Автоматизация столовой: быть или не быть?

Александр Закордонец, бренд-менеджер ГК «СофтБаланс»

Первое, на что необходимо обратить внимание, — это особые требования к скорости обслуживания. Основная цель столовой — обеспечение полноценным питанием большого количества людей в весьма ограниченное время: в школе, как правило, это большая перемена, в студенческой столовой — перерыв между лекциями, на предприятии — обеденный перерыв.

Второе — необходимость обеспечить возможность льготного питания, питания за счет предприятия. В одних организациях этот вопрос решается использованием талонов на еду, в других предлагается скидка меню для сотрудников или питание по себестоимости, а кто-то просто кормит своих сотрудников бесплатно. В любом случае, перед нами встает не только задача учета предоставленных льгот и финансовая оценка наших затрат, но и вопросы корректного налогообложения, поскольку выплаченная дотация на питание является доходом работника и организация обязана включить ее в налоговую базу по НДФЛ.

Еще одна особенность столовых — особый учет выпуска блюд и товарооборота продуктов. В отличие от ресторана или кафе приготовление пищи идет заранее, по утвержденному плану-меню. Это влечет за собой изменение схемы учета и документооборота по сравнению с другими предприятиями общественного питания.

Посмотрим на примере программных продуктов «Трактиръ», каким образом решаются эти задачи.


Общественные столовые

Самым простым видом в плане учета являются общественные столовые. Бизнес-процесс обслуживания гостей фактически не отличается от бистро, автоматизация решает традиционные задачи полного учета реализации и выручки от продаж. Кассовые места оборудуются фронт-офисными системами с максимально простым интерфейсом, чтобы обеспечить ограничение лишних действий со стороны кассира и высочайшую скорость обслуживания посетителей. Никакие дополнительные возможности, такие как план зала или система скидок, здесь просто не нужны. В качестве бэк-офиса, как правило, используются программы, предназначенные для ведения бухгалтерского учета в общепите, например, «Трактиръ: Back-Office ПРОФ». Там ведется учет материально-производственных запасов, формируется бухгалтерская и налоговая отчетность.

Совместное использование фронт-офисной и бэк-офисной программ обеспечивает нам прозрачность всех операций, делает доступной информацию о себестоимости продукции, прибыли компании, дает возможность контролировать остатки товаров и готовой продукции на складах, позволяет решать множество других управленческих задач.

Школьные столовые
Они в своей работе очень похожи на общественные столовые, но здесь может появиться такой нюанс в учете, как централизованное производство питания сразу для всех школ. Подобную задачу на программных продуктах «Трактиръ» решала компания «Дельта Софт» в городе Северодвинск. С сентября 2010 года в рамках реализации федерального проекта модернизации школьного питания учебные заведения начали продавать школьные обеды с использованием специальных пластиковых расчетных карт, исключив из алгоритма «ребенок — деньги — питание» реальные денежные знаки.

Для реализации данного проекта в школах города на расчетно-кассовых узлах были установлены рабочие места «Трактиръ:Front-Officev.3 БИЗНЕС», а учет материально-производственных запасов, ведение складских операций, выпуск продукции и формирование ежедневного меню для всех школ ведется в программе «Трактиръ:Head-OfficeБИЗНЕС», установленной в муниципальном предприятии Комбинат школьного питания.

— Пластиковые карты выпускаются за счет предприятия и выдаются школьникам бесплатно, — говорит Александр Ширяев, руководитель Комбината. — Пополнять счет пока можно только в школьных столовых, но в наших планах есть и установка специальных платежных терминалов.

В результате проекта в столовых значительно увеличилась скорость обслуживания школьников и учителей, а родители, в свою очередь, могут проконтролировать, поел ли их ребенок в школе и сколько денег он на это потратил.

Производственные столовые
В производственных столовых в случае частичной или полной оплаты питания сотрудников предприятием решается еще более сложная задача — корректный расчет НДФЛ с учетом суммы компенсации за питание. Чтобы безошибочно рассчитать доход сотрудника, нужно точно знать, на какую сумму ему были оказаны услуги по организации питания. Для этих целей в системе необходимо идентифицировать сотрудника предприятия, обеспечить учет безналичных платежей, а также синхронизировать данные между системами учета питания и расчета заработной платы.

Сегодня огромное число предприятий в России пользуется такими программами как «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Зарплата и Управление Персоналом», «Управление Производственным Предприятием». В своей основе они имеют ту же платформу, что и программные продукты «Трактиръ», а именно «1С:Предприятие 8». Использование единой платформы позволяет проводить полную автоматизацию продаж, авторизации сотрудников и синхронизации данных «Трактира» с существующими системами предприятия. Такая интеграция позволяет реализовать следующие возможности:

- использование как полной, так и частичной компенсации оплаты за питание, когда сотруднику выделяется определенная сумма на день (талон на питание), а все блюда, которые были приобретены сверх этой суммы, могут быть оплачены наличными либо списаны из зарплаты. Данные о товарах, которые были приобретены по талонам, передаются в «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8». Остальная сумма вычитается напрямую из заработной платы сотрудника;

- если сотрудники работают по графику, то этот график может быть выгружен в «Трактиръ», что позволит ограничить питание сотрудника за счет предприятия только в те дни, когда он работает. В остальное время сотрудник будет питаться за свой счет;

- для руководителей можно завести специальные карты, по которой можно накормить гостей предприятия. При этом сумма может быть списана на представительские расходы;

- возможно использование гостевых карт, по которым будут питаться сотрудники других организаций, а по итогам недели или месяца столовая сможет выставить счет этим организациям за оказанные услуги;

- для идентификации сотрудника в столовой могут использоваться данные из системы контроля и учета доступа предприятия – в «Трактире» поддерживаются различные виды карт, в том числе столь популярные в последнее время проксимити-карты.

В качестве примера автоматизации производственной столовой можно привести внедрение системы автоматизации компанией «СофтБаланс» на заводе «Кнауф-Гипс» в городе Колпино. Одним из проявлений социальной политики компании «Кнауф» является организация служебного питания на территории завода с использованием внутренней системы безналичных платежей. Для этих целей было установлено программное обеспечение «Трактиръ», которое было задействовано для организации безналичных расчетов на основе персональных пластиковых карт PERCo с последующим удержанием расходов из зарплаты работника. В качестве оборудования на рабочем месте кассира был установлен сенсорный терминал-моноблок Posiflex Jiva-5815, использование которого обеспечило высокую пропускную способность, быстроту обслуживания и отсутствие очередей, притом, что в день на заводе «Кнауф-Гипс» питается до 500 человек.

По такому же принципу автоматизированы комната отдыха компании «СофтБаланс» и кафе бизнес-центра, где расположен офис компании. Это позволяет обеспечить круглосуточное питание сотрудников со списанием истраченной суммы из зарплаты по итогам месяца.

В качестве заключения приведем слова Андрея Кудюмова, руководителя направления HoReCa компании «СофтБаланс»: «Автоматизация столовых является важным процессом в оптимизации учета любого предприятия. Особое значение она приобретает в условиях жесткой конкуренции за кадры, когда многие организации стремятся расширять социальный пакет и улучшать условия работы своих сотрудников. Без использования специализированного программного обеспечения эта задача становится слишком трудоемкой, что является явным ограничением для качественного роста предприятия».