Как с помощью системы автоматизации уменьшить потери от непреднамеренных ошибок и махинаций персонала?

На вопрос отвечает Алеся Иванова, коммерческий директор компании \"ЮСИЭС СПб\".

Современные средства автоматизации предоставляют разнообразные возможности по контролю работы персонала, предотвращению махинаций, уменьшению непреднамеренных ошибок и, как следствие, уменьшению потерь.

Например, в программное обеспечение R-Keeper заложены следующие инструменты. Официанты и бармены могут работать только с готовыми справочниками меню, скидок, валют и обладать определенным, ограниченным, доступом к этим справочникам. У них нет возможности вводить произвольные цены, назначать и проводить несанкционированные скидки и оплаты. Функция «сегодня нет в меню» позволяет сформировать так называемый «стоп-лист», блюда из которого автоматически не будут включаться заказы посетителей. Это предотвращает непроизвольные ошибки персонала. Так же как и возможность контроля остатков по каждому блюду, которая не дает права пробить на кассе большее количество, чем есть в остатке.

Каждый сотрудник, который работает на кассовой станции, должен иметь персональную карточку доступа. Только в этом случае можно проанализировать, кто именно совершил недопустимую операцию. Также рекомендуется ограничивать права персонала по работе с кассой. Например, запретить менеджеру зала удалять блюда и отменять предварительные чеки. Другой вариант: открыть все функции для менеджеров, но ежедневно контролировать их при помощи отчетов. При этом такие операции, как «Отмена пречека» и «Удаление чека» обязательно должны сопровождаться запиской менеджера, который произвел операцию, с указанием причин, по которым он это сделал.

В отчетах R-Keeper существует возможность контроля всех действий персонала. Необходимо ежедневно просматривать отчет «Кассовый протокол», особенно уделяя внимание таким операциям, как «Удаление чека» и «Отмена пречека». Если касса работает в режиме «Фастфуд», необходимо также контролировать такую операцию, как «Удаление несохраненного блюда». Следует анализировать дату и время операции, фамилию сотрудника, а также номер стола. После получения необходимых данных можно увидеть всю цепочку операций в отчетах и выявить махинацию. Например, в отчете «Кассовый протокол» есть информация об отмене пречека. Необходимо просмотреть, какие блюда содержались в пречеке, количество порций, а также время и дату проведения операции. Далее в отчете «Список отказов» просмотреть, есть ли эти блюда в отказах в указанное время. Если в списке отказов присутствуют данные блюда, необходимо уточнять у менеджера, по какой причине он удалял эти блюда и отменял пречек, т. к. данные операции могут свидетельствовать о махинации на кассе.

Как правило, все махинации совершаются в сговоре официанта или бармена и менеджера. Посмотреть, у какого официанта и менеджера в связке больше всего удалений и отказов блюд можно в отчетах «Персональные отказы» и «Персональные удаления».

Если говорить о контроле со стороны руководства, то с помощью приложения «Мониторинг» управляющий, администратор могут следить за действиями персонала и производить анализ текущей деятельности. Также существует много и других инструментов, таких как специальные отчеты, интеграция с системой видеонаблюдения и т. д. Если необходима оптимизация штатного расписания, мы советуем использовать специализированную систему Time-Keeper. Она позволяет составлять мастер-графики (графики потребностей) на определенный период времени, в том числе и строить их автоматически на основе данных POS-системы. Также с помощью Time-Keeper можно автоматически вести учет отработанного каждым сотрудником рабочего времени.

Санкт-Петербург,
Московский пр., д. 91
(812) 329-05-60
info@ucs-spb.ru, www.ucs-spb.ru