«Примерьте» систему на свой бизнес

Выбор компании, которая будет устанавливать систему автоматизации, - пожалуй, одно из самых важных решений ресторатора. Сегодня уходят в прошлое программные продукты, разработанные для одного-двух конкретных предприятий. Компания, автоматизирующая заведение, должна предложить широкий выбор возможностей, в том числе возможность превращения этого заведения в сеть. Как же правильно подойти к вопросу выбора интегратора, чтобы потом в нем не разочароваться?

Определить построение работы в своем ресторане

- Автоматизация системы управления (АСУ) на пищевом производстве имеет свою специфику, которая зависит от типа заведения общественного питания: классический ресторан, фаст-фуд, ресторан в составе отеля и так далее, - объясняет Владимир Двухименный, генеральный директор ЗАО «Ист-Консепт». - В целом, функции АСУ на производстве заключаются, с одной стороны, в повышении культуры обслуживания клиента (качество и скорость), с другой – в исключении возможных злоупотреблений персоналом на предприятии.

Автоматизация предприятия общественного питания включает 2 основных элемента: front-office, связанный с клиентом, и back-office, регулирующий производственные процессы. Первый элемент состоит из рабочего места кассира или кассира-официанта и менеджера (в зависимости от типа предприятия). Менеджер может в любой момент контролировать процесс реализации, вести анализ деятельности официантов и кассиров. Данный модуль должен обеспечивать автоматическое формирование заказов на кухню, работу со счетами, как предварительными, так и итоговыми, обеспечивать работу с наличными деньгами и кредитными картами. Обязательным требованием к нему является возможность гибкой работы со всевозможными скидками (наценками).

Второй элемент – back-office – включает в себя складской учет, производство, бухгалтерский и управленческий учет, где реализованы все основные функции производственного процесса. К ним относят работу с поставщиками, движение продуктов, ведение рецептуры, калькуляцию стоимости блюд и изделий, ценообразование, составление меню, расчет себестоимости и ожидаемой прибыли. Кроме этого - анализ результатов продаж, а также работы официантов и кассиров.

При хорошо работающей системе (совокупности двух вышеуказанных модулей) руководитель ежедневно может видеть и анализировать результаты деятельности предприятия, а также сравнивать полученные результаты с плановыми показателями и результатами деятельности за предыдущие периоды. Окончательным итогом функционирования современной системы управления предприятием питания является получение баланса предприятия, а также всей необходимой отчетности для принятия оптимальных управленческих решений.

- Функциональные возможности программного обеспечения и цены у лидеров рынка примерно одинаковые, поэтому для современного ресторанного бизнеса на первом месте стоит комплексный сервис (внедрение и обслуживание программного обеспечения и оборудования, а также консалтинг в этой области), - продолжает Сергей Сильнов, руководитель направления по автоматизации ресторанов компании «Компьютерно-кассовые системы». – Но в каждом ресторане обычно используется какая-то специфическая технология работы. Например, в сети «Кофе-Хаус» клиент может приобрести специальную карту, положить на нее деньги и использовать ее для оплаты в дальнейшем (так называемые внутренние деньги). В \"Теремке\" нами сейчас внедряется новая технология автоматизации линии раздачи: вместо марочных принтеров применяются мониторы, которые отображают текущие заказы. Поэтому при выборе системы нужно определить построение своей работы и уточнить наличие необходимого функционала (модификаторы, виды оплат, типы скидок, отчеты), а также возможность доработки. Также очень важно еще на этапе выбора увидеть, как система справляется с различными внештатными ситуациями (к примеру, как рассчитывается себестоимость при списании ингредиентов \"в минус\").

Функциональность системы

- Вопрос автоматизации сетевых ресторанов стоит более остро, чем автоматизации отдельных точек общепита, - считает Владимир Двухименный. - Если небольшой независимый ресторанчик еще может сохранять относительную эффективность работы без современной системы автоматизации, то качество управления сетью в этом случае резко снижается. Как правило, работа под единым брэндом предполагает поддержание единых стандартов: прейскуранта, выдаваемого клиенту счета, единой системы дисконта, стандартной рецептуры, определенных правил учета и отчетности. Без наличия автоматизированной системы поддерживать подобные стандарты весьма проблематично. Обычно при функционировании сети заведений производство и работа с клиентом осуществляется непосредственно на точке реализации, а вопросы планирования учета и отчетности решаются в центральном офисе, из которого может осуществляться и оперативный контроль над деятельностью ресторанов, входящих в сеть. Этого можно достичь лишь при наличии соответствующих технических и программных средств.

В качестве примера Владимир Двухименный приводит комплексную автоматизацию фирмы «Ам-Рест», которая включает в себя порядка 60 ресторанов «Пицца-Хат» и KFC в разных городах страны. Все они работают по единым стандартам и управляются из центрального офиса в Петербурге. В единую глобальную сеть объединено около 300 рабочих мест, включая автоматизированные точки продажи.

В качестве автоматизированной системы управления для «Пиццы-Хат» и KFC используется комплекс задач «Русский Ресторан», входящий в Корпоративную Информационную Систему «Intellect Style». Система построена так, что в случае потери связи с центральным офисом каждый ресторан может функционировать независимо, а потом накопленная информация будет передана в центр. Но ситуации разрыва связи бывают чрезвычайно редки и в случае возникновения быстро устраняются.

- Среди систем автоматизации, представленных на рынке сегодня, не все способны поддерживать работу сети заведений, – соглашается Игорь Постников, заместитель директора по внедрению и сопровождению компании TillyPad. – При выборе ресторанного комплекса следует выяснить, насколько функциональной будет система. Поскольку организация сети зачастую влечет за собой приведение заведений к единому стандарту, очень важно, чтобы система была создана в рамках единого информационного пространства. Это позволит вносить необходимые обновления для всех точек сразу, поддерживать проведение маркетинговых акций, формировать сводные отчеты и т. д. В любом случае необходимо внимательно ознакомиться с возможностями системы, «примерить» на свой бизнес, выяснить, насколько она будет способна масштабироваться при дальнейшем развитии сети. Также следует получить информацию от компании-автоматизатора о том, что будет входить в базовую поставку комплекса автоматизации. Нередки случаи, когда в стоимость проекта при первичном расчете не включаются функции, которые необходимы для работы сетевых заведений. Следующий момент, на который следует обратить внимание, - это условия обслуживания системы автоматизации. В сетевых заведениях вероятность ошибок персонала, которые могут привести к неполадкам в системе, значительно выше, поэтому своевременная и качественная работа службы поддержки является очень важным преимуществом компании-автоматизатора.

- В тиражном продукте, не подлежащем доработке, нет реализации конкурентных преимуществ организации бизнес-процессов конкретного клиента, - объясняет Сергей Сильнов. - Наша компания была выбрана в качестве системного интегратора такими крупными сетями, как Quick, «Кофе Хауз», «Теремок - Русские блины», «Идеальная чашка». Для нас каждый клиент уникален и самостоятельно выбирает наиболее подходящий для него программный продукт («АРМ Кассира» в \"Теремке\" и \"Идеальной чашке\", Guscom - в сети «Кофе Хауз»), который мы в дальнейшем внедряем, дорабатываем (или выполняем роль консультирующего посредника между поставщиком программного продукта и клиентом) и обслуживаем.

Словом, при выборе того или иного технического решения для автоматизации предприятий питания необходимо прежде всего обращать внимание на его функциональность, удобство и надежность в эксплуатации, а также соответствие ценовых характеристик возможностям приобретаемой системы.