Автоматизация: хороший инструмент в умелых руках

– Ресторанный бизнес весьма неоднороден, – объясняет Владимир Двухименный, генеральный директор ЗАО «Ист-Консепт». – Он объединяет и классические рестораны, и организацию питания сотрудников на предприятиях, и фаст-фуд, и рестораны клубного типа, а также заведения питания при гостиницах. В зависимости от того, каким рестораном человек владеет или управляет, у него имеются те или иные ожидания. К сожалению, иногда мы сталкиваемся с ситуацией, когда владелец вновь открываемого заведения не имеет достаточного опыта в ресторанном бизнесе и от устанавливаемой системы управления ожидает некоего чуда, не понимая того, что автоматизированная система – это всего лишь удобный инструмент в руках грамотного менеджера.

– Обычно пожелания заказчиков гораздо скромнее, чем возможности системы автоматизации, – говорит Максим Кузнецов, заместитель генерального директора ООО «Альянс». – Однако бывает и иная ситуация! Ресторатор, готовый вложить деньги в систему автоматизации своего заведения, уверен, что в первый же месяц в его ресторане резко повысится скорость обслуживания посетителей, прибыль, уровень ведения складского учета и отчетности. А результат может быть прямо противоположным! Когда надеются, что система автоматизации сразу начнет работать как часы, забывается пресловутый человеческий фактор. Персонал «не привык», управляющий «не готов», бухгалтер «не умеет». И вообще, раньше, когда считали на калькуляторе, все было понятнее! Проблема вновь замыкается на персонале, который работает с системой. Данная ситуация достаточно распространена, и требуется не одна неделя для адаптации сотрудников, чтобы ресторатор мог оценить возможности системы при грамотном и максимально полном использовании ее функций.

Что можно ждать от системы…

– Управляющий ждет от системы оптимизации работы ресторана, а именно – «удобства в кубе»: для гостей, для персонала в работе с системой, а также удобства контроля за работой заведения, – продолжает Максим Кузнецов. – Современные системы отвечают всем этим требованиям. Официант оформляет заказ, позиции заказа автоматически делятся и направляются на установленные принтеры бармена и повара (возможно, в нескольких цехах). Официант может добавить к заказу комментарий (так называемый модификатор), работать с курсами (то есть указать очередность подачи блюд). Повар отправляет сообщение на пейджер официанту или на рабочую станцию о готовности блюда. Для удобства гостя возможна установка кнопок вызова официанта. Эти технологии значительно сокращают время ожидания заказа гостем, создавая, таким образом, благоприятное впечатление о заведении.

В автоматизированном ресторане официант может контролировать свои столы, видеть время открытия счета, его состав и прочее.

Складской учет также автоматизируется, показывая наглядно движение продуктов. Формируются отчеты о финансовых движениях, идет сбор маркетинговой информации.

При автоматизации заведения питания повышается не только удобство работы персонала, но и уровень контроля за этой работой. Иначе говоря, управляющий, зайдя в программу и открыв необходимые отчеты, получает возможность увидеть реальную картину работы заведения. Он может, например, посмотреть складские остатки, отчеты о проданных блюдах, отчеты по продажам для каждого сотрудника и так далее.

Иногда, купив и успешно внедрив систему, управляющий не получает ожидаемую актуальную информацию, хотя система располагает этими возможностями. Происходит это, опять же, из-за человеческого фактора – например, несвоевременного занесения приходов товара, неточной калькуляции, незнания всех возможностей системы.

– И здесь нужно четко понимать, что система автоматизации может лишь служить помощником в достижении определенного результата, но достижение результата – это уже дело рук обслуживающего персонала, – подчеркивает Максим Кузнецов.

…и что использует ресторатор

– Как правило, рестораторы используют только ту часть системы, которая ориентирована на их бизнес, – объясняет Владимир Двухименный. – Есть некоторые опции, про которые спрашивает любой потенциальный заказчик, – например, возможность использования в системе так называемых «наладонников» для официантов (мини-компьютеров, позволяющих официанту оформить заказ, не отходя от столика). Используют же эту опцию единицы.

– Конечно, при выборе системы нужно учитывать и объем заведения, – обращает внимание Максим Кузнецов. – Небольшое кафе и огромный развлекательный центр могут установить одну и ту же систему, но в кафе многие ее функции не будут использоваться – например, работа по коду блюд, накопительная система скидок. Для кафе также не требуется дополнительное оборудование (считыватель штрих-кодов, турникет и другое), не нужна интеграция с другими системами, не так велика потребность подробных маркетинговых исследований.

Однако и в кафе сегодня использование системы автоматизации расширяется. К примеру, в калужском BUB-102 была установлена система Tillypad для автоматизации приема и обработки заказов от гостей, а также складского учета. Но на сегодняшний день здесь, помимо этого, используется протокол учета рабочего времени, проводятся маркетинговые акции по премированию персонала и привлечению гостей.

На базе отдыха «Волжанка» в Тверской области была поставлена задача ввести безналичную систему расчетов по предоплате. Тем самым расчет в ресторане, развлекательном центре и летнем кафе должен был производиться по карточке, на которую гость предварительно вносил необходимую сумму денег. В результате внедрения комплекса Tillypad была реализована не только поставленная задача, но и решились проблемы по планированию закупок, выявлению предпочтений постоянных гостей, контролю денежных потоков внутри комплекса и отчетности.

– С течением времени вместе с появлением новых технологий требования рестораторов к системе автоматизации изменились, – говорит Максим Кузнецов. – Сейчас постепенно расширяется использование беспроводных сетей (Wi-Fi), официанты начинают чаще работать с карманными компьютерами. Гостю предоставляются на выбор варианты расчета (к примеру, клубная система с предоплатой, позволяющая проводить различные маркетинговые акции). Применяются системы лояльности посетителей и сбор маркетинговой информации о постоянных гостях (любимое блюдо, приоритеты подачи и прочее). Системы для сетевых ресторанов позволяют ресторатору отслеживать работу нескольких своих заведений в единой базе данных. Заказчики также в последнее время достаточно часто изъявляют желание интегрировать систему автоматизации с системами видеонаблюдения.

– С каждым годом требования к системе автоматизации, несомненно, возрастают, – подтверждает Владимир Двухименный. – Фактически все рестораны стали использовать интеллектуальные кассовые системы. Все реже и реже применяется клавиатура: рестораторы предпочитают ей более удобные и надежные Touch-системы.

Широкое распространение получили клубные карты, расчеты по международным кредитным, депозитным картам и другие новшества.

В комплексе программы «Русский Ресторан» все перечисленные новинки используются в полной мере.