Товарные запасы: эффективное решение

В товарные запасы вкладывается немалая часть финансовых средств торговой организации, и эффективное управление ими является, несомненно, одной из важнейших задач в экономике любого ресторана. Однако порой налаживание системы учета и контроля за движением товарных запасов становится настоящей проблемой для ресторатора, а иногда бывает и так, что толком никто и не знает, сколько же и чего хранится на складе. Именно для того, чтобы таких ситуаций не возникало в принципе, разработана система автоматизации ресторанного бизнеса, позволяющая в любой момент времени получить точную информацию о товарном запасе.

Управление требует умения и... АСУ

Ольга Васадзе, руководитель отдела внедрения и сопровождения компании \"Пилот\":

- Управление товарными запасами - это специфический процесс балансирования между двумя противоположными тенденциями: сокращением суммы затрат на содержание запасов и обеспечением наличия запасов товаров, достаточных для полноценной реализации. При этом рост объема товарных запасов в количественном и качественном соотношении целесообразен до тех пор, пока экономический эффект превышает затраты на содержание дополнительных запасов и отвлечение оборотных средств.

Автоматизированная система управления (АСУ) оказывает неоценимую помощь в оценке и планировании товарных запасов как на отдельных предприятиях, так и в сетевом масштабе. Используемые в ресторане POS-терминалы позволяют в режиме реального времени видеть полную аналитику продаж. Руководители имеют возможность получать подробные аналитические отчеты, отражающие работу, построенные в разрезе производственного цеха, бара. Также имеется возможность получить подробные данные о движении отдельного товара, информацию и его запасе и динамике продаж. На основании анализа движения товарного запаса можно снять неходовой товар с продажи или, наоборот, заказать дополнительную партию. АСУ позволяет формировать заказы на поставку товаров с учетом фиксированного минимального запаса с последующей транзакцией этого заказа непосредственно поставщикам.

Анализ реализации позволяет определить, в какой степени выполнен план товарооборота и удовлетворен спрос покупателей, какие изменения произошли в товарообороте за отчетный период и чем они были вызваны, вскрыть новые явления, а также имеющиеся резервы в развитии товарооборота. Анализ товарооборота базируется главным образом на данных бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности и проводится отдельно по его элементам в их взаимосвязи - общий объем продажи (товарооборота), товарная структура оборота, товарное обеспечение, включая движение товарных запасов. Важным моментом анализа товарооборота является изучение его динамики.

Для анализа динамики розничного товарооборота рассчитываются темпы роста розничного товарооборота в целом, так и по отдельным товарным группам. Однако не стоит забывать, что ценность и актуальность информации в АСУ и, как следствие, полноценность сформированной отчетности целиком зависит от достоверности, подробности и своевременности ввода этой информации, которой АСУ и оперирует.

\"Складской учет\" на службе ресторатора

Сергей Алексеев, генеральный директор компании \"ИСТ КОНСЕПТ\":

- Предприятия пищевой промышленности должны отвечать требованиям современной индустрии. Это касается не только менеджмента и экологии, но и усовершенствования программного обеспечения, от которого зависит качество предоставляемых услуг. Автоматизация системы управления (АСУ) на пищевом производстве имеет свою специфику, которая зависит от типа заведения общественного питания, будь то классический ресторан, заведение фаст-фуда или ресторан в составе отеля. В целом, функции АСУ на производстве заключаются, с одной стороны, в повышении культуры обслуживания клиента (качество и скорость), с другой - в получении прибыли предприятия.

Автоматизация предприятия общественного питания состоит из двух основных элементов: front-office, связанный с клиентом, и back-office, регулирующий производственные процессы.

Back-office включает в себя складской учет, производство, бухгалтерский и управленческий учет, где реализованы все основные функции производственного процесса, такие как: работа с поставщиками, движение продуктов, ведение рецептуры, калькуляция стоимости блюд и изделий, ценообразование, составление меню, расчет себестоимости и ожидаемой прибыли. А также анализ результатов продаж и работы официантов, кассиров.

Одним из основных элементов back-office автоматизированной системы Intellect style является \"Складской учет\". Данный модуль позволяет отслеживать наличие товара на складе, передвижение товарных запасов, вести список поставщиков, проводить анализ прихода и расхода товара на склад, а также отслеживать изменения цен, формировать необходимые отчеты по движению товарных запасов и складу в целом, способствующие грамотному управлению складской информацией. В системе Intellect Style существует огромное количество отчетов для фиксирования движения товаров, как стандартных, так и специализированных, созданных специально под конкретный объект. Наша система отчетности отличается от других систем тем, что она отделена от \"ядра\" системы и позволяет создавать свои или корректировать уже существующие отчеты под нужды клиента.

Руководитель ежедневно может видеть и анализировать результаты деятельности предприятия, имея возможность сравнивать полученные результаты с плановыми показателями и результатами деятельности за предыдущие периоды.

Окончательным результатом функционирования современной системы управления предприятием питания является получение баланса предприятия, а также всей необходимой отчетности для принятия оптимальных управленческих решений.
На сегодняшний день наша фирма разработала комплекс программ, в котором реализованы все вышеуказанные функции. Комплекс использует современные технические решения на базе стандартного компьютерного оборудования, а также специализированного (фискальные регистраторы, сенсорные мониторы, марочные принтеры, сканеры и прочее оборудование). Комплекс представляет собой систему с очень широкими возможностями и в то же время простую и удобную.

Каждый заработанный рубль должен быть под контролем!

