• Мы:

Автоматизация столовой: быть или не быть?

15 Апреля 2011
Автоматизация столовой: быть или не быть?

Александр Закордонец, бренд-менеджер ГК «СофтБаланс»

Первое, на что необходимо обратить внимание, — это особые требования к скорости обслуживания. Основная цель столовой — обеспечение полноценным питанием большого количества людей в весьма ограниченное время: в школе, как правило, это большая перемена, в студенческой столовой — перерыв между лекциями, на предприятии — обеденный перерыв.

Второе — необходимость обеспечить возможность льготного питания, питания за счет предприятия. В одних организациях этот вопрос решается использованием талонов на еду, в других предлагается скидка меню для сотрудников или питание по себестоимости, а кто-то просто кормит своих сотрудников бесплатно. В любом случае, перед нами встает не только задача учета предоставленных льгот и финансовая оценка наших затрат, но и вопросы корректного налогообложения, поскольку выплаченная дотация на питание является доходом работника и организация обязана включить ее в налоговую базу по НДФЛ.

Еще одна особенность столовых — особый учет выпуска блюд и товарооборота продуктов. В отличие от ресторана или кафе приготовление пищи идет заранее, по утвержденному плану-меню. Это влечет за собой изменение схемы учета и документооборота по сравнению с другими предприятиями общественного питания.

Посмотрим на примере программных продуктов «Трактиръ», каким образом решаются эти задачи.


Общественные столовые

Самым простым видом в плане учета являются общественные столовые. Бизнес-процесс обслуживания гостей фактически не отличается от бистро, автоматизация решает традиционные задачи полного учета реализации и выручки от продаж. Кассовые места оборудуются фронт-офисными системами с максимально простым интерфейсом, чтобы обеспечить ограничение лишних действий со стороны кассира и высочайшую скорость обслуживания посетителей. Никакие дополнительные возможности, такие как план зала или система скидок, здесь просто не нужны. В качестве бэк-офиса, как правило, используются программы, предназначенные для ведения бухгалтерского учета в общепите, например, «Трактиръ: Back-Office ПРОФ». Там ведется учет материально-производственных запасов, формируется бухгалтерская и налоговая отчетность.

Совместное использование фронт-офисной и бэк-офисной программ обеспечивает нам прозрачность всех операций, делает доступной информацию о себестоимости продукции, прибыли компании, дает возможность контролировать остатки товаров и готовой продукции на складах, позволяет решать множество других управленческих задач.

Школьные столовые
Они в своей работе очень похожи на общественные столовые, но здесь может появиться такой нюанс в учете, как централизованное производство питания сразу для всех школ. Подобную задачу на программных продуктах «Трактиръ» решала компания «Дельта Софт» в городе Северодвинск. С сентября 2010 года в рамках реализации федерального проекта модернизации школьного питания учебные заведения начали продавать школьные обеды с использованием специальных пластиковых расчетных карт, исключив из алгоритма «ребенок — деньги — питание» реальные денежные знаки.

Для реализации данного проекта в школах города на расчетно-кассовых узлах были установлены рабочие места «Трактиръ:Front-Officev.3 БИЗНЕС», а учет материально-производственных запасов, ведение складских операций, выпуск продукции и формирование ежедневного меню для всех школ ведется в программе «Трактиръ:Head-OfficeБИЗНЕС», установленной в муниципальном предприятии Комбинат школьного питания.

— Пластиковые карты выпускаются за счет предприятия и выдаются школьникам бесплатно, — говорит Александр Ширяев, руководитель Комбината. — Пополнять счет пока можно только в школьных столовых, но в наших планах есть и установка специальных платежных терминалов.

В результате проекта в столовых значительно увеличилась скорость обслуживания школьников и учителей, а родители, в свою очередь, могут проконтролировать, поел ли их ребенок в школе и сколько денег он на это потратил.

Производственные столовые
В производственных столовых в случае частичной или полной оплаты питания сотрудников предприятием решается еще более сложная задача — корректный расчет НДФЛ с учетом суммы компенсации за питание. Чтобы безошибочно рассчитать доход сотрудника, нужно точно знать, на какую сумму ему были оказаны услуги по организации питания. Для этих целей в системе необходимо идентифицировать сотрудника предприятия, обеспечить учет безналичных платежей, а также синхронизировать данные между системами учета питания и расчета заработной платы.

