Роман Захаров. Плановые и внеплановые проверки: теория и практика

Роман Захаров – член юридического совета Федерации Рестораторов и Отельеров России, адвокат Адвокатской палаты г. Москвы, партнер юридической группы «Бизнес-Арбитраж», рассказал о том, как подготовиться к плановым и внеплановым проверкам контрольно-надзорных органов, как вести себя во время контрольных мероприятий, как максимально обезопасить бизнес и обеспечить себя необходимыми доказательствами в суде. 

Подготовка 

По опыту работы с рынком HoReCa, я вижу, что так, как проверяют сферу гостеприимства, не проверяют никого. К сожалению, это так. Поэтому нужно быть всегда во всеоружии.

Перед тем, как разбирать, что делать, если уже пришли, я хотел бы немного поговорить о том, как подстраховаться, и заранее всесторонне проверить свою деятельность.

Почти каждый орган у себя на сайте публикует проверочный лист – это, по сути, инструкция для инспектора, который приходит с проверкой (проверочные листы, вместе с приказом об их утверждении, можно найти в свободном доступе в интернете). В нем указано все, что проверяющие могут посмотреть и проверить. Имея этот лист, вы заранее знаете, какие конкретно аспекты вашего бизнеса подлежат контролю. Подобные проверочные листы существуют у Главного управления по вопросам миграции МВД, у трудовой инспекции, МЧС и у других проверяющих органов. Советую его скачать и использовать в качестве ориентира для проверки своей текущей деятельности. Представьте, что вы на месте инспектора. Методично проверяйте каждую позицию из этого листа, проконтролируйте соблюдение содержащихся в нем норм и предписаний, и на основании результатов – определите проблемы, которые надлежит устранить.\

Очень важно проверять и не забрасывать общую электронную почту компании, указанную в открытых источниках (например, на вашем сайте), потому что уведомление о грядущей проверке может прийти и на нее. 

Немаловажный момент – вы должны уметь отследить предстоящие проверки. Как мы знаем, есть плановые и внеплановые проверки.

Для отслеживания плановых проверок можно использовать портал: proverki.gov.ru – сайт Генеральной прокуратуры и Единый реестр проверок. Плановые проверки проводятся раз в три года, уведомление приходит за 3 рабочих дня.

С внеплановыми сложнее. Они неожиданные и почти всегда направлены на самые «болезненные» места вашей работы. Уведомление о таких отправляется за 24 часа до момента проверки. В реестре проверок они отображаются, как только их утверждает прокуратура, ориентировочно за 3 дня до самой проверки. Поэтому чаще всего предприниматель сталкивается с этим неожиданно.

Очень важно проверять и не забрасывать общую электронную почту компании, указанную в открытых источниках (например, на вашем сайте), потому что уведомление может прийти и на нее.

В случае, когда происходит внеплановая проверка, особенно важно присутствие юриста. Что конкретно будет на этой проверке, какой спектр вопросов будет исследоваться – заранее сказать сложно. Лучше всегда иметь при себе специалиста, который умеет импровизировать и ориентироваться, исходя из меняющейся обстановки.

Советую скачать проверочный лист, который публикуется на сайте проверяющего органа, и использовать в качестве ориентира для проверки своей текущей деятельности. Представьте, что вы на месте инспектора. Методично проверяйте каждую позицию из этого листа, проконтролируйте соблюдение содержащихся в нем норм и предписаний, и на основании результатов – определите проблемы, которые надлежит устранить. 

Кто может прийти и проверить?

– Роспотребнадзор;

– ФНС;

– Росалкогольрегулирование (Федеральная служба по регулированию алкогольного рынка);

– ГУ МВД РФ по вопросам миграции;

– АТИ (Административно-техническая инспекция);

– МЧС;

– Полиция;

– Прокуратура;

– и многие другие…

Для отслеживания плановых проверок можно использовать портал: proverki.gov.ru – сайт Генеральной прокуратуры и Единый реестр проверок. Плановые проверки проводятся раз в три года, уведомление приходит за 3 рабочих дня.

Итак, разбираемся – что делать, когда пришли проверяющие?

Могу предложить 4 действенных совета.

1. Скажи агрессии НЕТ!

Постарайтесь соблюдать морально благоприятный климат. Помните, что проверяющие тоже люди, и, скорее всего, проверку инициировали не они лично. Важно понять, какова причина проверки, и спокойно пообщаться с инспектором.

2. Не препятствуйте.

Ни в коем случае не прикасайтесь к проверяющим. Не препятствуйте физически их проходу в помещение, если у них есть основание для доступа. Помните, что зал ресторана или лобби отеля – это публичное место, проверяющие могут туда беспрепятственно входить.

