• Мы:

Избежать ошибок, или нюансы калькуляции

26 Октября 2012
Избежать ошибок,  или нюансы калькуляции

Несмотря на то, что калькуляционные карточки используются чуть ли не с основания ведения учета в общественном питании, при автоматизации ресторанов возникает несколько нюансов, которые могут приводить к ошибкам опытных бухгалтеров, работавших ранее «по бумажке». Также калькуляции, в силу некоторых особенностей в работе системы автоматизации, могут служить и источником злоупотреблений со стороны персонала. Рассмотрим эти аспекты подробнее.

Многие источники с рекомендациями по ведению учета советуют составлять калькуляцию на 100 порций, чтобы более точно определить себестоимость и розничную цену продукции. В этом моменте кроется тонкость работы с полуфабрикатами и заготовками, например, соусами, на которые оформляется своя калькуляционная карточка. Полуфабрикаты добавляются в калькуляцию блюд как отдельный ингредиент, и программа уже сама может рассчитать, сколько нужно взять товаров со склада как для приготовления самого блюда, так и для входящего в него полуфабриката. Бухгалтеры, которые слишком полагаются на программу, оформляют только выпуск продукции на блюда, рассчитывая, что она сама посчитает, сколько ингредиентов нужно на приготовление соусов, входящих в блюда, а программа выдает ошибку, что обнаружено нулевое вложение ингредиентов. Можно, конечно, положиться в этом случае на механизм по учету специй, который позволяет учитывать ингредиенты с вложением менее одного грамма, но более правильным будет разделить выпуск продукции на 2 документа — отдельно для полуфабрикатов и выпуска продукции. Это позволит не только избежать работы со специями, но и облегчит подсчет полуфабрикатов во время инвентаризации.

При работе со специями существует и еще одна особенность — когда в калькуляционных карточках указывают перечень специй и всего многообразия зелени, входящих в блюдо. Мы считаем это неоправданным усложнением ведения учета, так как большая часть специй стоит дешево, а издержки на пересчет каждой отдельной специи при проведении инвентаризации требует значительных усилий. Для большинства заведений мы рекомендуем заводить номенклатурную позицию «специя» для специй, «зелень» для зелени, и в калькуляционных карточках указывать только эти две позиции, а какие конкретно специи используются при приготовлении блюда — писать уже в технико-технологических картах.

Для удобства работы в программном продукте «Трактиръ» технико-технологические карты (ТТК) совмещены с калькуляционными карточками. Рецептура блюда или полуфабриката задается один раз для обоих документов, а для ТТК уже дополнительно указывается технологический процесс, оформление и подача блюда, условия хранения, рассчитывается пищевая и энергетическая ценность блюд, которая может впоследствии быть отражена в меню заведения.
Еще одна ошибка при заполнении калькуляций может скрываться в неправильном создании карточек номенклатуры. Если этим процессом занимается несколько человек, то могут возникнуть ситуации, когда на одну и ту же позицию будет заведено две разных карточки, например, «Лосось соленый» и «Соленый лосось». Избежать подобных ситуаций поможет использование шаблонов наименований номенклатуры и своевременный аудит системы учета.
Контроль правильного заполнения калькуляционных карточек — задача не только бухгалтера, но и руководителя, так как намеренное внесение изменений в калькуляции является наиболее распространенным способом злоупотреблений в ведении учета. В калькуляциях может завышаться расход продукции или добавляться продукты, не имеющие никакого отношения к блюду, например, когда в калькуляцию стейка добавляют дорогой коньяк. По учету списание коньяка пойдет, а по факту — нет.

Для предотвращения такого вида злоупотреблений мы рекомендуем в обязательном порядке подписывать все калькуляции у шеф-повара и руководителя предприятия и регистрировать их в специальном реестре. Для поиска коньяка из вышеприведенного примера мы рекомендуем пользоваться отчетом «Вхождение ингредиентов в ТТК», входящим в программный продукт «Трактиръ», по которому можно очень быстро отследить умышленно добавленные позиции в калькуляции.

Должен соблюдаться баланс между серьезным подходом к контролю заполнения калькуляций и гибкостью внесения в них изменений — управление меню ресторана всегда творческая задача, которая может потребовать изменить уже существующие блюда. В частности, при использовании методики «Menu engineering» для управления меню в качестве управленческих решений может применяться сокращение размера порции или изменение рецептуры для повышения маржинального дохода от блюд. Изменение калькуляций в «Трактиръ» происходит на основании документа «Акт проработки блюд», который позволит вычислить не только средние значения расхода ингредиентов при проработке блюда, но и провести по учету расход составляющих, участвующих в проработке.

Другие статьи
Смотреть все

Статья из дайджеста публикаций в журнале «РесторановедЪ». Не случайно название басни Ивана Андреевича Крылова обыгран...

Некоторые повара говорят, что не работают, а занимаются любимым делом. Большинство же жалуется, что у них всё плохо: ...

Оптимизация затрат на кухне — одно из главных условий успеха ресторана. Предлагаем вашему внимаю статью из архива жур...

Оснащение предприятий общественного питания.  
Молочная продукция (натуральные сливки)
Текстиль для гостиниц, хостелов, баз отдыха оптом от производителя.

Санкт-Петербургская школа сомелье (WineJet до 2017 года)

темы публикаций
Практика ресторанного бизнеса
Рецепты, мастер-классы
Публикации компаний
Вверх