ЕГАИС 3.0: когда вопросов больше, чем ответов

Виктория Борщова, руководитель Департамента торговых систем ГК «СофтБаланс»

Учёт алкоголя на предприятиях сферы общественного питания в этом году сильно изменился. И новые правила принесли с собой множество вопросов, которые задают в том числе и нам как интеграторам и разработчикам программного обеспечения для автоматизации предприятий общественного питания. Мы собрали наиболее распространённые вопросы и постарались ответить на них в этой статье.

С 15 января 2018 года в документе «Акт списания» с основанием «Розничная продажа продукции, не подлежащей учету в ЕГАИС» необходимо указывать коды акцизных марок с тех бутылок, которые проданы за смену. Считать эти коды можно только сканером штрих-кодов.

— Что делать, если сканер купить или настроить не успели, считать коды акцизных марок уже невозможно, а документ «Акт списания» не проводится?

— Это, наверное, самый распространенный вопрос. Технически ограничения на «Акт списания» и указания кодов акцизных марок введены только для одного типа этого документа — «Розничная продажа…». Остальные типы списания всё ещё можно проводить без сканирования. Этим можно воспользоваться для исправления такой ситуации — списать проданный за этот период алкоголь в ЕГАИС как бой или потери. Да, это будет нарушением. Но вы и так нарушили правила, когда не перешли на помарочное списание с 15.01.18. Если объём проданного и не списанного алкоголя большой, то такое списание мы рекомендуем делать частями, постепенно приводя остатки к реальным.

— Что делать, если марку на бутылке отсканировать невозможно, — она потеряна или испорчена?

— Есть два варианта решения этого вопроса. Первый — запросить остатки по кодам акцизных марок, которые числятся за вами по данному алкокоду (коду продукции в ЕГАИС), понять, какие из них в наличии, и методом исключения определить код потерянной марки. Второй путь проще: списать такую бутылку как бой. Это неправильно, но гораздо проще.

— Как списывать алкоголь, например, в коктейлях или в бокале вина — по проданным порциям или по вскрытой бутылке? Что делать с учётом алкоголя при оказании услуг кейтеринга?

— Мы объединили эти вопросы, потому что ответы на них похожи. По требованиям ФСРАР, в общепите алкоголь в ЕГАИС списывают по факту вскрытия тары — бутылки или кеги. По другому требованию делать это нужно одним документом за смену не позднее одного дня после вскрытия. Поэтому и в кейтеринге, и в баре, и на кухне формируется один документ «Акт списания», в котором указываются все вскрытые за смену бутылки. Как это сделать, решать вам. Некоторые сканируют акцизные марки до передачи их в производство, на выезд или в бар в какой-то промежуточный текстовый документ, а затем по возвращённым и непроданным остаткам определяют реальные продажи, и из этого документа копируют коды акцизов в акт списания. Это помогает решить проблему с потерей или порчей акцизной марки на использованной или потерянной бутылке.

— Какое наказание предусмотрено за неправильно списание алкоголя в ЕГАИС?

— Корректный учёт алкоголя в ЕГАИС является лицензионным требованием для розничной торговли алкоголем в общепите. Поэтому с точки зрения ответственности совершенно неважно, насколько у вас сильные расхождения. И в том случае, если при проверке найдут расхождение в одну-две бутылки, и если вы совсем ничего не списываете в ЕГАИС, вы нарушаете КоАП 14.17.1, что может повлечь за собой наложение штрафа от 100 000 до 150 000 рублей. Другое дело, что тех, кто ничего не списывает в ЕГАИС, ФСРАР уже видит по данным системы, и они находятся в первоочерёдном списке для работы контрольных подразделений.

— Что для ресторанов изменится с 01.07.18? Что такое помарочный учёт, и разве он не начался с 15.01.18?

— Важно понимать, что требование указывать коды акцизных марок в актах списания с 15 января 2018 года никак не связано с глобальным переходом всего ЕГАИС на новый порядок учёта — так называемый ЕГАИС 3.0, или помарочный учёт. Сейчас все, кто так или иначе связан с ЕГАИС, уже работают в этой новой системе, но пока в тестовом режиме — по старым правилам и со старыми данными. С 1 июля 2018 года этот тестовый режим закончится, и все поставщики, а за ними и розница, и общепит смогут получать алкоголь только в разрезе каждой марки каждой бутылки, а не в разрезе партий, как это делается сейчас.

Основные изменения при этом затронут программную часть ваших автоматизированных систем, которые уже с 15 марта должны иметь возможность принимать документы по ЕГАИС версии 3.0. Но и бизнес-процессы по учёту алкоголя должны будут подстроится под эти изменения, и в первую очередь — в части тотального входного контроля всего поступающего алкоголя на строгое соответствие данным, отражённым по нему в ЕГАИС поставщиками. На практике это означает сканирование всех акцизных марок всех поступивших бутылок и сверка этих данных с электронной накладной в ЕГАИС.

Если этого не делать, то при попытке списать «чужую» акцизную марку, попавшую к вам по ошибке или из-за пересортицы у поставщика, ЕГАИС заблокирует продажу всей поступившей партии до устранения причин пересорта. А реального механизма, помогающего предотвращать такие ситуации, кроме как исключить возможность появления таких марок в ресторане, нет.

— Что делать, если вашу учётную программу не успели обновить, и она не поддерживает работу с акцизными марками для учёта в ЕГАИС?

— Лицензионные требования для розничной торговли алкоголем в общепите накладываются на обладателя лицензии, поэтому именно вашей задачей является построить свою работу таким образом, чтобы реальные остатки алкоголя в вашем заведении соответствовали остаткам в ЕГАИС. При рассмотрении дел по КоАП 14.17 суды не принимают в качестве оправдания технические или программные причины, приведшие к невозможности корректно работать с ЕГАИС. Поэтому мы рекомендуем выбирать тех поставщиков и разработчиков программного обеспечения, которые постоянно отслеживают изменения в законодательстве и отражают их в своих программах — как, например, делаем это мы в линейке продуктов «Трактиръ».

— Возврат алкоголя в ресторане: клиенту не понравилось вино, и он отказался его покупать. Что делать с такой бутылкой?

— В ресторане продажа алкоголя по лицензии возможна только при оказании услуг общественного питания. На практике это означает, что вы не имеет права продавать своим клиентам алкоголь в закрытых бутылках: это будет нарушением лицензионных требований. Поэтому если вы открыли бутылку вина, налили клиенту попробовать, а оно ему не понравилось и он отказался от покупки, то в ЕГАИС такой алкоголь всё равно придется списывать, потому что для общепита фактом списания является факт вскрытия тары, а не факт её продажи. Что дальше делать с этой бутылкой — дело ваше. И списывать её придется не как «продажу», а как бой или брак.

Остались вопросы? Мы с удовольствием ответим на них!
Наш телефон 8 (812) 327-51-41
Наш e-mail tsd@softbalance.ru
Сайты trade-drive.ru и sb-sale.ru
СПб, Заневский проспект, д. 30, корп. 2, БЦ «Ростра»

Хотите пообщаться с экспертом лично? Приходите к нам на конференцию - Главный источник дохода в ресторане.Работа с ЕГАИС