Роман Аврамов, генеральный директор компании iiko:

Современные информационные технологии позволяют эффективно управлять товарно-производственными потоками, поддерживая объем запасов на оптимальном уровне, обеспечивая бесперебойность продаж, а также минимизируя затраты на хранение продуктов и не допуская их порчи. Каждый заработанный рубль должен быть под вашим контролем, ни один потраченный рубль не должен оказываться вне вашего внимания!

Важнейшим аспектом увеличения прибыли ресторана является управление запасами. Все продукты имеют ограниченный срок хранения, при этом большинство являются скоропортящимися, поэтому возможность рассчитывать оптимальный запас и допустимый диапазон отклонений для каждого продукта является необходимым условием эффективной работы. Каждое, даже небольшое заведение работает с рядом постоянных поставщиков, но очень часто бывают и разовые закупки. В таких условиях трудно отследить изменение закупочных цен, а также контролировать расчеты с поставщиками. В такой ситуации без современной системы управления ресурсами, которая предоставляет актуальную информацию в реальном времени, просто не обойтись. iiko позволяет устанавливать сроки хранения продуктов и ограничивать уровень их запасов по минимуму и максимуму, а также автоматически контролировать закупочные цены, вовремя сигнализируя о любых отклонениях. С помощью iiko можно удаленно контролировать работу как отдельного ресторана, так и территориально-распределенной ресторанной сети, а также производить сбор детальной (вплоть до отдельной накладной, чека или заказа) информации и использовать ее для формирования различных форм отчётности.

- Благодаря iiko нам удается поддерживать объем запасов на оптимальном уровне, обеспечивая бесперебойность продаж, минимизируя затраты на хранение продуктов и не допуская их порчи - система вовремя подсказывает, сколько и чего нужно докупить, а также у каких продуктов и когда истекает срок годности. При этом за счет централизации процесса закупки продуктов нам удается эффективно сотрудничать с поставщиками, обеспечивая оптимизацию закупочных цен, - сказала Юлия Церковникова, генеральный директор сети кафе \"Борщъ\".

Можно ли сэкономить на продуктах, не снижая качества блюд? Да, если вы не просто контролируете, например, так называемый фудкост (отношение затрат на продукты к выручке), а имеете возможность управлять им. Зачастую владельцы ресторанов ограничиваются \"котловым методом\" учета затрат на продукты, просто подсчитывая, сколько продуктов было куплено и потрачено между инвентаризациями. Информационная система нового поколения iiko позволяет существенно снизить фактическую себестоимость блюд за счет сокращения потерь, связанных с порчей продуктов и злоупотреблениями.

- У проекта внедрения iiko в нашей сети большое будущее, он только начал развиваться, но уже сейчас мы получили возможность видеть консолидированную отчетность в реальном времени, что существенно повышает управляемость сетью, - рассказывает Галина Белоусова, директор ресторанной сети \"Трактирный промысел\". - Очень удобны также версионные технологические карты, позволяющие максимально стандартизовать центральное производство в сети и снизить операционные издержки.

Хорошо известно, что недостачи инвентаризаций, завышенные закупочные цены и неоправданные показатели по зарплате - все основные проблемы можно эффективно блокировать только \"по горячим следам\". Спустя месяц исправить ситуацию, как правило, невозможно, а значит, она повторится снова и снова. Большинство существующих на рынке систем позволяют проводить инвентаризацию только по окончании рабочего дня и загрузки данных о продажах. iiko предоставляет возможность получить информацию о складских запасах на основе актуальных данных в любой момент, когда это необходимо руководителю.

Компьютерный учет эффективнее человека с блокнотом

Игорь Постников, директор по развитию компании TillyPad:

Современный ресторан - это, помимо всего прочего, огромное количество закупаемых товарных единиц. По каждой из них должно выдерживаться оптимальное количество на складе. Перебор грозит потерями продуктов и, соответственно, потерей денег. Недобор чреват стоп-листом, то есть прекращением приготовления отдельных блюд из меню, что, как известно, не только потеря денег, но и репутации заведения. Очевидно, что компьютерный учёт товарных запасов несоизмеримо эффективнее человека с блокнотиком.

В основе автоматизированного складского учёта лежат те же простые принципы. Главное, что даёт возможность узнать система автоматизации - на какую сумму и в каких количествах продукты имеются на складе. То есть ведётся количественно-суммовой учёт, по которому можно видеть как объём товарного запаса, так и деньги, потраченные на его закупку.

Для текущей работы заведения важно знать и относительные величины - достаточно или недостаточно существующего запаса для нормального производства. Система автоматизации позволяет устанавливать эти отметки на основе опыта и статистики. В TillyPad XL выставляются так называемые \"товарные лимиты\" - минимум, оптимум и максимум по каждому продукту.

К оптимальному значению следует стремиться. Есть отчёты по складам, по которым в любой момент можно посмотреть, насколько запасы того или иного продукта отклоняются от оптимального значения. Так если отклонение меньше минимума, однозначно нужно срочно закупаться. По данным расхода за предыдущий отчётный период можно выстраивать, например, недельную схему закупки. Плюс необходимо учитывать дополнительные планируемые расходы, такие как банкеты. Частота закупок - сугубо индивидуальная величина, которая зависит в основном от сроков и условий хранения продуктов.

Таким образом, основные функции TillyPad XL по контролю движения товарных запасов следующие: полный складской документооборот; товарные лимиты по складам на каждый продукт; отчёты, позволяющие прогнозировать расход продукта.

Помимо основных, комплекс TillyPad XL располагает также дополнительными или вспомогательными функциями складского учёта. Например, функция оптимальной закупочной цены может использоваться в разных целях - от сравнения поставщиков до выявления хищений.