персоналу и руководителям, почему с помощью онлайн-курсов проще двигаться по карьерной лестнице. 

Сейчас ситуация изменилась: не приходится никого заставлять учиться, контролировать и напоминать пройти тесты. Сотрудникам просто приходит push-уведомление на iSpring, что назначены новые курсы. Персонал даже обращается к нам с просьбой разместить на платформе другие тренинги. 

– Как мотивируете сотрудников проходить обучение?

Хотя мы уже избавились от тотального контроля, всё равно отслеживаем, как люди учатся. Для этого используем несколько способов. 

Во-первых, у обязательных курсов есть проверочные задания в конце. Если сотрудник не сдаст их, ему даётся время, за которое он должен повторно изучить материал и пройти тест ещё раз. Срок для всех курсов разный – зависит от темы. Например, тестирование на знание стандартов компании можно пересдать в течение нескольких дней, а для курса на повышение в должности даётся больше времени.

 
Рис. 3. На каждый вопрос нужно ответить за минуту.
Чтобы сотруднику было удобно следить за временем, наверху страницы есть таймер 

Во-вторых, в Evos действует система мотивации по принципу SMART. У каждого сотрудника, независимо от того, на какой ступени он находится, есть свои цели. Достигнуть их работники могут, только если знают требования и стандарты организации. Здесь на помощь и приходят курсы. Именно поэтому персоналу выгодно обучаться: так специалисты достигают целей, получают баллы и могут быстрее двигаться по карьерной лестнице. 

Серьёзный контроль остался только за новичками. Тренер по обучению следит, чтобы новый сотрудник открыл учётную запись на iSpring и прошёл welcome-курсы. 

– Какие особенности у аудитории ваших курсов? 

Средний возраст наших сотрудников – 20–25 лет. Они не любят читать, особенно большие тексты, поэтому мы сделали упор на видеоролики и короткие красочные презентации, а в уроки добавили интерактив. В видеоформат перевели все технологические карты и инструкции по приготовлению блюд. Для наглядности поместили в них задания, в которых нужно конструировать, – например, из картинок с продуктами собрать блюда по технологической карте. 

Наша теория подтвердилась: молодёжи проще посмотреть и послушать, чем читать. Около 70 % курсов сейчас проходят в видеоформате. 

– Кто занимается созданием курсов? 

Когда мы запускали онлайн-курсы, в Ташкенте не было специалистов нужного нам уровня, поэтому мы отправили нашу сотрудницу на обучение в Академию iSpring. Она прошла онлайн-программы «Разработчик электронных курсов» и «Руководитель отдела обучения и развития персонала». 

Получается, мы привлекаем своих же сотрудников создавать обучение. Например, с новым оборудованием персонал знакомит специалист по нему. Он снимает видеоинструкцию, а затем мы обрабатываем ролик и загружаем на платформу. Специалисты техподдержки iSpring тоже всегда были на связи: помогали делать и размещать курсы, отвечали на наши вопросы.

– Расскажите, как с помощью курсов сотрудники могут двигаться по карьерной лестнице в Evos.

Линейный сотрудник может стать тренером, потом менеджером смены, ассистентом директора, директором и консультантом по производству, то есть управлять группой ресторанов. В презентации, которая доступна всем сотрудникам в iSpring Learn, есть информация про каждую ступень: что сотрудник должен знать, сколько проработать и что сделать, чтобы попасть на обучение для повышения квалификации. 

Расскажу на примере. Допустим, линейный сотрудник хочет вырасти до тренера в ресторане. Вот как выглядит его путь. Работник обращается в кадровый резерв. Под ним мы понимаем группу специалистов, которые готовы занять вакантные должности, если появится такая возможность, – например, откроется новый филиал или кто-то из сотрудников уволится. 

Дальше работнику автоматически назначаются курсы на платформе iSpring Learn по стандартам и процессам компании. Если сотрудник сдаёт по ним тестирование на проходной балл, он попадает на первую ступень – очное обучение на тренера в ресторане. 

После очной программы и сдачи экзамена специалист либо переходит на позицию тренера, либо, если открытых вакансий нет, попадает в резерв. 

Рис. 4. Так выглядит список сотрудников кадрового резерва на каждую должность – он формируется на платформе iSpring Learn

Директор ресторана получает об этом уведомление: если ему понадобится тренер, он сможет взять уже обученного сотрудника на эту должность. Такая же система работает для перехода на каждую следующую позицию. Перепрыгнуть ступень не получится. 

По карьерной лестнице можно дойти до директора ресторана: мы не берём руководителей со стороны, а перемещаем подготовленных сотрудников. Например, когда открывается новый ресторан, в него уходят один директор, три ассистента, два менеджера смены и три тренера. Таким образом, движение по карьерной лестнице происходит и вертикально, и горизонтально. Если директор ушёл в новый ресторан, в старом на его место встаёт ассистент из резерва. 

– Вы вводили обучение, чтобы ускорить процесс онбординга и ввести единые стандарты обслуживания. Удалось ли достичь целей? 

95 % своих целей компания достигла. Во-первых, мы сократили продолжительность переобучения и онбординга. Раньше на обучение всего 15 новичков тратили 1,5 месяца, теперь тренинг длится до двух недель в смешанном формате. Сотрудники изучают теорию с помощью видео, презентаций и конструкторов, а в ресторане уже на практике применяют знания. 

Во-вторых, нам удалось внедрить единые стандарты компании во всех ресторанах и выстроить прозрачную систему кадрового резерва. А главное – у сотрудников выработалась привычка к обучению. Мы уже избавились от жёсткого контроля за курсами – не заставляем специалистов проходить тренинги, а просто извещаем о том, что появились новые уроки. Каждую неделю отправляем руководителям отчёты об уровне обученности. Он не опускается ниже 85 %. 

Сегодня 3720 сотрудников занимаются на платформе. В месяц курсы проходят от 150 до 300 человек в зависимости от количества новых ресторанов и потребностей компании. Всего с 2019 года было пройдено 30 937 уроков. 

– Какой совет по организации обучения вы можете дать другим компаниям?

Самое главное – оцените, насколько вам необходимо внедрить онлайн-обучение. Если это действительно нужно организации, заручитесь поддержкой руководителя и не бойтесь ошибаться. Только тогда вы получите то, к чему идёте. 

Открыто рассказывайте сотрудникам, зачем внедряете новый формат обучения, и объясняйте, как это поможет в работе. Постоянно коммуницируйте с персоналом, поддерживайте людей и мотивируйте их учиться. Будьте в контакте с сотрудниками – при совместной работе у вас получится интересный симбиоз. 

Spring – онлайн-платформа для корпоративного обучения.
Создание курсов, обучение, развитие, тестирование и оценка персонала – всё в одной экосистеме.

Тел.: 8 800 333 78 73
E-mail: sales@ispring.ru
Сайт: https://www.ispring.ru/ 
Адрес: Республика Марий Эл, г. Йошкар-Ола, ул. Вознесенская, 110
Москва, Леонтьевский переулок, д. 25