Автоматизация ресторана: считаем деньги!

В прошлом номере мы начали рассказ о том, из чего складывается стоимость автоматизации ресторана. Специалисты считают, что если руководитель заведения четко знает, что он хочет получить от своей системы, то ее стоимость можно заранее просчитать с большой точностью. Порядка 50-70% от общей стоимости проекта, как правило, составляет цена оборудования. Остальное приходится на программное обеспечение и услуги по внедрению.

Программное обеспечение и работа

- Когда мы говорим об автоматизации, мы подразумеваем установку у заказчика программно-технического комплекса, обеспечивающего его потребности, - объясняет Владимир Двухименный, генеральный директор ЗАО «Ист-Консепт». - Первым и необходимым условием является приобретение лицензии на использование того или иного пакета программ, которая может быть как бессрочной, так и оформленной на определенный срок. Как правило, лицензия на определенный срок значительно дешевле бессрочной. Если внедряющая организация не передает заказчику лицензию на право использования программного продукта, это означает, что данный пакет не является лицензионным, и его применение является противозаконным. Следующий этап после приобретения лицензии - настройка установленного пакета на объекте и обучение персонала основным приемам работы с системой.

- Минимальная конфигурация системы включает два рабочих места: одно в зале и одно - в кабинете руководителя, - рассказывает Максим Кузнецов, заместитель генерального директора ООО «Альянс», входящей в состав группы компаний «Альфа-Групп». – В качестве примера можно привести московское кафе «Байрон». Здесь установлены 1 рабочая станция в зале и 1 рабочее место (РМ) управляющего. Весь проект составил 173 тыс. руб. В исключительных случаях можно ограничиться одним рабочим местом в зале, но тогда менеджер и управляющий будут работать со служебной информацией поочередно, создавая помехи работе обслуживающего персонала (официант, бармен и т.д.). Стоимость программного обеспечения зависит от множества факторов. В первую очередь это его брэнд и функциональность, а также узнаваемость на рынке автоматизации. В основном, цена ПО складывается из стоимости базовой лицензии (в большинстве случаев на 1 РМ в зале и 1 РМ менеджера), дополнительных лицензий «Менеджер» и «Обслуживание посетителей», дополнительных модулей системы (модули скидок, тарификации бильярда (боулинга) и т.д.) В ряд ПО уже включены все модули и отпадает необходимость докупать их отдельно.

Услуги по установке ПО зависят от нескольких условий: количества станций, которые необходимо настраивать; специфики работы заведения (настройка серверной части); количества часов обучения; необходимости запуска объекта (демонстрации работы системы в тестовом режиме с адаптацией под нужды заведения); авторского надзора (нахождения специалиста на объекте в первый день работы заведения).

- В стоимость работы по автоматизации входят установка оборудования, его настройка и обучение персонала, - говорит Дмитрий Николаев, начальник отдела автоматизации компании «Ростехнология». - Работа в ресторане с 3 рабочими местами стоит порядка 33 тыс. руб., каждое последующее место добавляет еще 5 тыс.: работа в ресторане, где оборудуются 5 АРМ, будет стоить около 43 тыс. руб. Другая работа (предположим, выгрузки в 1С или дополнительные часы обучения) оплачивается сверх указанной суммы.

Обучение персонала

- В рамках общей программы обучения работе в системе существуют различные направления, связные с ее администрированием, ведением складского учета и прочим, - объясняет Максим Кузнецов. - Таким образом, одновременно с установкой комплекса автоматизации обучение проходят все сотрудники заведения, работающие с системой: официанты, бармены, администраторы, управляющие, бухгалтеры и др. Срок зависит от уровня подготовки персонала, предыдущего опыта работы с автоматизированными системами, а также от масштаба заведения и сложности используемой технологии работы системы.

Особое внимание нужно уделить подготовке менеджера, чтобы в дальнейшем он мог самостоятельно обучать новых сотрудников. Рекомендуется проводить авторский надзор: именно на этом этапе возникает наибольшее количество вопросов у персонала, идет закрепление знаний, система окончательно настраивается.

