Автоматизация помогает развивать сеть

Сотрудничество сети пицца-баров Street с Группой компаний «СофтБаланс» началось в 2004 году. Пиццерия тогда стала одним из первых предприятий, кто приобрел только появившиеся на рынке программные продукты «Трактиръ Стандарт ПЛЮС» для бухгалтерии и «Трактиръ: Front-Office 2.0» для автоматизации работы официантов.

Сеть развивалась, и каждое открытое заведение автоматизировалось с помощью «Трактиръ Стандарт Плюс». В автоматизации бизнес-процессов был только один недостаток: базы заведений не были связаны друг с другом, что мешало быстрому сбору информации и контролю. Закупки велись децентрализовано, отпускная цена на один и тот же продукт у одного и того же поставщика могла существенно меняться от заведения к заведению и зависела от договоренности с управляющим, да и рецептура блюд могла сильно отличаться.

Обновленная автоматизация

В 2009 году в сети работало уже 6 заведений, которые требовали контроля и централизованного управления. Руководство приняло решение о старте нового проекта автоматизации и централизации товароучетной базы данных. Основой для проекта был выбран программный продукт «Трактиръ: Head-Office» с возможностью переноса данных из уже имеющихся баз, пришедший на замену «Трактиръ Стандарт ПЛЮС».

Новой версией «Трактиръ: Head-Office» могли пользоваться люди без специальных бухгалтерских знаний, что было особенно важно для руководства сети при подборе управляющих сотрудников. Кроме того, это позволяло собирать более полную информацию о работе сети и отдельных заведений, причем получать ее моментально – например, ведя переговоры с поставщиками.

Выполненные задачи

Совместно с сотрудниками сети была проведена работа по созданию единых справочника номенклатуры и технико-технологических карт блюд и полуфабрикатов, что позволило объединить сеть в единое информационное пространство. Существенно упростился процесс проведения инвентаризации, заключения договоров поставки, контроль закупочных цен, перемещения сотрудников с одного предприятия на другое и, главное, значительно ускорился процесс формирования нового меню и ввода новых блюд. Создана единая система договоров с поставщиками. Централизация данных позволяет теперь прогнозировать расход продуктов и, соответственно, требуемый объем закупки на всю сеть пиццерий и баров, а большие объемы позволяют получать более интересные цены от поставщиков.

Внедрена система авторизации сотрудников проксимити-картами вместо предыдущей, с картами на основе магнитной полосы. Бесконтактные проксимити-карты надежны и долговечны, обеспечивают более надежную персонализацию. В результате в течение нескольких месяцев были пресечены несколько случаев крупного хищения и махинации с чеками. От наведения порядка, стандартизации и усиления контроля выросла маржинальность бизнеса, освободились средства для его дальнейшего развития. В течение 2010-11 годов были открыты еще 8 заведений. Огромным плюсом внедрения «Трактира» стало сохранение в неизменном виде фронт-офисной части. Персонал не пришлось переучивать, вопросы внедрения их не коснулись.

Автоматизация сегодня и в перспективе

Благодаря налаженной работе новые предприятия стали автоматизироваться гораздо быстрее. Эффективность работы бренд-шефа сети выросла. Все блюда – в центральной базе, их рецептура одинакова, а продукты закупаются на всю сеть, что позволяет легко анализировать себестоимость блюд и следить за прибылью.

К концу года планируется переход на работу в единой распределенной базе данных «Трактиръ: Front-Office». Весь спектр отчетов станет доступным для работы по сети в целом, упростится процедура работы с дисконтными картами в сети; цены, меню и проводимые акции станут стандартными для всех заведений, ускорится процесс ввода нового; упростится процесс администрирования баз данных и автоматизация новых заведений.

Видеонаблюдение

Особое внимание руководители заведения обратили на автоматизацию видеонаблюдения. Для реализации поставленных заказчиком задач в программном продукте «Трактиръ» была реализована интеграция с современной эффективной системой видеонаблюдения «Интеллект», поставщиком которой является Группа компаний «АТОЛ». Это совместное решение позволяет связывать события в «Трактире» с показаниями камер видеонаблюдения и просматривать интересующие видеозаписи, не выходя из программы. К середине 2011 года система видеонаблюдения была подключена во всех заведениях сети. Данные с нее поступают в центральный офис, откуда можно обратиться к любой камере любого предприятия в режиме онлайн.