Автоматизированные террасы

Как правило, в летнее время поток посетителей в ресторанах, кафе, барах и других точках общепита увеличивается. Многие рестораторы расширяют количество посадочных мест, устанавливая террасы, веранды или просто столики под тентами на свежем воздухе. Все это создает дополнительную нагрузку для работников общепита. Как рационализировать процесс обслуживания гостей при минимальных затратах?

Поскольку в летнее время большинство посетителей предпочитают перекусить или просто отдохнуть на свежем воздухе, а не в душном помещении, решение об увеличении числа посадочных мест ресторана (кафе, бара) за счет прилегающей территории – всегда верное. Однако расширение заведения за счет временных площадок требует грамотного подхода. Неправильная организация может повлечь за собой ряд проблем как для руководства предприятия, так и для обслуживающего персонала, у которого, в свою очередь, возникают трудности при исполнении своих обязанностей. В результате гости могут остаться недовольными обслуживанием, а это недопустимо. Установка системы автоматизации поможет в решении этих проблем. О том, какую именно систему выбрать и на что при этом следует обращать внимание, расскажут специалисты.

Типы летних площадок

Для начала следует определить, какого типа будет летняя площадка. Условно их можно разделить на два вида:

* Открытые террасы, расположенные в непосредственной близости от ресторана. В обслуживании гостей задействованы кухня и персонал основного заведения.
* Так называемые «летники» – площадки, которые действуют только в теплое время года и обычно располагаются в значительном удалении от основного ресторана, на территории пляжей, парков, центральных площадей и т. д.

И те, и другие летние площадки объединяет сезонность их работы. Главное отличие состоит в том, что в заведениях, представляющих собой ресторан с временной террасой, в межсезонный период оборудование переносится в основные помещения и продолжает там работать.

– При организации «летников» следует помнить о том, что наиболее активное использование системы автоматизации составляет порядка 4-5 месяцев и во многом зависит от погодных условий, – говорит Людмила Алямовская, директор отдела продаж компании «TillyPad». – Поэтому срок окупаемости инвестиций в автоматизацию отдельной летней площадки несколько больше, чем при установке системы в ресторанах с застекленными террасами, где она используется в течение всего года.

Однако, несмотря на более длительный срок возврата вложений, рестораторам следует учитывать, что отдельные неавтоматизированные «летники» являются непрозрачными для управляющего и владельца заведения, поскольку в данном случае практически невозможно получить точную и, самое главное, достоверную информацию о реальных финансовых показателях предприятия. Кроме того, качество работы персонала и скорость принятия заказов в таких «летниках», как правило, невысокие.

– Оптимизация работы летней площадки проходит так же, как и основного зала, – рассказывает Максим Кузнецов, заместитель генерального директора ООО «Альянс». – Время обслуживания гостей с внедрением терминалов значительно сокращается (а это немаловажно, учитывая высокую проходимость открытых площадок летом!) и не возникает дополнительных проблем с учетом. Одни управляющие докупают дополнительные терминалы, другие перемещают на улицу терминалы из основного зала, но здесь нужно учитывать необходимость защиты оборудования от внешних факторов, поэтому все больше заведений используют мобильные рабочие места официантов (КПК).

Автоматизация временных площадок может осуществляться с помощью установки на них стационарного POS-терминала, с использованием карманных компьютеров или с применением тех и других одновременно.

POS или наладонник?

При выборе первого варианта POS-терминал в холодное время года с летней террасы перемещается в основной ресторан. На новом месте он выполняет те же функции, поскольку является частью единой системы автоматизации.

При установке комплекса автоматизации с использованием КПК наладонники интегрируются в главную систему и выполняют функции POS-терминалов. Применение КПК позволяет более оперативно принимать и передавать заказы на кухню, как с летней площадки, так и из основных помещений ресторана.

– Если летняя терраса рассчитана более чем на 20 посадочных мест, то с резким увеличением потока гостей потребуется дополнительное оборудование, – говорит Владимир Двухименный, генеральный директор ЗАО «Ист Консепт». – Ряд наших клиентов в теплое время года выносит часть терминалов на улицу на временные точки продаж. Технически это не вызывает особых сложностей. Кроме этого, решению проблемы увеличения клиентов помогают так называемые наладонники, выдаваемые официантам. С их помощью официант формирует заказ, не отходя от столика, и сформированные «марки» отправляются на кухню и в бар еще до того, как официант отошел от гостя. Данная опция включена в Корпоративную Информационную Систему «Intellect Style» уже начиная с версии 2.3.

– При необходимости автоматизации летней площадки, расположенной на значительном удалении от основного ресторана, устанавливается отдельная рабочая станция, на которой персонал заведения проводит операции с гостевыми счетами и осуществляет расчет клиентов, – продолжает Людмила Алямовская. – Автоматизация отдельных «летников» позволяет при минимальных финансовых вложениях обеспечить контроль над сотрудниками и оперативный двусторонний обмен информацией между летней площадкой и центральным офисом. Для того, чтобы снизить затраты на установку системы, можно приобрести комплекс с минимальной конфигурацией, который включает в себя полноценный функционал и ограничен только количеством рабочих мест. Существует и другой вариант – арендовать аппаратную часть и программное обеспечение на сезон.

И все же нельзя однозначно сказать, какое оборудование следует выбирать для работы официантов: POS-терминалы или карманные компьютеры. Стоимость комплекса, применяющего привычные POS-терминалы, примерно такая же, как и использующего наладонники. При этом на цену любого решения влияет количество подключаемых лицензий. У обоих вариантов есть свои преимущества и недостатки, поэтому в каждом отдельном случае важно индивидуально подходить к выбору аппаратной части комплекса автоматизации.

– Терминал на летней площадке необходимо установить в безопасном месте, защитить от попадания влаги, выбрать удобное местоположение для сотрудников и подвести локальную сеть, – говорит Максим Кузнецов. – Для обращения с системой автоматизации не требуется специальных навыков. На обучение официантов при внедрении в среднем тратится один день. За это время они запоминают свои функции и дело остается за выработкой привычки и изучением структуры меню. Как правило, проблем с навигацией не возникает. Уже на следующий день персонал уверенно ориентируется в меню. Однако установка дополнительного терминала для сотрудников не решит проблему нехватки персонала. Возможен вариант использования терминала для самообслуживания гостей, но этот вариант подходит не для всех заведений.

Очевидно, что летняя автоматизация потребует от компании-владельца заведения питания дополнительных инвестиций. Стоит ли игра свеч? Как показывает статистика, оборот компаний, которые устанавливают систему автоматизации летних площадок перед началом сезона, в летнее время увеличивается до 3-4 раз.