В стоимость автоматизации обычно закладывается определенное количество часов обучения, достаточное при ответственном и организованном подходе персонала и управляющих. Первый месяц обслуживания и консультаций обычно предоставляется бесплатно, в дальнейшем за дополнительные часы обучения придется заплатить.

Что может ее изменить стоимость

- Увеличить конечную стоимость автоматизации заведения по сравнению с первоначальной (расчетной) могут два фактора, - считает Владимир Двухименный. - Первый – это нежелание заказчика прислушиваться к рекомендациям специалистов и отказ от части необходимого для реализации проекта оборудования и программного обеспечения. Как правило, это делается в целях экономии средств. В конечном итоге все равно приходится менять или докупать оборудование либо недостающее программное обеспечение. Разумеется, ни к какой экономии такие действия не приводят. На нашей практике таких случаев за много лет работы встречалось один или два. Чаще причиной удорожания является другой фактор – нежелание кого-либо из сотрудников заказчика осваивать новые технологии, что приводит к увеличению количества часов обучения. Но, как правило, в таких случаях при своевременном вмешательстве руководства заказчика все приходит в норму и нам удается сохранить рассчитанную стоимость проекта.

- Кроме того, увеличить сумму проекта могут дополнительные настройки и доработка системы, - говорит Максим Кузнецов. - Например: настройка дополнительных компонентов учета, интеграция с другими системами (1С: бухгалтерия, АСУ гостиницы и т.д.), настройка удаленного рабочего места, подключение дополнительного оборудования, настройка пейджеров для официантов, установка систем контроля доступа, систем видеонаблюдения и др.

- Как правило, отдельным договором осуществляются электромонтажные работы, прокладка кабелей или настройка компьютеров комплекса, не входящих в состав комплекса автоматизации, - продолжает Дмитрий Николаев. - Например, рабочее место бухгалтера, работающего в своей программе для бухгалтерского учета, куда настроен экспорт данных; система видеонаблюдения кассовых операций для регистрации всех случаев нарушений и мошенничества; эксклюзивные разработки; сервер, который не входит ни в одно рабочее место и устанавливается в помещение, недоступное обычному персоналу, и прочее. Увеличить стоимость автоматизации может изменение начального проекта или, к примеру, форс-мажорные обстоятельства (все оборудование залило водой). Также стоимость увеличивают дополнительные услуги: изготовление пластиковых карт, постановка фискального оборудования на учет в налоговой службе и т.д. Впрочем, у каждого заведения свои требования. Кому-то достаточно закупить «коробочную версию программы» для автоматизации, кому-то – ПО и некоторое оборудование, а кто-то стремится сделать автоматизацию «под ключ» вплоть до комплектации расходными материалами. Именно так, «под ключ», мы автоматизировали ресторанный комплекс «Бульвар»: 11 рабочих мест и 2 дополнительных. За 2 года работы был лишь один случай форс-мажора, и то - тогда просто отключили свет, и сервер работал на источнике бесперебойного питания.

Итог

- Условием максимально правильного предварительного расчета стоимости проекта являются профессионализм и порядочность исполнителя, а также готовность заказчика прислушиваться к рекомендациям профессионалов, - считает Владимир Двухименный.

- Максимально точно стоимость системы можно посчитать лишь в том случае, когда заказчик изначально точно знает, что он хочет видеть! – подчеркивает Максим Кузнецов. - Если же он не определился ни с системой работы заведения, ни с тем, где и какое оборудование покупать (у компании-автоматизатора или самостоятельно), то посчитать стоимость будет сложно.

- В среднем, оборудование ресторана на 100 посадочных мест с 5 рабочими местами и ПО обойдется порядка 400-450 тыс. руб., - говорит Дмитрий Николаев. – Окупаемость зависит от того, какая система автоматизации стояла ранее. Как правило, стоит система на базе 1С, установленная обычным программистом. У нас был опыт автоматизации одного ресторана в Ленинградской области, где стояла программа, написанная своим программистом. Уже через три недели после ее смены выручка выросла в два раза! Владельцы хватались за головы: куда до этого девались наши деньги? Таким образом, здесь система была окуплена фактически за месяц. Примерно за этот срок, месяц-два, она окупается, если до этого в заведении вообще не было системы автоматизации.