Как спланировать «драку», или Постановка системы учета на новом предприятии питания: товарный учет

Сегодня планирование деятельности предприятия постепенно, не сразу, но все же выходит на первый план. Если раньше при создании новой компании действовал лозунг «Надо ввязаться в драку, а там видно будет», то теперь всем ясно, что «драку» и свое в ней поведение лучше запланировать заранее. Недаром, по статистике, более половины открывающихся заведений общественного питания закрываются в первые три года работы. Их победили те, кто сумел заранее все спланировать! И такие компании, побитые, часто выброшенные с рынка, но наученные горьким опытом, пытаются планировать «драку» наперед. Таким образом, планирование всех бизнес-процессов заранее, сегодня стала тенденцией. Мы начинаем серию статей о том, как правильно поставить на новом предприятии питания все системы учета. В данной публикации мы с помощью специалистов рынка автоматизации, давно занимающихся этим непростым делом, расскажем, что включает в себя система учета в целом и рассмотрим первую ее часть — товарный учет.

Для оптимизации товарных запасов рекомендуем использовать функцию контроля над уровнем товарных остатков на складах

Алексей Войтович, руководитель отдела бизнес-консультирования iiko:

- В понятие системы учета должны входить такие основные контуры, как складской, финансовый, кадровый, бухгалтерский и налоговый. Последние три должны вестись согласно регламентированным нормам и правилам, и для них существуют специализированные приложения, поддерживающие актуальность этих правил согласно последним изменениям в действующем законодательстве. Что же касается складского, финансового и учета персонала – трех основных составляющих управленческого учета, то в них нет проблемы строгого следования постоянно меняющимся правилам. Поэтому для них более существенны вопросы консолидации всех управленческих функций в одном приложении с целью оптимизирования процесса сбора и анализа данных. Все события, происходящие на предприятии, должны своевременно попадать в автоматизированную систему учета, которая, в свою очередь, должна максимально оперативно предоставлять аналитические показатели руководителям всех уровней.

Модуль складского учета предусмотрен для учета продукции собственного приготовления в ресторанных системах. Он включает в себя расчет себестоимости и учет движения товаров на складах согласно технологическим картам и складским документам (приходных и расходных накладных, внутренних перемещений и актов списания и прочих). В результате движение продуктов, а затем и готовых блюд по складу и кухне так же понятно, как и движение покупных товаров. Для обеих категорий продукции необходимо контролировать все виды расхода всего купленного количества – включая продажу, порчу, недостачу и перемещения.

Современные интегрированные решения – например, iiko, - позволяют видеть движение материальных, финансовых и человеческих ресурсов в единой системе в режиме он-лайн, обеспечивая полный контроль над предприятием. Для оптимизации товарных запасов мы рекомендуем использовать удобную функцию контроля над уровнем товарных остатков на складах. Система iiko позволяет установить для каждого элемента номенклатуры значения минимального и максимального количества данного товара на складе, а также своевременно информирует о приближении уровня остатков к данному количеству. Информация о товарах, количество которых меньше минимальных, может быть использована для составления оптимального заказа продукции у поставщика. А к товарам, которых больше указанного для них максимального количества, следует более внимательно отнестись при последующих заказах, а также попытаться выяснить причину «затоваривания» склада.

Разумеется, полностью доверить расчет складских запасов программному модулю нельзя, так как для решения этой задачи необходимы такие важные параметры, как вместимость склада, себестоимость хранения, а также прогнозы по изменению закупочных цен. Но даже контроль над уровнем запасов продуктов в заданном диапазоне позволяет, с одной стороны, существенно сократить объем финансовых средств, «замороженных» на складе, и избежать порчи продуктов, а с другой – исключить нехватку продуктов, необходимых для бесперебойной работы кухни.

Отчетность в нашей АСУ отделена от «ядра» системы и позволяет создавать свои или корректировать уже существующие отчеты под собственные нужды

Дарья Пуйто, руководитель проектов по гостинично-ресторанному бизнесу Группы компаний ККС:

- Автоматизированная система управления на производстве заключаются, с одной стороны, в повышении культуры обслуживания клиента (качество и скорость), с другой – в получении прибыли предприятия. Система автоматизации предприятия общественного питания состоит из двух основных элементов: front-office, связанный с клиентом, и back-office, регулирующий производственные процессы.

Модуль Back-office включает в себя складской учет, бухгалтерский и управленческий учет, где реализованы все основные функции производственного процесса, такие как: работа с поставщиками, движение продуктов, ведение рецептуры, калькуляция стоимости блюд и изделий, ценообразование, анализ актуального наличия, составление меню, расчет себестоимости и ожидаемой прибыли, а также анализ результатов продаж и работы официантов, кассиров.

Одним из основных элементов back-office автоматизированной системы Intellect style является «Складской учет». Данный модуль позволяет отслеживать наличие товара на складах и торговых точках, передвижение товарных запасов, вести список поставщиков, проводить анализ прихода и расхода товара, а также отслеживать изменения цен, формировать необходимые отчеты по движению товарных запасов, способствующие грамотному управлению складской информацией, для дальнейшего ведения бухгалтерского учета.

Данные бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности являются основными источниками информации для анализа товарооборота. Его начинают с определения объема товарооборота в денежном выражении или в натуральных показателях за определенный период (декада, месяц, квартал, полугодие, год). Полученные отчетные данные сравнивают с прогнозируемыми показателями за эти периоды.

Анализ показателей товарооборота позволяет установить основные качественные и количественные показатели работы торговой организации в текущем периоде. От глубины и полноты анализа, правильности сделанных выводов по результатам анализа зависит экономическая обоснованность расчетов на предстоящий период. По результатам анализа можно судить, в какой степени выполнен прогноз продаж и удовлетворен покупательский спрос, чем были вызваны изменения в товарообороте за отчетный период, оценить степень соответствия фактических результатов деятельности предприятия намеченной стратегии. Анализируя товарооборот, выявляют закономерности в его развитии.

При учете товаров немаловажным фактором является их срок годности, так как ассортимент подобных товаров довольно разнообразен. Наиболее очевидный пример – это продукты питания: у некоторых товаров срок годности измеряется не днями, как, например, у йогурта, а месяцами, однако на складе, не использующем систему автоматизации, даже длительный срок годности может в определенный момент превратиться в серьезную проблему из-за ошибок учета и «потерь» товара. Поэтому работа с ними для кладовщиков вдвойне усложняется из-за визуальной однородности товара и из-за требований к срокам хранения. В идеале уже при поступлении товара на его упаковке должна иметься маркировка (штриховой код, радиометка), позволяющая в автоматизированном или автоматическом режиме считать информацию о сроке годности и сразу передать ее в систему управления складом. Но такое в России встречается редко. Самый распространенный вариант указания срока годности – нанесение штампа на упаковку в процессе производства товара.

Передача в складскую систему срока годности, нанесенного на упаковку, возможна несколькими способами. Традиционный вариант – перенести данные с упаковки товара в систему. В системе Intellect Style с помощью модуля отчетов, как стандартных, так и специализированных, созданных специально под конкретный объект, можно провести анализ товарооборота, а также других необходимых показателей для управленческого и бухгалтерского учета. Отчетность в Intellect Style отличается от других систем тем, что она отделена от «ядра» системы и позволяет создавать свои или корректировать уже существующие отчеты под нужды клиента.