Сегодня огромное число предприятий в России пользуется такими программами как «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Зарплата и Управление Персоналом», «Управление Производственным Предприятием». В своей основе они имеют ту же платформу, что и программные продукты «Трактиръ», а именно «1С:Предприятие 8». Использование единой платформы позволяет проводить полную автоматизацию продаж, авторизации сотрудников и синхронизации данных «Трактира» с существующими системами предприятия. Такая интеграция позволяет реализовать следующие возможности:

- использование как полной, так и частичной компенсации оплаты за питание, когда сотруднику выделяется определенная сумма на день (талон на питание), а все блюда, которые были приобретены сверх этой суммы, могут быть оплачены наличными либо списаны из зарплаты. Данные о товарах, которые были приобретены по талонам, передаются в «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8». Остальная сумма вычитается напрямую из заработной платы сотрудника;

- если сотрудники работают по графику, то этот график может быть выгружен в «Трактиръ», что позволит ограничить питание сотрудника за счет предприятия только в те дни, когда он работает. В остальное время сотрудник будет питаться за свой счет;

- для руководителей можно завести специальные карты, по которой можно накормить гостей предприятия. При этом сумма может быть списана на представительские расходы;

- возможно использование гостевых карт, по которым будут питаться сотрудники других организаций, а по итогам недели или месяца столовая сможет выставить счет этим организациям за оказанные услуги;

- для идентификации сотрудника в столовой могут использоваться данные из системы контроля и учета доступа предприятия – в «Трактире» поддерживаются различные виды карт, в том числе столь популярные в последнее время проксимити-карты.

В качестве примера автоматизации производственной столовой можно привести внедрение системы автоматизации компанией «СофтБаланс» на заводе «Кнауф-Гипс» в городе Колпино. Одним из проявлений социальной политики компании «Кнауф» является организация служебного питания на территории завода с использованием внутренней системы безналичных платежей. Для этих целей было установлено программное обеспечение «Трактиръ», которое было задействовано для организации безналичных расчетов на основе персональных пластиковых карт PERCo с последующим удержанием расходов из зарплаты работника. В качестве оборудования на рабочем месте кассира был установлен сенсорный терминал-моноблок Posiflex Jiva-5815, использование которого обеспечило высокую пропускную способность, быстроту обслуживания и отсутствие очередей, притом, что в день на заводе «Кнауф-Гипс» питается до 500 человек.

По такому же принципу автоматизированы комната отдыха компании «СофтБаланс» и кафе бизнес-центра, где расположен офис компании. Это позволяет обеспечить круглосуточное питание сотрудников со списанием истраченной суммы из зарплаты по итогам месяца.

В качестве заключения приведем слова Андрея Кудюмова, руководителя направления HoReCa компании «СофтБаланс»: «Автоматизация столовых является важным процессом в оптимизации учета любого предприятия. Особое значение она приобретает в условиях жесткой конкуренции за кадры, когда многие организации стремятся расширять социальный пакет и улучшать условия работы своих сотрудников. Без использования специализированного программного обеспечения эта задача становится слишком трудоемкой, что является явным ограничением для качественного роста предприятия».

Другие статьи
Смотреть все

Оптимизация затрат на кухне — одно из главных условий успеха ресторана. Предлагаем вашему внимаю статью из архива жур...

В прошлой публикации мы рассказывали как минимизировать расходы при закупке оборудования для ресторана. В этой статье...

Оборудование является основной статьёй расходов на кухню. Эксперты ресторанного бизнеса обсуждают, как купить его деш...

FoodEX – онлайн - платформа для оптовых закупок продуктов  питания для сегмента HoReCa.  Участник...
Интернет-магазин товаров для бизнеса
Под руководством Ирины Тивелевой  компания ведет направление индивидуального, дизайнерского пошива одеж...
Основатель сети магазинов-кафе «Моремания»
Историк, преподаватель, эксперт проекта «Петербургская кухня»
Вверх