Как электронные чек-листы упрощают контроль качества в общепите

Контроль качества помогает улучшить репутацию заведения и привлечь больше гостей. Вкусная еда, чистота, уютный интерьер и качественный сервис – это результат тщательной работы, соблюдения стандартов и регулярного контроля.

При этом, если контролировать качество вручную, процесс может стать слишком трудоемким, времязатратным и не приносить ощутимых результатов из-за влияния «человеческого фактора» и риска получения недостоверных данных. В статье расскажем о том, как упростить контроль качества при помощи электронных чек-листов.

Что контролировать в общепите?

Существует множество аспектов в работе заведения общепита, которые нужно контролировать. Владельцу важно успевать следить за работой кухни и официантов, соблюдать законодательные требования, регулярно проверять наличие санитарных нарушений и многое другое. 

Отличным решением будет регулярное проведение проверок – полученные данные покажут, насколько эффективно работают сотрудники, помогут выявить возможные нарушения и предотвратить их повторение в дальнейшем. 

Виды проверок в общепите

1. Открытая проверка. Такие проверки проводятся регулярно – например, администратор зала контролирует работу официантов, барменов и другого персонала, а шеф-повар – правильное оформление готовых блюд и напитков.

2. «Тайный гость». Так называют человека, который, не привлекая внимания, оценивает сервис и качество готовых блюд по заранее составленному списку критериев.

3. Проверка государственными органами. Речь о плановых и внеплановых проверках Роспотребнадзора, Россельхознадзора, МЧС, Роструда и других ведомств. Роспотребнадзор может проверить условия хранения продуктов, их сроки годности, ведение журнала бракеража, Россельхознадзор – проверить хранение сырой необработанной продукции, оценить чистоту склада овощей или холодильников для хранения сырого мяса и так далее.

Чтобы избежать нарушений и штрафов в процессе таких проверок, стоит самостоятельно внедрить систему контроля качества и регулярно проверять работу своего заведения. Это удобно делать при помощи чек-листов – инструмент поможет регулярно оценивать соблюдение санитарных норм, стандартов обслуживания или качества продуктов.

При этом «классические» бумажные чек-листы не всегда эффективны. Представим владельца ресторана, который захотел наладить систему контроля качества при помощи бумажных чек-листов. Ему нужно контролировать работу кухни, официантов, соблюдение санитарных норм и законодательных требований. Рано или поздно он столкнется с рядом проблем: 

1. Результаты проверок по бумажным чек-листам нужно обрабатывать вручную.
2. Невозможно оперативно устранять нарушения.
3. Нет гарантии достоверности результатов – не все сотрудники готовы признавать свои ошибки и честно фиксировать нарушения.
4. Результаты таких проверок невозможно проанализировать в динамике и выявить закономерности, чтобы принять обоснованные управленческие решения.

Похожая ситуация и с электронными таблицами, например в Excel – отсутствие фото и видеофиксации повышает риск получения недостоверных данных.

Решением является использование электронных чек-листов в специализированных сервисах, таких как сервис мобильного аудита CheckOffice. Проверочный процесс в CheckOffice состоит из нескольких этапов.

Если владелец ресторана выстроит систему контроля качества таким способом, он сэкономит время и силы – как свои, так и сотрудников. Возможность запросить фото и видео, автоматическая фиксация геопозиции снизит риск дезинформации и упростит процесс проведения проверки и работу с результатами. Все нарушения можно будет исправлять в моменте, назначая задачи по устранению отклонений ответственным сотрудникам. Итоги проверок автоматически собираются в личном кабинете и формируются в отчеты и графики – так владелец ресторана будет иметь возможность анализировать нарушения и принимать грамотные управленческие решения. 

С помощью CheckOffice сети кофеен One Price Coffee удалось автоматизировать контроль качества и вдвое сократить время на проведение аудитов, обработку и анализ результатов. Сейчас в сети проводят проверки по электронным чек-листам по нескольким направлениям:

• Аудит кофейни
• Качество напитков
• Качество обслуживания
• Выкладки и оформление витрин
• Оформление рекламными материалами

Первые два вида проверок супервайзеры и шеф-бариста проводят в кофейнях при плановом посещении, а за работой бариста  и выкладкой продукции на витринах следят с помощью аудио- и видеонаблюдения и фотоотчетов. 

Благодаря выстроенной системе в сети кофеен теперь проводят проверки и фиксируют результаты на 50−60% быстрее. Удалось на 68% улучшить соблюдение стандартов обслуживания гостей, на 8% – качество приготовления напитков и на 12% – соблюдение стандартов выкладки продукции и оформления кофейни. Как следствие, рейтинг кофеен в Яндекс Картах, Google Картах и 2ГИС вырос на 25%. Полная версия кейса доступна на сайте.

В CheckOffice есть бесплатный 10-дневный тестовый период.

Автоматизируйте контроль качества и улучшайте свой бизнес вместе с CheckOffice!