Что касается внутренних помещений, ситуация иная. Право доступа проверяющих в помещение зависит от основания их визита. Это может быть: обследование, обыск, выемка. Вид проверочного мероприятия должен быть указан в документе о его назначении (постановление, акт) – обязательно проверьте данный документ на самом первом этапе проверки. Таким образом, вы поймете, чего стоит ожидать, какие права есть у вас, и какие права есть у проверяющих.

Обыск, выемка – при таких мероприятиях вы не имеете права препятствовать доступу инспекторов. Проверяющие могут вскрывать любые двери, сейфы, шкафы.

При обследовании (происходит чаще всего) – не могут вскрывать, но могут просить предоставить доступ. Ничего не случится, если у вас вдруг потеряется ключ.

3. Ведите журнал учета проверок.

Сотрудник, который имеет к нему доступ, должен быть проинструктирован, на случай прихода проверки.

Записи в журнале:

1 – дата и время начала и завершения контролирующего мероприятия;

2 – наименование проверяющего органа;

3 – тип (обыск/выемка/обследование);

4 – основания (тот документ, на основании которого проверяющие пришли к вам);

5 – цель (что проверяют, что хотят найти);

6 – характер (плановая, внеплановая);

7 – ФИО проверяющих, должность (звание), номер удостоверения (фотографировать нельзя, переписать можно и нужно).

4. Фиксируйте нарушения.

Во время проведения любой проверки ваша задача и задача всех ваших работников – фиксировать нарушения проверяющих всеми возможными способами.

Часто проверяющие допускают ошибки при проверках. Когда они зафиксированы на видео или диктофон, потом проще оспорить постановления.

Очень хорошо, когда в заведении есть камера, которая к тому же пишет звук. Если камеры нет, необходимо проинструктировать сотрудников о том, что они имеет право снимать происходящее на телефон. Отмечу, что снимать можно, но не стоит это делать слишком явно, совать камеру в лицо проверяющему или другим образом раздражать.

Во время проверки постарайтесь соблюдать морально благоприятный климат, и общайтесь с инспектором. 

Краткий порядок действий

1. Попросите представиться, запишите данные в журнал проверок.
2. Проверьте документ, на основании которого пришли. Обратите внимание на адрес. Бывает, что адрес в постановлении не соответствует вашему адресу – это существенное нарушение, которое обязательно нужно отразить в итоговом протоколе.
3. Сравните данные о проверяющем в документе с его удостоверением (ФИО, звание).
4. Если есть возможность, попросите инспектора подождать до прихода юриста/адвоката, заявив, что все присутствующие на настоящий момент работники не уполномочены общаться с проверяющими. Вызовите адвоката при первой возможности.
5. Закройте максимально доступ к документам и помещениям. Открытые документы могут просмотреть или успеть сфотографировать. Конечно, во время самой проверки, предоставьте инспектору все, что он запросит, и на что даст свое «добро» адвокат. Самые важные и конфиденциальные документы лучше хранить дома у собственника или где-то на частной территории.
6. Контролируйте проверяющих – помните, что они часто разбредаются по помещению, стараются бесконтрольно собрать информацию. Вы имеете право попросить их держаться вместе и самостоятельно, контролируя их маршрут, проводить «экскурсию».
7. Узнайте реальную причину проверки. Возможно, это жалоба потребителя или заявление живущих над вашим рестораном граждан.
8. Заполните протокол проверочного мероприятия. Это самый важный документ. Когда проверочное мероприятие уже подходит к концу, все, что было сделано, фиксируется в протоколе, и ваша задача записать все те нарушения, которые вы увидели. Мы советуем своим доверителям, даже когда нет явных нарушений, все равно писать, что вы не согласны с результатами, что нарушения были. Если вы просто подпишите то, что вам дадут в руки проверяющие – вероятность штрафа 99%. Пишите все, что придет в голову, любые мелочи и нюансы проверки. Если не хватает места, доставайте дополнительный листочек, как приложение, и пишите дальше. Кроме того, в протоколе изъятия документов все документы необходимо прописать досконально – точные реквизиты каждого документа, количество листов, количество экземпляров.
9. Если вам выписали штраф, есть несколько вариантов. Попробуйте пообщаться с проверяющими уже на их территории, сходить на прием к вышестоящему лицу, возможно, обжаловать постановление в вышестоящий орган (для проверок ФНС это обязательная часть досудебного порядка урегулирования спора). Кроме того, вы имеете право обжаловать постановление в суде. Здесь вступает в свою исполнительную роль уже адвокат или ваш штатный юрист. И, как раз все те нарушения, которые вы фиксировали, помогут в процессе обжалования.